Digitale Zeiterfassung Handwerk:
Mobil, in Büro & Werkstatt

Bereits 2019 hat der EuGH ein Urteil gefällt, laut dem die genaue Erfassung von Arbeitszeiten ein Grundrecht jedes Arbeitnehmers und jeder Arbeitnehmerin ist. Zudem verlangt der EuGH nicht nur die Dokumentation der Arbeitszeiten an sich, sondern auch die der Pausenzeiten sowie die Nutzung eines “objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung“. Da es sich um ein Urteil des EuGHs handelt, muss dieses in das nationale Recht eines jeden Mitgliedsstaates übertragen werden. Allerdings hat der EuGH dafür keine Fristen genannt. Mit der Umsetzung in Deutschland u.a. für das Baugewerbe wird ab Q4/2022 gerechnet.

In Österreich schreibt das Arbeitsrecht schon seit Längerem eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten vor. Arbeitet der/die Mitarbeiter*in in Gleitzeit, im Außendienst oder überwiegend im Homeoffice, darf der/die Arbeitnehmer*in selbst den Nachweis führen. In allen anderen Fällen ist der Arbeitgeber in der Aufzeichnungspflicht.
Auch in der Schweiz gelten andere Regeln: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten lückenlos und vollständig dokumentieren. Dies beinhaltet die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Überstunden und Überstundenausgleich; freie Ruhetage oder Ersatzruhetage pro Woche, wenn diese nicht regelmäßig auf einen Sonntag fallen; Pausen, sowie laut Gesetz geschuldete Lohn- und /oder Zeitzuschläge.

Stand Juli 2022 ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems nicht verpflichtend. Ab Herbst 2022, wenn der deutsche Gesetzgeber die Regelungen lt. EuGH-Urteil umsetzt, gelten jedoch verschärfte Vorgaben: Die Dokumentation der Arbeitszeiten hat ab dann unmittelbar, manipulationssicher und in elektronischer Form zu erfolgen – und dies ist nur durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems realisierbar. Das Gesetz sieht zudem vor, dass bei Kontrollen sofort der Nachweis erbracht werden können muss, dass alle Mitarbeiter*innen das Zeiterfassungssystem nutzen und dass alle, die vor Ort tätig sind, auch eingestempelt sind. Die Gesetzes-Verschärfung macht somit ganz automatisch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems zur Pflicht.

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung gibt es in Deutschland Stand Juli 2022 nicht. Bisher müssen Arbeitgeber nur Überstunden sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen dokumentieren – also die Arbeitszeiten, die über die regulären Zeiten hinausgehen.
Minijobber (im gewerblichen Bereich) bilden hier eine Ausnahme: Laut Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeiten für Minijobber detailliert erfasst werden.

Das Arbeitszeitgesetz Zeiterfassung dient dem Schutz von Auszubildenden und Arbeitnehmern. Es gilt nicht für Richter, Soldaten und Beamte sowie ausgewählte Berufsgruppen, die daher von der Zeiterfassung befreit sind:

• Leiter, deren Vertretungen und andere Beschäftigte im öffentlichen Dienst, die die Befugnis haben, Personalfragen zu entscheiden
• Arbeitnehmer, die ihnen anvertraute Personen eigenverantwortlich pflegen und mit diesen Personen in einer häuslichen Gemeinschaft leben
• Religionsgemeinschaften und im liturgischen Bereich der Kirchen tätige Personen
• Leitende Angestellte lt. Betriebsverfassungsgesetz (§5) und Chefärzte

Stand Juli 2022 ist die digitale Zeiterfassung noch keine Pflicht: Laut Arbeitszeitgesetz §16, Absatz 2 muss der Arbeitgeber die über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen. Eine Angabe, wie genau dies erfolgen muss, existiert nicht. Sobald jedoch die neue Regelung als Folge des EuGH-Urteils von 2019 in Kraft tritt, führt an digitaler Zeiterfassung mittels einer Softwarelösung oder eines Systems kein Weg mehr vorbei: Ab dann sieht der Gesetzgeber in Deutschland vor, dass die Arbeitszeiten nicht nur in elektronischer Form, also digital, erfasst werden müssen, sondern die Erfassung muss auch manipulationssicher sein. Insbesondere das letzte Kriterium ist nur mit einer Softwarelösung zur Zeiterfassung erfüllbar.

Laut der Gesetzgebung Stand Juli 2022 können bei Zuwiderhandlung gegen das Arbeitszeitgesetz Bußgelder zwischen €5.000 und €30.000 verhängt werden. Bußgelder bei Zuwiderhandlung gegen die verschärften Gesetzesvorgaben ab dem vierten Quartal 2022 sind noch nicht bekannt.

Insbesondere für Mitarbeiter, die keinen regelmäßigen Büroarbeitsplatz haben, wie zum Beispiel Handwerker, ist die Zeiterfassung per App eine simple und praktische Methode. Dabei leisten Zeiterfassungs-Apps nicht nur die reine Erfassung von Arbeitszeiten.

