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STARTPUNKTE UND STANDPUNKTE:

Der digitale Wandel im Handwerk

Digitale Auftragsabwicklung: Ihr Start ins Handwerk 4.0

Der Begriff Handwerk 4.0 fasst den Einsatz digitaler bzw. internetbasierter Technologien und innovativer Methoden zusammen, die Arbeitsabläufe im Handwerk vereinfachen, präzisieren und transparenter machen. Handwerk 4.0 ist demnach nicht nur Drohne oder Exoskelett, sondern auch digitale Auftragsabwicklung:

  • Digitales Kunden- und Datenmanagement
  • Automatisierte Rechnungsstellung mit intelligenter Forderungsverwaltung
  • Digital bzw. mobil erfasste Arbeitszeiten oder Lagerbestände
  • Digitale Projekt- und Einsatzplanung

Mit diesen und weiteren Bestandteilen digitaler Auftragsverwaltung optimieren Handwerksbetriebe ihre organisatorischen, planerischen und kaufmännischen Arbeitsabläufe - und schaffen damit eine wichtige Grundlage für die Anbindung weiterer innovativer Technologien.

Die digitale Auftragsabwicklung bildet damit das Fundament von Handwerk 4.0 – darauf konzentrieren wir uns in diesem Ratgeber.

CHANCEN FÜR BETRIEBE:

Was leistet der digitale Wandel im Handwerk?

Das bringt die digitale Auftragsverwaltung:

Tempo
erhöhen

Typische Abläufe mit digitalen Tools automatisieren, vereinfachen, beschleunigen – mehr schaffen in gleicher Zeit

Personal
entlasten

Konzentration auf Kernkompetenzen, Personalknappheit entspannen, Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Fehler
minimieren

Kalkulationsfehler & fehlerhaftes Abtippen vermeiden (z. B. Stundenzettel, Aufmaß, Eingangsrechnungen)

Gewinn
steigern

Wirtschaftliches Arbeiten statt Zettelwirtschaft, mehr Kalkulationssicherheit, Marge besser kontrollieren

Überblick
gewinnen

Projekte übersichtlich koordinieren, Ressourcen verwalten & verplanen, komplexe Zusammenhänge visualisieren

Standards
wahren

(Steuer-)rechtliche Vorgaben & Dokumentationspflichten erfüllen, Branchenstandards entsprechen (GoBD, GAEB etc.)

Kommunikation
verbessern

Professionelles Kundenmanagement für stärkere Bindung & Zufriedenheit, schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen

Transparenz
erhöhen

Sauber aufgeschlüsselte Kosten & Abrechnung, volle Nachvollziehbarkeit für Auftraggeber & Auftragnehmer zu jeder Zeit

KONKRETE ANWENDUNGSBEISPIELE:

Wie profitiert mein Betrieb von der digitalen Transformation?

Die Digitalisierung Ihrer Auftragsbearbeitung zielt vor allem darauf ab, typische Arbeitsabläufe im Handwerk einfacher, schneller und transparenter zu gestalten. Digitale Tools unterstützen und entlasten Sie und Ihre Mitarbeiter bei zeitintensiven Aufgaben, die sich häufig wiederholen und bei denen sich schnell Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen, wenn sie manuell bearbeitet werden.

Setzen Sie auch mobile Endgeräte und Systeme ein, profitieren Sie nicht nur am Büro-PC von den positiven Effekten der Digitalisierung, sondern in sämtlichen betrieblichen Bereichen: auf der Baustelle und auf dem Weg dorthin, in der Werkstatt, Fertigungs- oder Abbundhalle genau wie im Lager oder Showroom.

Praxis-Beispiele für digitale Vereinfachung:

Sie kalkulieren präzise & gewinnbringend – ohne mühsame Rechnerei

  • Vorlagen & vorkalkulierte Bausteine jederzeit variabel anpassen
  • Intelligente Kalkulationsassistenten nutzen, Kosten & Abhängigkeiten im Detail durchleuchten
  • Stundensätze exakt ermitteln, Marge & Gewinn kontrollieren

Sie erzeugen Auftragsdokumente automatisch – ohne jeden Aufwand

  • Vom Angebot aus per Klick zu Arbeitsanweisung oder Packliste
  • Abrechnungsrelevante Daten werden von der Software berücksichtigt
  • Beliebig viele Abschläge & formal korrekte Schlussrechnung – automatisch sauber aufgeschlüsselt

Sie kennen alle Arbeitszeiten - ohne auf Stundenzettel warten zu müssen

  • Arbeitszeiten direkt erfassen, wo sie anfallen – digital & rechtskonform
  • Praxistaugliche Erfassungslösungen für Baustelle, Werkstatt, Büro
  • Exakte, vollständige Daten gut sortiert empfangen & sofort weiterverarbeiten, ohne mühseliges Entziffern & Abtippen

GESETZLICHE VORGABEN & EU-NORMEN:

Digitalisierung im Handwerk: Was ist Pflicht?

