Rechnungsprogramm
für Handwerker

Ein Rechnungsprogramm eignet sich dann für Handwerksbetriebe, wenn es die individuellen Bedürfnisse des Handwerks abdeckt und somit den Aufwand der Rechnungserstellung auf ein Minimum reduziert. Folgende Punkte machen das Handwerk individuell, was die Rechnungserstellung angeht:

• Erzeugung pauschaler Abschlagsrechnungen oder Erzeugung von Rechnungen nach Leistung
• Verwaltung von Sicherheits- / Sicherungseinbehalten im Bau(neben)gewerbe
• Erfassung und Berücksichtigung von Baugemeinkosten oder einer Bauversicherung
• Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD- /X-Rechnungs-Format

Bietet ein Rechnungsprogramm für Handwerker diese Funktionen, eignet es sich per se für Handwerksbetriebe. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet jedoch noch weitere Funktionen und reduziert den Aufwand der Rechnungserstellung für den Handwerker so auf ein Minimum:

• Rechnungserstellung im eigenen Layout
• Verwaltung eingehender Zahlungen und von Teilrechnungen, automatische Erstellung gesetzeskonformer Schlussrechnungen
• Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten
• Einfache Ableitung sämtlicher Folgedokumente, auch wenn kein initiales Angebot erstellt wurde
• Zuweisung elektronischer Rechnungen zu Verbindlichkeiten und Lieferanten per Drag & Drop
• Erfassung von Barzahlungsvorgängen in einem elektronischen Kassenbuch
• Anbindung externer Geräte wie Scanner oder Registrierkasse
• Ausweisung von Rabatten, flexible Anpassung in Kalkulation, Angebot oder Rechnung
• Automatische Führung von Rechnungsnummern zwecks Vermeidung von Fehlern

Ein Rechnungsprogramm für Handwerker, das die vorgenannten Punkte erfüllt, stellt die optimale Unterstützung für den Betrieb dar und ermöglicht es dem Handwerker, sich voll auf seine Arbeiten beim Kunden zu konzentrieren.

Um zu bewerten, welches das beste Rechnungsprogramm für den eigenen Bedarf ist, ist eine Vielzahl von Kriterien relevant. Wenn Sie auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm sind, sollten Sie auf Folgendes achten:

1. Einfache Bedienbarkeit: Das beste Programm nützt Ihnen nichts, wenn es kompliziert zu bedienen ist. Das ideale Rechnungsprogramm ist daher intuitiv bedienbar und erfordert keine langen und aufwändigen Schulungen
2. Das Rechnungsprogramm passt zu Ihrer Branche: Gibt es in Ihrer Branche Besonderheiten wie z.B. im Handwerk? Die Erzeugung von Abschlagsrechnungen ist im Handwerk gängige Praxis. Ein Rechnungsprogramm, das diese Funktion nicht bereitstellt, ist für ein Handwerksunternehmen daher nicht geeignet. Welche besonderen Funktionen erfordert Ihre Branche? Achten Sie darauf, dass das Rechnungsprogramm diese Funktionen beinhaltet.
3. Umfangreiche Funktionen: Wenn ein Rechnungsprogramm es Ihnen ermöglicht, Rechnungen zu schreiben, ist die grundlegende Funktion zwar erfüllt. Bei der Auswahl des Rechnungsprogramms sollten Sie jedoch darauf achten, welche Funktionen das Programm noch hat. Bietet es Ihnen die Möglichkeit, eingehende Zahlungen zu verwalten, Forderungen & Verbindlichkeiten zu überblicken, Rechnungen zu Lieferanten und Verbindlichkeiten zuzuweisen oder externe Geräte wie Registrierkassen oder Scanner anzubinden? All diese Funktionen können Ihnen den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern. Zudem brauchen Sie keine zusätzlichen Softwarelösungen, wenn Ihr Rechnungsprogramm diese Funktionen bereits mitbringt.

Möchte man als Selbständiger eine Rechnung stellen, sind verschiedene Angaben auf der Rechnung verpflichtend. Diese Angaben sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) aufgeführt:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden (Leistungsempfänger)
2. Steuernummer (laut Finanzamt) oder Umsatzsteuer-ID (laut Bundeszentralamt für Steuern) des leistenden Unternehmens
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende, individuelle Rechnungsnummer, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht und zur Identifizierung der Rechnung durch den Rechnungssteller (das leistende Unternehmen) dient
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Lieferzeitpunkt oder Zeitpunkt der sonstigen Leistung, Fristen zur Zahlung oder Teilzahlung
7. Rechnungsbetrag, differenziert nach Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen (sofern relevant) sowie vereinbarte Minderungen/Rabatte, wenn diese noch nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt sind
8. Steuersatz / Steuersätze, ggf. ein Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: Der Leistungsempfänger muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren.
10. Falls es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift handelt, muss „Gutschrift“ auf der Rechnung vermerkt sein

