RESSOURCENPLANUNGSTOOL

Ein Ressourcenplan ist eine Übersicht, wo und wann Ressourcen eingesetzt werden. Ressourcen sind nicht nur Mitarbeiter. Beispielsweise in Handwerksunternehmen gibt es noch weitere Ressourcen in Form von Maschinen und Werkzeugen. Da Handwerksbetriebe meist mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, hilft der Ressourcenplan, den Überblick über Maschinen, Mitarbeiter und Werkzeuge zu behalten: Es ist auf einen Blick erkennbar, welche Ressource wann und wo eingesetzt ist. Mit einem Tool zur Ressourcenplanung von Mitarbeitern wird keine Ressource doppelt verplant oder versehentlich ungenutzt gelassen.

Welche Ressourcen zur Umsetzung eines Projektes benötigt werden, hängt von der Art des Projektes ab. Es gibt zudem keine allgemeine Definition, was als Ressource betrachtet wird und was nicht. Daher lassen sich Material, Betriebsmittel oder Personal keiner Kategorie o.ä. zuordnen.
Sollen im Rahmen eines Projektes beispielsweise Prozesse neu aufgesetzt werden, sind dazu personelle Ressourcen, also Mitarbeiter, und möglicherweise auch räumliche Ressourcen, z. B. Meetingräume, erforderlich. Bei Unternehmen wie Handwerksbetrieben sind zur Umsetzung von Projekten nicht nur Mitarbeiter erforderlich, sondern auch Werkzeuge und/oder Maschinen, also materielle Ressourcen oder sogenannte Betriebsmittel.

Die Planung von Ressourcen basiert auf Projekten oder Aufgaben, deren Umsetzung verschiedene Ressourcen erfordern. Zunächst wird also ein Projekt angelegt und in einzelne

Die Planung von Ressourcen basiert auf Projekten oder Aufgaben, deren Umsetzung verschiedene Ressourcen erfordern. Zunächst wird also ein Projekt angelegt und in einzelne Phasen gegliedert. Dann wird der Bedarf ermittelt: Was ist notwendig, um ein Projekt umzusetzen? Welche Mittel (Personal, Material, Betriebsmittel, sonstige Leistungen) sind erforderlich? Wenn der Bedarf bekannt ist, können die Mittel oder Ressourcen geplant werden. Anschließend werden alle benötigten Ressourcen in der Software angelegt.
Ressourcenplanung funktioniert am besten mithilfe einer Projekt- und Ressourcenplanungssoftware.

Nehmen wir einen Handwerksbetrieb als Beispiel: Alle benötigten Ressourcen sind Mitarbeiter, Maschinen und Werkzeuge. Eine professionelle Ressourcen-Planungssoftware erlaubt es, zu Mitarbeitern besondere Details wie Arbeitszeitmodelle, Fehlzeiten durch Urlaube oder Krankheit, sowie zusätzliche Qualifikationen einzupflegen. Zusätzliche Qualifikationen können beispielsweise ein LKW-Führerschein oder die Spezialisierung auf einen bestimmten Material-Hersteller sein.
Im Rahmen der Ressourcenplanung werden den Teilaufgaben und Phasen des Projektes dann die personellen Ressourcen in Form der Mitarbeiter sowie die benötigten Maschinen und Werkzeuge zugeordnet.

Ressourcenmanagement und Ressourcenplanung sind eng miteinander verbunden, doch ihre Aufgaben unterscheiden sich im Detail:

• Ressourcenplanung konzentriert sich auf die Vorbereitung und Organisation: Hier geht es darum, die benötigten Ressourcen für ein Projekt festzulegen, deren Verfügbarkeit zu prüfen und die Aufgaben zuzuweisen. Dieser Schritt ist besonders in der Anfangsphase eines Projekts entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Ressourcenmanagement dagegen begleitet das gesamte Projekt. Es umfasst die laufende Überwachung, Steuerung und Anpassung der Ressourcennutzung z. B. mit einem Ressourcen-Management-Tool, um auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel reagieren zu können.

Kurz gesagt: Die Ressourcenplanung ist ein Teil des Ressourcenmanagements und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

Welche Ressourcen im Rahmen eines Projektes bedacht werden müssen, kommt auf das Unternehmen, das jeweilige Projekt und den gewünschten Detailgrad an.