Die Zeiterfassungs-App von Sander & Doll ermöglicht zusätzlich die Dokumentation von Baufortschritten mit Fotos, die Unterschrift für geleistete Arbeiten direkt durch den Kunden vor Ort auf der Baustelle, die vollständige Erfassung von Tätigkeiten und Material sowie die Übertragung kurzfristiger Aufträge und Arbeitsanweisungen vom Büro direkt auf das Smartphone. Das ist ein deutlicher Vorteil gegenüber Apps, die zur reinen Zeiterfassung genutzt werden können, weil weitergehende Funktionen aus einer Hand bereitgestellt werden und keine separate, zusätzliche Anwendung nötig ist.

Die wahrscheinlich am weitesten verbreitete Methode zur Arbeitszeiterfassung ist die klassische Stempeluhr. Hierbei stempeln die Mitarbeiter*innen mittels einer Karte oder eines Chips beim Kommen ein und beim Gehen wieder aus. So wird die Arbeitszeit elektronisch dokumentiert.
Eine weitere Möglichkeit sind Barcodes, die nicht nur für Mitarbeiter*innen sondern auch für Maschinen oder Werkzeuge eingesetzt werden können. Mittels eines mobilen Lesegeräts wird der Barcode beim Kommen und Gehen jeweils gescannt und so die Arbeitszeit festgehalten.

Bei Zeiterfassungssystemen lohnt sich ein umfassender Preisvergleich, bevor man sich entscheidet, denn die Preise sind sehr unterschiedlich gestaltet:

• Kosten pro Benutzer und Monat
• Gestaffelte Kosten abhängig von der Benutzerzahl pro Monat
• Einmalige Anschaffungskosten

Auch wenn die einmaligen Anschaffungskosten auf den ersten Blick erheblich teurer zu sein scheinen als pro Benutzer und Monat zu zahlen – hier fangen die Preise bei ca. 2€ an – können die monatlichen Kosten schnell die einmaligen Anschaffungskosten übersteigen. Insbesondere dann, wenn man beachtet, dass die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter zu bezahlen sind und man sie auf ein Jahr oder mehr hochrechnet. Darüber hinaus bieten Zeiterfassungslösungen wie die von Sander & Doll nicht nur die reine Zeiterfassung an, sondern darüber hinaus noch viele weitere nützliche Funktionen wie eine umfassende Baustellendokumentation oder die Übertragung von Aufträgen an die Smartphones der Mitarbeiter auf der Baustelle.

Dies lässt sich nicht pauschal beantworten, hängt die Bewertung, welche die beste App ist, doch vom eigenen Bedarf ab. In jedem Fall sind Apps mit einmaligen Anschaffungskosten solchen mit variablen Kosten vorzuziehen. So besteht jederzeit die volle Kostenkontrolle. Darüber hinaus bieten Apps, die nicht nur zur Zeiterfassung, sondern auch zur Baustellen-Dokumentation eingesetzt werden können, den Vorteil, dass keine anderen zusätzlichen Anwendungen gekauft werden müssen.

Die digitale Zeiterfassung hat gegenüber der analogen Zeiterfassung mit händisch ausgefüllten Stundenzetteln den entscheidenden Vorteil, dass Arbeitszeiten transparent und übersichtlich festgehalten werden können. Im Handwerk ist die präzise Erfassung von Arbeitszeiten sogar abrechnungsrelevant. Arbeitszeit, die nicht erfasst wird, kann einem Kunden auch nicht in Rechnung gestellt werden. Dank minutengenauer digitaler Zeiterfassung sichern Handwerksbetriebe also ihre Marge, da Arbeitsstunden in vollem Umfang abgerechnet werden können.
Dank digitaler Zeiterfassung sind auch Überstunden auf einen Blick sichtbar, aber auch, wenn ein/e Mitarbeiter*in seine/ihre Arbeitszeit nicht voll erfüllt. Dies wiederum bildet eine Planungsgrundlage und hilft, die Auslastung eines Betriebs zu optimieren.
Stundenzettel hingegen können leicht verlorengehen oder werden im Eifer des Gefechts sehr unleserlich ausgefüllt. Bezogen auf einen Handwerksbetrieb bedeutet dies z.B. den teilweisen Verlust der Marge.
Jedes Unternehmen, das Arbeitszeiten digital erfasst, ist zudem schon heute rechtlich auf der sicheren Seite. Ab Herbst 2022 wird die digitale Zeiterfassung in Deutschland Pflicht, da der Gesetzgeber dann die Vorgaben des EuGH Urteils von 2019 umsetzen wird.

Eine Zeiterfassung Arbeitszeit muss den gesetzlichen Vorgaben eines Landes gerecht werden. Spätestens im Herbst 2022 verändert sich die Gesetzeslage in Deutschland: Neu ist dann, dass Arbeitszeiten zwingend in elektronischer Form und manipulationssicher erfasst werden müssen. Dies sollte ein Zeiterfassung also in jedem Fall leisten.
Darüber hinaus muss sie den Bedarf und die Möglichkeiten eines jeden Unternehmens abbilden. Gibt es beispielsweise unter den Arbeitnehmer*innen eine Mischung aus denjenigen, die in der Zentrale – also immer an einem Ort – arbeiten und denjenigen, die z.B. durch Kundentermine an häufig wechselnden Orten arbeiten, sollte die eingesetzte Zeiterfassung per Stechuhr oder Stempeluhr, aber auch per App funktionieren.