Ein professionelles Rechnungsprogramm erledigt diese Schritte fast von alleine. Die Daten des Unternehmens werden einmalig angelegt und erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. In vielen Fällen, z.B. bei handwerklichen Arbeiten, sind der Rechnung ein Angebot und eine Auftragsbestätigung vorausgegangen. Ein gutes Rechnungsprogramm ermöglicht es, eine Teil- bzw. Schlussrechnung davon ganz einfach abzuleiten. Dadurch, dass das Angebot neben der vollständigen Adresse des Kunden bereits Material und Leistungen mit den passenden Steuersätzen enthalten hat, müssen diese Informationen für die Rechnung nicht mehr mühsam zusammengestellt werden. Zudem kennt ein gutes Rechnungsprogramm gesetzliche Vorgaben und versieht Rechnungen ganz automatisch mit dem Hinweis zur Aufbewahrungspflicht. Fazit: Als Selbständiger kann man unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben zwar Rechnungen manuell erstellen. Der Aufwand reduziert sich aber erheblich, wenn man ein gutes Rechnungsprogramm einsetzt.

Der Einsatz eines Rechnungsprogramms ist laut Gesetzgebung per se nicht verpflichtend. Was jedoch verpflichtend ist, ist die Einhaltung von GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese gelten seit 1.1.2017 und geben vor, wie geschäftliche Dokumente erstellt und Daten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Rechnungen, die basierend auf den GoBD erstellt werden, müssen

• nachvollziehbar und nachprüfbar
• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet und
• unveränderbar

sein. Insbesondere für die Unveränderbarkeit der Rechnungen ist der Einsatz einer Software erforderlich. Eine Rechnung, die in Word oder Excel erstellt wurde, ist leicht veränderbar. Die Umwandlung in ein PDF oder das Ausdrucken auf Papier stellt die Unveränderbarkeit auch noch nicht sicher. Stattdessen muss ein GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) oder eine andere GoBD-konforme Software zur Online-Archivierung eingesetzt werden. Fazit: Am Einsatz einer Softwarelösung im Zusammenhang mit der Erstellung von Rechnungen führt kein Weg vorbei. Daher wählt man am besten eine Softwarelösung, die möglichst viele Funktionen rund um die Rechnungsstellung bereits bietet. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, was ein Rechnungsprogramm mindestens können sollte:

• Erstellung von Rechnungen in Ihrem individuellen Layout
• Zahlungsverwaltung, auch von Teilrechnungen
• Automatische Erstellung gesetzeskonformer Schlussrechnungen
• Überblick über Verbindlichkeiten und Forderungen
• Elektronische Rechnungen per Drag & Drop Lieferanten und Verbindlichkeiten zuweisen
• Bezahlungsvorgänge in einem elektronischen Kassenbuch erfassen
• Rabatte ausweisen und Kalkulation, Angebot & Rechnungen flexibel anpassen
• Rechnungsnummern automatisch führen

Die Rechnungsstellung in Word oder Excel ist nicht GoBD-konform. Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – beinhalten mehrere Anforderungen an Rechnungen. Dazu zählt, dass Rechnungen unveränderbar sein müssen. Da Word-Dokumente und Excel-Tabellen jederzeit veränderbar sind, liegt auf der Hand, dass Rechnungen die in diesen Programmen erstellt wurden, die zentrale Anforderung der Unveränderbarkeit nicht erfüllen können. Dazu ist mindestens ein DMS – Dokumenten-Management-System – nötig, das jedoch auch GoBD-zertifiziert sein muss.

Eine PDF Rechnung ist nicht GoBD konform. Eine Rechnung im PDF-Format gilt als digitaler Beleg. Wird die PDF Rechnung nicht in einem DMS (Dokumenten-Management-System) gespeichert, wird den Ansprüchen der GoBD nicht genüge getan, denn

• die Dateien können gelöscht werden
• die Dateien können geändert und/oder aufgerufen werden
• es gibt kein Protokoll seitens des Systems über den Aufruf oder Änderungen von/an Dateien
• es gibt keine Schnittstelle zum Finanzamt
• die Zeitstempel des Systems sind manipulierbar

Mit einem professionellen Rechnungsprogramm kann hier Abhilfe geschaffen werden. Dieses stellt nicht nur die Einhaltung der GoBD sicher, sondern bietet auch diverse andere Funktionen, die den Büroalltag und die Rechnungsstellung deutlich vereinfachen.