RESSOURCEN PLANUNG TOOL

Ein Ressourcenplan ist eine Übersicht, wo und wann Ressourcen eingesetzt werden. Ressourcen sind nicht nur Mitarbeiter. Beispielsweise in Handwerksunternehmen gibt es noch weitere Ressourcen in Form von Maschinen und Werkzeugen. Da Handwerksbetriebe meist mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, hilft der Ressourcenplan, den Überblick über Maschinen, Mitarbeiter und Werkzeuge zu behalten: Es ist auf einen Blick erkennbar, welche Ressource wann und wo eingesetzt ist. So wird keine Ressource doppelt verplant oder versehentlich ungenutzt gelassen.  

Welche Ressourcen zur Umsetzung eines Projektes benötigt werden, hängt von der Art des Projektes ab. Es gibt zudem keine allgemeine Definition, was als Ressource betrachtet wird und was nicht. Daher lassen sich Material, Betriebsmittel oder Personal keiner Kategorie o.ä. zuordnen.
Sollen Rahmen eines Projektes beispielsweise Prozesse neu aufgesetzt werden, sind dazu personelle Ressourcen, also Mitarbeiter*innen, und möglicherweise auch räumliche Ressourcen, als Meetingräume, erforderlich. Bei Unternehmen wie Handwerksbetrieben sind zur Umsetzung von Projekten nicht nur Mitarbeiter erforderlich, sondern auch Werkzeuge und/oder Maschinen, also materielle Ressourcen oder sogenannte Betriebsmittel.

Die Planung von Ressourcen basiert auf Projekten oder Aufgaben, deren Umsetzung verschiedene Ressourcen erfordern. Zunächst wird also ein Projekt angelegt und in einzelne Phasen gegliedert. Dann wird der Bedarf ermittelt: Was ist notwendig, um ein Projekt umzusetzen? Welche Mittel (Personal, Material, Betriebsmittel, sonstige Leistungen) sind erforderlich? Wenn der Bedarf bekannt ist, können die Mittel oder Ressourcen geplant werden.
Ressourcenplanung funktioniert am besten mithilfe einer Software für Ressourcenplanung. Zunächst werden alle benötigten Ressourcen in der Software angelegt. Nehmen wir einen Handwerksbetrieb als Beispiel: Alle benötigten Ressourcen sind Mitarbeiter, Maschinen und Werkzeuge. Eine professionelle Ressourcenplanung Software erlaubt es, zu Mitarbeitern besondere Details wie Arbeitszeitmodelle, Fehlzeiten durch Urlaube oder Krankheit, sowie zusätzliche Qualifikationen einzupflegen. Zusätzliche Qualifikationen können beispielsweise ein LKW-Führerschein oder die Spezialisierung auf einen bestimmten Material-Hersteller sein.
Im Rahmen der Ressourcenplanung werden den Teilaufgaben und Phasen des Projektes dann die personellen Ressourcen in Form der Mitarbeiter sowie die benötigten Maschinen und Werkzeuge zugeordnet.

Ressourcenplanung ist wichtig, um effizient zu arbeiten. Wenn Ressourcen verplant werden, wird die Auslastung dieser Ressourcen optimiert. In einem Ressourcenplan ist auf einen Blick erkennbar, welche Ressource wo eingesetzt ist und wo möglicherweise Leerläufe bestehen. Dann besteht die Möglichkeit, diese Leerläufe mit Aufgaben zu füllen, sodass die Ressource bestmöglich genutzt wird. Gleichzeitig wird die versehentliche doppelte Planung vermieden. In diesen Fällen kommt eine von zwei Aufgaben ins Stocken, weil ein/e Mitarbeiter*in nur eine Aufgabe zu einer Zeit bearbeiten kann. Darüber hinaus wird auch die Überforderung von Mitarbeitern vermieden, weil mögliche Überstunden direkt erkennbar sind.

Projektressourcen sind alle Mittel, die zur Umsetzung eines Projektes eingesetzt werden: Personal, Material, Betriebsmittel und sonstige Leistungen (z.B. Leistungen, die extern eingekauft werden müssen). Das können Gelder = finanzielle Mittel, Mitarbeiter*innen = personelle Mittel, Werkzeuge/Maschinen/Arbeitsmaterial oder auch Besprechungsräume = betriebliche Mittel sein. Was als Projektressource betrachtet wird, kommt auf die Aufgaben im Rahmen eines Projektes sowie den Detailgrad der Projektplanung an. Eine einheitliche Regelung, was als Ressource angesehen wird, existiert nicht.

Eine allgemeine Festlegung von Ressourcen-Arten gibt es nicht. Welche Ressourcen es in einem Projekt gibt, kommt also ganz auf die Art des Projektes an. Wenn das Projekt ein Wohnungsumzug ist, sind die Ressourcen die Umzugshelfer, das Transport-Fahrzeug und das Verpackungsmaterial; darüber hinaus möglicherweise ein Lastenaufzug, um schwere Gegenstände leichter bewegen zu können. Handelt es sich bei dem Projekt um einen Hausbau, sind neben den Mitarbeitern der beteiligten Handwerksbetriebe auch verschiedene Maschinen, Werkzeuge und Baumaterialien notwendig. Ein Projekt zum Aufbau eines Prozessablaufs hingegen erfordert nur personelle Ressourcen, also Mitarbeiter*innen. Fazit: Das Projekt bestimmt, welche Ressourcen es gibt.