Digitalisierungspflicht - einige Beispiele:

BEISPIEL 1:

Elektronische Rechnungen

Einfachere Abwicklung, geringere Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist lohnenswert – und zudem ab 2025 nicht mehr nur für Geschäfte mit öffentlichen Behörden, sondern auch für alle B2B-Geschäfte verpflichtend.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden und dazu in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF kann nicht automatisiert verarbeitet werden und genügt daher nicht.

Zurzeit gibt es zwei unterschiedliche Varianten der E-Rechnung:
1) „XRechnung“ als Standard der öffentlichen Verwaltung
2) „ZUGFeRD“ als gängiges Dateiformat in der Wirtschaft
Um beide Rechnungsformate empfangen, lesen, verarbeiten und selbst erzeugen zu können, benötigen Handwerksbetriebe eine entsprechende Software.

BEISPIEL 2:

Elektronische Auftragsvergabe

Immer mehr Vergabestellen wickeln ihre Ausschreibungen ausschließlich elektronisch ab – und fordern Angebote von den Unternehmen in elektronischer Form (e-Vergabe). Bei öffentlichen Aufträgen sind Ausschreibungen wie Auftragsvergaben im Oberschwellenbereich bereits seit 2017 verpflichtend vorgeschrieben, im unterschwelligen Bereich seit 2020.

Wer im Ausschreibungsgeschäft mitmischen möchte, ist nur dann konkurrenzfähig, wenn er sich den elektronischen Vergabeverfahren beugt.

Das bringt Vorteile: Angebote sind besser prüf- und vergleichbar, die Kosten für alle Beteiligten sinken und Abwicklung wie Reaktionszeiten sind gegenüber klassischen Postwegen erheblich verkürzt.

Von der Auswahl passender Ausschreibungen über den Download der Vergabeunterlagen bis zur Angebotsabgabe läuft alles digital - mit entsprechender Handwerkersoftware und zusätzlicher Schnittstelle (GAEB) sogar nahtlos ohne Systemwechsel mit der eigenen Auftragskalkulation und -abwicklung.

BEISPIEL 3:

Elektronische Archivierung

Damit Buchführung auch für Dritte nachvollziehbar ist, gilt in Deutschland spätestens seit 2020 die GoBD – und mit ihr u. a. die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form.

Seit 2022 sind Arbeitnehmer zudem auch dazu verpflichtet, begleitende Dokumente zum Lohnkonto digital bereitzustellen, wenn Einzugsstellen oder Betriebsprüfer danach fragen – und ebenfalls nach den Grundsätzen der GoBD zu archivieren.

Word und Excel allein genügen nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäße Buchführung.

Handwerksbetriebe sind jedoch auf der sicheren Seite, wenn sie GoBD-zertifizierte Software einsetzen. Mit ihr sind Daten für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar; Protokollierungs- und Sicherungsmechanismen (z. B. Schreibschutz) unterstützen zudem die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

BEISPIEL 4:

Elektronische Zeiterfassung

Bereits heute ist das Handwerk von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen – das hat das spätestens das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 erneut verdeutlicht.

Noch feilt die Bundesregierung an einem konkreten Gesetz zur systematischen Zeiterfassung, noch besteht Wahlfreiheit bei der Form der Arbeitszeiterfassung. Doch das könnte sich bald ändern:

Denn der aktuelle Gesetzentwurf sieht für Handwerksbetriebe mit mehr als zehn Beschäftigen die elektronische Form der Arbeitszeiterfassung vor.

Die Vorteile liegen hier nicht etwa allein bei der einfacheren Kontrollierbarkeit von Betrieben: Stationäre und mobile Zeiterfassungssysteme verschaffen Betriebe zu schnelleren Daten, besseren Einblicken ins Baugeschehen zu schlankerer Verwaltung und zügiger Abrechnung.

PLAN UND VORBEREITUNG:

Digitalisierung im Handwerk: Wie fange ich an?

Bauplatz: Hindernisfreie Umgebung schaffen, um loszulegen

Eine hochwertige IT-Ausstattung und eine stabile, schnelle Internetverbindung sind wichtige Voraussetzungen – genau wie die erforderliche Bereitschaft Ihrer Belegschaft, sich auf den Fortschritt einzulassen. Holen Sie Ihre Mannschaft frühzeitig ins Boot und Sie können auf ihren Rückhalt zählen. Auch die Prüfung, ob für Ihr Digitalisierungsvorhaben eine Förderung von Land oder Bund in Frage kommt, kann Teil Ihrer Vorbereitung sein.

Baumaschinen: Leistungsstarkes Equipment zulegen, das Sie an Ihre Ziele bringt

Gute Arbeit verlangt gutes Werkzeug. Wollen Sie volle Power in der digitalen Auftragsbearbeitung, benötigen Sie neben einer entsprechenden IT-Infrastruktur eine funktionale Handwerkersoftware als zentrales digitales Werkzeug, mit dem Sie Ihre Digitalisierungs-Ziele vollumfänglich umsetzen können. Standardsoftware oder Maßanfertigung, Ein- oder Mehrplatzlizenz, Anbindung von Drittsystemen, Wartung: Vergleichen Sie Angebote und suchen Sie auch hier professionelle Beratung.

Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, kann es losgehen: Der Weg ist frei für die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs! In fünf Schritten zur richtigen Handwerkersoftware: Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Bedarf erkennen, Ziele und Leistungen bestimmen, Angebote vergleichen und Ihre Investition absichern.

AUS ALTEN MUSTERN AUSBRECHEN:

Digitalisierung im Handwerk: Typische Vorbehalte

Es fehlt die Zeit für digitale Transformation, eben weil nicht digital gearbeitet wird:

Der kurzfristigen Zeitinvestition für Auswahl und Einführung digitaler Systeme steht ein dauerhafter Zeitvorteil gegenüber, weil digitale Werkzeuge helfen, wertvolle Zeit einzusparen. Der Zeiteinsatz amortisiert sich schnell um ein Vielfaches.

Es fehlen die Rücklagen für neue Soft- und Hardware, eben weil nicht investiert wird:

Digitale Tools machen die Arbeit wirtschaftlicher und machen sich bezahlt. Mit ihnen lässt sich wertvolle Arbeitskraft einsparen und die Liquidität erhöhen: z. B. weil gewinnbringender kalkuliert werden kann, weil bei der Abrechnung keine Kosten mehr übersehen werden.

Es fehlen digital erfahrene Mitarbeiter, eben weil nicht digitalisiert wird:

Qualifizierte „Digital Natives“ lassen sich eher für Betriebe gewinnen, die sich modern präsentieren und die digital arbeiten. Für die ältere Stammbelegschaft gilt: Wer nicht digital arbeitet, kann und wird es auch nicht lernen.

Wer den Kopf in den Sand steckt und Digitalisierung wie Konkurrenz an sich vorbeiziehen lässt, kann sich nicht weiterentwickeln. Unbestreitbar ist, dass Digitalisierung Veränderung bedeutet. Jedoch sind diese mehrheitlich positiv. Denn es sind vor allem Erleichterungen, die dank digitaler Werkzeuge Einzug in die Geschäftsprozesse halten. Und auch die Einführung digitaler Systeme ist einfacher, als die meisten glauben: So räumen flexible Finanzierungsmodelle, umfassende Hilfs- und Schulungsangebote sowie spezieller Neukundensupport die o. g. Vorbehalte aus dem Weg – und führen Betriebe raus aus dem Teufelskreis.

DIE RICHTIGE SOFTWARE:

Digitalisierung im Handwerk mit Sander & Doll

Digitale Auftragsbearbeitung mit unserer Handwerkersoftware:

Wissen, woran Sie sind:

  • Komplett-Software & Support aus einer Hand
  • Etablierter Anbieter im deutschsprachigen Raum mit 35 Jahren Expertise speziell im Handwerk
  • Software an >26.000 Arbeitsplätzen installiert

Bekommen, was Sie brauchen:

  • Funktionen nach Bedarf zusammenstellen & flexibel erweitern
  • Nur bezahlen, was Sie wirklich brauchen
  • Schnell erreichbarer Anwender-Support auch an Samstagen

Vereinfachen, was das Zeug hält:

  • Rundum-Vereinfachung kaufmännischer und organisatorischer Abläufe
  • Mehr Zeit gewinnen für Kernkompetenzen
  • Intuitiver Aufbau & einfache Bedienbarkeit, schnelle Einarbeitung

Kundenstimmen

Was unsere Kunden an Digitalisierung mit unserer Software schätzen:

„Aufgrund der mobilen App konnte die Verwaltungszeit, die früher für die Übertragung der Stundenzettel aufgewendet wurde, um bis zu 80% reduziert werden.“

Oliver Görtz
Dipl. Ing. O. Görtz Baubetreuung GmbH

„Durch die mobile Buchung der Zeiten habe ich die sofortige Kontrolle über alle erledigten Arbeiten – Rechnungen, Lohnabrechnungen und Auswertungen können direkt erstellt werden. Zusätzlich ermöglicht die Verknüpfung mit der Projektverwaltung eine lückenlose Baustellendokumentation, vom verbrauchten Material, über die benötigte Zeit bis hin zu Fotos vom Einsatzort.“

Sven Drath
H&G Hausverwaltung & Gebäudemanagement

„Uns überzeugten die detaillierte Leistungskalkulation und die Möglichkeit der Zeiterfassung über den Mobilrapport. Als i-Tüpfelchen kamen die gute Beratung durch den Sander & Doll-Außendienst und der faire Preis hinzu.“

Thomas Dahlke
DSD Bau GmbH

„Wir nutzen die Software ausgiebig und umfangreich. Sie hat uns zu einer funktionierenden, lückenlosen Zeiterfassung und zu weiteren wertvollen Funktionserweiterungen verholfen.“

Philipp Stützle
CHERIER GmbH

„Wird ein GAEB eingelesen, bearbeitet, zurückgespielt und mit dem Mobilrapport befüllt, können Stunden gegenüber ‚konventionellem‘ Bearbeiten von Angeboten mit Stift und Papier gespart werden.“

Clemens Kling
Kling Spenglerei GmbH

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