Worum geht es bei den GoBD?

Jeden Unternehmer kann eine Steuerprüfung treffen, egal, ob es sich um buchführungspflichtige Unternehmen, Selbständige, Freiberufler oder Kleinunternehmer handelt. Seit Januar 2017 kommt in diesem Fall kein Betrieb mehr an den „GoBD“ vorbei, denn mit diesem Datum endete die Übergangsfrist für die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ aus dem Jahr 2014. Aus der Amtssprache übersetzt heißt das für Sie: Seit dem 01.01.2017 wird von der Finanzverwaltung uneingeschränkt vorgegeben, wie Sie Ihre IT-gestützte Buchführung zu organisieren haben, damit im Falle einer Betriebsprüfung keine Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, – denn diese können im schlimmsten Fall zu Strafen oder Steuerschätzungen führen. Entsprechend den GoBD gelten für elektronische Geschäftsvorfälle dieselben steuerrechtlichen Anforderungen wie für Papierbelege – ganz gleichgültig, ob Sie nur mit Word und Excel oder aber mit einer speziellen Branchenlösung arbeiten.

Mit Sander & Doll arbeiten Sie GoBD-konform
– zertifiziert!

Durch regelmäßige Aktualisierungen unserer Software, erfüllen unsere Kunden gesetzliche Anforderungen automatisch. Auch im Fall der GoBD haben wir keine Kosten und Mühen gescheut, um die Vorgaben der Finanzverwaltung für elektronische Geschäftsvorfälle in jeder Hinsicht zu erfüllen. Unsere Kunden arbeiten daher bereits seit längerem mit ihrer Sander & Doll-Branchenlösung GoBD-konform. Um Anwendern darüber hinaus eine zusätzliche Sicherheit zu geben, haben wir uns diese Konformität durch ein offizielles Prüfzertifikat eines unabhängigen Prüfers bescheinigen lassen. Die interev GmbH aus Langenhagen hat unsere Branchenlösungen nach dem Prüfungsstandard 880 des „Instituts der Wirtschaftsprüfer“ (IDW PS 880) geprüft. Dieser Prüfstandard ist von den IDW Fachgremien entwickelt und verabschiedet worden. Der Standard ist zu erfüllen, um eine Softwarebescheinigung zu erlangen, welche die Software-Daten als „für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar“ akzeptiert.

Betriebsprüfungen entspannt entgegensehen

Im Fall einer Betriebsprüfung können die Finanzbehörden zwischen drei gleichberechtigten Zugriffsarten auf Ihre Daten wählen. Egal, was Ihr Prüfer vorgibt, Sie sind mit Sander & Doll auf der sicheren Seite:

Direkter Zugriff auf die Software über einen Gast-Benutzer (Z1)
Anforderung spezifischer Auswertungen, welche in der Branchenlösung entweder bereits vorhanden sind oder von Sander & Doll bei Bedarf gemäß Vorgaben des Prüfers erstellt werden können (Z2)
Übermittlung in Form der „Datenträgerüberlassung“ (Z3). Sander & Doll bietet eine ebenfalls von der interev GmbH zertifizierte Z3-Schnittstelle für den Datenzugriff des Finanzamtes, mit der Sie die geforderten Daten im Handumdrehen übergeben können.

DSGVO-Zertifikat für Ihre Unterlagen

Im Login-Bereich steht für unsere Kunden (mit Servicevertrag) ein DSGVO Zertifikat zum Download zur Verfügung. Unter info@sander-doll.com fordern Kunden ohne Servicevertrag das Zertifikat bitte an.

(Jürgen Recha, Geschäftsführer der interev GmbH, übereicht das GoBD-Prüfsiegel an Dr. Markus Hopmeier, Bereichsleiter Technik bei Sander & Doll)

Darauf müssen Sie achten:

Ob Ihre Branchensoftware GoBD-konform arbeitet, kann objektiv nur von unabhängiger Seite geprüft und bestätigt werden. – Achten Sie daher auf das Prüfsiegel und den angegebenen Prüfungsstandard!

Stellen Sie außerdem sicher, dass hierbei nicht nur einzelne Programmmodule, sondern die gesamte Lösung als GoBD-konform abgenommen wurden.