• Unternehmen: Unternehmen, die in den Bereichen Produktion und Fertigung aktiv sind, benötigen Personal, Maschinen und Rohstoffe. Behörden und Verwaltungen hingegen benötigen in erster Linie Personal.
• Projekt: Die Ausgestaltung eines Projektes geht meist mit der Art des Unternehmens einher. Jedoch kann es auch bei einem produzierenden Unternehmen Projekte geben, die nur Personal und keine Maschinen oder Rohstoffe erfordern. Ein Beispiel dafür ist ein Projekt zur Prozessoptimierung. Hier sind in erster Linie Mitarbeiter erforderlich, die den bestehenden Prozess bewerten, Optimierungspotenzial ausfindig machen und den Prozess neu aufsetzen.
• Detailgrad: Nehmen wir die Aufgabe „Wand tapezieren“ eines Handwerksbetriebs als Beispiel: Bei einem eher geringen Detailgrad werden nur die Ressourcen „Personal“ und „Material“ berücksichtigt. Bei einem höheren Detailgrad könnte das Material in „Grundierung“, „Kleister“ und die „Art der Tapete/Artikelnummer“ unterschieden werden.

Welche Ressourcen berücksichtigt werden müssen, kommt also ganz darauf an, in welchem Bereich ein Unternehmen agiert, welches Projekt umgesetzt werden soll und wie detailliert geplant werden muss.

Folgende Schritte werden ein der Planung von Einsatzmitteln/Ressourcen durchgeführt:

• Bedarfsermittlung (Personal, Material, Betriebsmittel, sonstige Leistungen): Die Bedarfsermittlung basiert auf dem geplanten Projekt/der geplanten Aufgabe mit allen Teilaufgaben.
• Ermittlung Kapazitäten des Personals für jede Teilaufgabe/jeden Projektschritt: Einsatzdauer. Dabei müssen Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Bereitschaft und Eigenschaften der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
• Ermittlung Kapazitäten des Materials und der Betriebsmittel: Welche Rohstoffe/Materialien und Maschinen/Werkzeuge/Technik o.ä. werden gebraucht?

Die ermittelten Kapazitäten werden dem Bedarf gegenübergestellt. Das Ergebnis dieser Gegenüberstellung ist ein Ressourcenplan, der direkt erkennen lässt, wann und wofür welche Ressource eingesetzt wird.

Eine Ressourcenplanungs-Software-Lösung wird dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, Projekte termingerecht abzuschließen oder die vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen. Besonders Unternehmen, die sich mit der manuellen Planung oder unzureichenden Tools schwertun, profitieren von professionellen Software-Lösungen. Sobald Sie feststellen, dass wichtige Ressourcen – wie Mitarbeiter, Maschinen oder Material – entweder überlastet sind oder ungenutzt bleiben, kann eine moderne Software Abhilfe schaffen. Sie ermöglicht eine klare Übersicht über die Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Ressourcen und hilft dabei, Projekte effizient und ohne unnötige Verzögerungen zu realisieren.

Eine professionelle Ressourcenplanung mit Ressourcenplanungstool bringt Ihnen, wie auch Rechnungsprogramme, Kalkulationsprogramme oder effiziente Aufmaßlösungen, mehrere Vorteile, die direkt zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen:

• Effizienzsteigerung: Durch die optimale Verteilung Ihrer Ressourcen wird die Arbeitsauslastung gleichmäßig gestaltet, was Stress für Ihre Mitarbeiter reduziert und die Produktivität steigert.
• Kostensenkung: Eine klare Planung hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden, indem Materialien rechtzeitig bestellt und Maschinen effizient genutzt werden.
• Bessere Planbarkeit: Sie können Engpässe und Überkapazitäten frühzeitig erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. So vermeiden Sie Projektverzögerungen.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Projekte werden termingerecht und in der vereinbarten Qualität abgeschlossen, was die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigert.

Eine durchdachte Ressourcenplanung mit einem Ressourcenplanungs-Software-System bietet also die Möglichkeit, Projekte professionell und wirtschaftlich umzusetzen und Ihr Projektmanagement zu erleichtern.

Sie interessieren sich auch für Digitalisierung im Handwerk oder für spezielle Handwerkersoftware? Dann schauen Sie gern in unseren Ratgeber zu Handwerkersoftware. Dort und auch in unserem Meister-Wiki finden Sie nützliche Informationen.