Unter personellen Ressourcen versteht man Personal, das zur Durchführung von Projekten, Aufgaben oder Vorgängen benötigt wird.

Unter Ressourcenplanung versteht man die Zuteilung von Mitarbeiter*innen, Werkzeugen, Arbeitsmaterialien, Maschinen, Räumlichkeiten, Geldern und weiteren Mitteln zu Projekten. Dabei kommt es auf die Art des Unternehmens und die Art des Projektes an, welche Ressourcen überhaupt benötigt werden. Bei Unternehmen, deren Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit weder Werkzeuge noch Maschinen benötigen, werden diese Ressourcen natürlich nicht zugeteilt. Handwerksbetriebe, die täglich mit Maschinen arbeiten, berücksichtigen diese natürlich in ihrer Ressourcenplanung – dafür aber dann keine Räumlichkeiten oder Gelder.
Im Rahmen der Ressourcenplanung werden Projekte mit allen Teilaufgaben angelegt. Jeder Teilaufgabe werden die Ressourcen zugewiesen, die für die Erledigung der Teilaufgabe gebraucht werden. Am Ende steht ein Ressourcenplan, der auf einen Blick erkennen lässt, welche Ressource wofür und wie lange eingesetzt wird.

Unter Ressourcenmanagement versteht man die optimale Auslastung der verfügbaren Ressourcen. Das bedeutet z.B., dass ein Mitarbeiter, der 40 Stunden pro Woche arbeitet, die volle Arbeitszeit über beschäftigt ist. Bezogen auf Maschinen, beispielsweise in einem Handwerksbetrieb, meint Ressourcenmanagement, dass Maschinen möglichst durchgängig eingesetzt werden müssen. Handwerksbetriebe haben häufig hohe Anschaffungskosten für Maschinen. Damit sich die Investition möglichst schnell rechnet, muss eine Maschine möglichst viel benutzt werden – nur dann kann der Betrieb die Kosten bei seinen Kunden abrechnen und die Maschine refinanzieren.

Welche Ressourcen im Rahmen eines Projektes bedacht werden müssen, kommt auf das Unternehmen, das jeweilige Projekt und den gewünschten Detailgrad an.

• Unternehmen: Unternehmen, die in den Bereichen Produktion und Fertigung aktiv sind, benötigen Personal, Maschinen und Rohstoffe. Behörden und Verwaltungen hingegen benötigen in erster Linie Personal.
• Projekt: Die Ausgestaltung eines Projektes geht meist mit der Art des Unternehmens einher. Jedoch kann es auch bei einem produzierenden Unternehmen Projekte geben, die nur Personal und keine Maschinen oder Rohstoffe erfordern. Ein Beispiel dafür ist ein Projekt zur Prozessoptimierung. Hier sind in erster Linie Mitarbeiter*innen erforderlich, die den bestehenden Prozess bewerten, Optimierungspotenzial ausfindig machen und den Prozess neu aufsetzen.
• Detailgrad: Nehmen wir die Aufgabe „Wand tapezieren“ eines Handwerksbetriebs als Beispiel: Bei einem eher geringen Detailgrad werden nur die Ressourcen „Personal“ und „Material“ berücksichtigt. Bei einem höheren Detailgrad könnte das Material in „Grundierung“, „Kleister“ und die „Art der Tapete/Artikelnummer“ unterschieden werden.

Welche Ressourcen berücksichtigt werden müssen, kommt also ganz darauf an, in welchem Bereich ein Unternehmen agiert, welches Projekt umgesetzt werden soll und wie detailliert geplant werden muss.

Folgende Schritte werden ein der Planung von Einsatzmitteln/Ressourcen durchgeführt:

• Bedarfsermittlung (Personal, Material, Betriebsmittel, sonstige Leistungen). Die Bedarfsermittlung basiert auf dem geplanten Projekt / der geplanten Aufgabe mit allen Teilaufgaben.
• Ermittlung Kapazitäten des Personals für jede Teilaufgabe / jeden Projektschritt: Einsatzdauer. Dabei müssen Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Bereitschaft und Eigenschaften der Mitarbeiter*innen berücksichtigt werden.
• Ermittlung Kapazitäten des Materials und der Betriebsmittel: Welche Rohstoffe / Materialien und Maschinen/Werkzeuge/Technik o.ä. werden gebraucht?

Die ermittelten Kapazitäten werden dem Bedarf gegenübergestellt. Das Ergebnis dieser Gegenüberstellung ist ein Ressourcenplan, der direkt erkennen lässt, wann und wofür welche Ressource eingesetzt wird.