Die GoBD regeln neben den Grundlagen der IT-gestützten Buchführung auch, welche Rechte ein Prüfer des Finanzamts hat, wenn er elektronisch auf die EDV-Buchhaltung zugreift. Das Finanzamt nutzt die Prüfsoftware IDEA, um Ihre Buchhaltungsdaten automatisch auszuwerten. Die Daten für diese Auswertung kann der Prüfer jederzeit bei Ihnen anfordern.

Achten Sie daher darauf, dass Ihre Branchenlösung eine Standardschnittstelle (Z3) zur Übergabe der steuerrelevanten Belegdaten bereitstellt. Fragen? – Fordern Sie hier Infos zu unseren Produkten an:

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Sander & Doll passt für Sie auf!

Durch entsprechende Voreinstellungen sorgt die Sander & Doll-Software automatisch im Hintergrund für konforme Abläufe und unterstützt den Anwender durch verschiedene Protokollierungs- und Sicherungsmechanismen beim Arbeiten gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung. Damit halten Sie sich ganz nebenbei an die Regeln des Finanzamtes:

Aufbewahrungsfrist für kaufmännische Belege

Für kaufmännische Belege (Rechnungen) gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – Ihre Sander & Doll-Branchenlösung verhindert, dass Sie versehentlich einen solchen Beleg löschen, indem die Möglichkeit des Löschens bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für jeden Anwender unterbunden wird.

Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Vollständigkeit der Daten

Die GoBD fordert eine Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Vollständigkeit der Verarbeitungskette eines Auftrags, angefangen vom Angebot bis hin zur Rechnung. Ihre Sander & Doll-Software trägt dieser Anforderung Rechnung, indem alle Änderungen an relevanten Dokumenten und Stammdaten automatisch protokolliert und historisiert werden.

„Ordentliche“ Buchführung“

Dazu gehören z.B. aussagekräftige Nummernkreise für Dokumente, deren Einmaligkeit von der Sander & Doll-Software automatisch sichergestellt wird. So können keine zwei Dokumente eines Typs – auch nicht versehentlich – mit derselben Nummer versehen werden.

Verfahrensdokumentation bei Aufforderung

Im Fall einer Buchprüfung kann eine Verfahrensdokumentation von Ihrem Betrieb gefordert werden. Wir unterstützen Sie durch ein entsprechendes Manteldokument, in welchem wir die relevanten Informationen der verschiedenen Programmbereiche bereits vorbereitet haben, welche von Ihnen nur ergänzt werden müssen um ihre betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Unveränderbarkeit von Dokumenten im Umlauf

Dokumente, die einmal in Umlauf gebracht wurden, dürfen nicht mehr geändert werden. Sander & Doll stellt dies für Sie sicher, indem gedruckte Dokumente automatisch mit einem Schreibschutz belegt werden.

Zugriffsarten auf die Daten durch die Behörden

Im Fall einer Betriebsprüfung können die Finanzbehörden zwischen drei Zugriffsarten wählen. Neben dem direkten Zugriff über einen Gast-Benutzer (Z1) und der Anforderungen spezifischer Auswertungen (Z2), wird inzwischen immer häufiger die Übermittlung in Form der „Datenträgerüberlassung“ gewünscht (Z3). Sollte das Finanzamt letzteres fordern, können Sie die notwendigen Übergabedateien für den Prüfungszeitraum aus Ihrem Programm heraus ganz bequem selbst erzeugen.

Wir gehen noch einen Schritt weiter: Datensicherungskonzept von Sander & Doll

Wir gehen noch einen Schritt weiter: Datensicherungskonzept von Sander & Doll Datensicherung ist eine essentielle Grundlage des Betriebsfortbestands. Datentechnik muss gegen einen Hardware-Defekt oder den schädlichen Einfluss von Viren oder Malware geschützt werden. Ihre Sander & Doll-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, von den Anwendungsdaten jederzeit manuell eine Sicherung in beliebigem Umfang anzufertigen und auf einem Datenträger (USB-Stick, externe Festplatte oder Cloud) zu speichern. Unsere Techniker beraten gerne hinsichtlich sinnvoller Sicherungsstrategien und unterstützen Sie oder Ihre EDV-Dienstleister außerdem bei der Planung einer automatischen Sicherung Ihres IT-Systems.