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STARTPUNKTE UND STANDPUNKTE:
Der Wandel zur Digitalisierung im Handwerk
Digitalisierung Handwerk: Wo steht das Handwerk überhaupt?
Digitalisierung ist in aller Munde – aber noch lange nicht in allen Betrieben, großer Potenziale und wachsender Pflichten zum Trotz. Auch wenn insbesondere die Corona-Pandemie dem digitalen Wandel einen Schub verliehen hat.
Große und kleine Betriebe, Vorreiter und Mitstreiter: Geht es um digitale Transformation in der Gesamtheit aller Handwerksbetriebe, gibt es nach wie vor ein großes Entwicklungspotenzial.
Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?
Digitalisierung im Handwerk bezeichnet die Einführung und Nutzung digitaler Technologien zur Optimierung von Arbeitsabläufen, Kommunikation und Geschäftsprozessen. Dazu zählen unter anderem digitale Angebotserstellung, die E-Rechnung im Handwerk, mobile Zeiterfassung auf der Baustelle, vernetzte Lagerverwaltung oder der Einsatz von Software für Projektplanung und Kundenmanagement. Ziel ist es, Abläufe effizienter zu gestalten, Fehlerquellen zu minimieren, Fachkräfte zu entlasten und die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebs zu stärken – ohne dabei die handwerkliche Qualität aus dem Blick zu verlieren.
Digitale Auftragsabwicklung: Ihr Start ins Handwerk 4.0
Der Begriff Handwerk 4.0 fasst den Einsatz digitaler bzw. internetbasierter Technologien und innovativer Methoden zusammen, die Arbeitsabläufe im Handwerk vereinfachen, präzisieren und transparenter machen. Handwerk 4.0 ist demnach nicht nur Drohne oder Exoskelett, sondern auch digitale Auftragsabwicklung:
- Digitales Kunden- und Datenmanagement
- Automatisierte Rechnungsstellung mit intelligenter Forderungsverwaltung
- Digital bzw. mobil erfasste Arbeitszeiten oder Lagerbestände
- Digitale Projekt- und Einsatzplanung
Mit diesen und weiteren Bestandteilen digitaler Auftragsverwaltung optimieren Handwerksbetriebe ihre organisatorischen, planerischen und kaufmännischen Arbeitsabläufe - und schaffen damit eine wichtige Grundlage für die Anbindung weiterer innovativer Technologien.
Die digitale Auftragsabwicklung bildet damit das Fundament von Handwerk 4.0 – darauf konzentrieren wir uns in diesem Ratgeber.
HANDWERK DIGITAL:
Welche Chancen bietet die Digitalisierung im Handwerk?
Digitalisierung in Handwerksbetrieben gilt als eine der grundlegenden Herausforderungen der heutigen Zeit. Häufig wird sie in einem Atemzug genannt mit Generationenwechsel und Fachkräftemangel, wachsenden Energiekosten und bürokratischen Anforderungen. Dabei hat die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk weit mehr Chancen als Risiken im Gepäck:
Mit ihr verschlanken Handwerksbetriebe ihre internen Abläufe, arbeiten wirtschaftlicher und entspannen damit die allgemein knappe Ressourcensituation. Denn Fachkräfte, die weniger Zeit und Energie für Verwaltung und Administration aufbringen, stehen dort zur Verfügung, wo Sie gebraucht werden: in ihrem Handwerk.
Diese Vorteile hat die Handwerks-Digitalisierung:
Tempo
erhöhen
Typische Abläufe mit digitalen Tools automatisieren, vereinfachen, beschleunigen – mehr schaffen in gleicher Zeit
Personal
entlasten
Konzentration auf Kernkompetenzen, Personalknappheit entspannen, Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Fehler
minimieren
Kalkulationsfehler & fehlerhaftes Abtippen vermeiden (z. B. Stundenzettel, Aufmaß, Eingangsrechnungen)
Gewinn
steigern
Wirtschaftliches Arbeiten statt Zettelwirtschaft, mehr Kalkulationssicherheit, Marge besser kontrollieren
Überblick
gewinnen
Projekte übersichtlich koordinieren, Ressourcen verwalten & verplanen, komplexe Zusammenhänge visualisieren
Standards
wahren
(Steuer-)rechtliche Vorgaben & Dokumentationspflichten erfüllen, Branchenstandards entsprechen (GoBD, GAEB etc.)
Kommunikation
verbessern
Professionelles Kundenmanagement für stärkere Bindung & Zufriedenheit, schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen
Transparenz
erhöhen
Sauber aufgeschlüsselte Kosten & Abrechnung, volle Nachvollziehbarkeit für Auftraggeber & Auftragnehmer zu jeder Zeit
DIGITALISIERUNG IM HANDWERK - BEISPIELE:
Wie profitiert mein Betrieb von der digitalen Transformation?
Die Digitalisierung Ihrer Auftragsbearbeitung zielt vor allem darauf ab, typische Arbeitsabläufe im Handwerk einfacher, schneller und transparenter zu gestalten. Digitale Tools unterstützen und entlasten Sie und Ihre Mitarbeiter bei zeitintensiven Aufgaben, die sich häufig wiederholen und bei denen sich schnell Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen, wenn sie manuell bearbeitet werden.
Setzen Sie auch mobile Endgeräte und Systeme ein, profitieren Sie nicht nur am Büro-PC von den positiven Effekten der Digitalisierung, sondern in sämtlichen betrieblichen Bereichen: auf der Baustelle und auf dem Weg dorthin, in der Werkstatt, Fertigungs- oder Abbundhalle genau wie im Lager oder Showroom.
Digitalisierung im Handwerk – Beispiele:
Sie rufen aktuelle Materialpreise sofort ab – ohne mühsame Recherchen
Sie kennen Ihren Materialbestand – ohne überhaupt aufstehen zu müssen
Sie nehmen an Ausschreibungen teil – ohne in Bürokratie zu versinken
Sie kalkulieren präzise & gewinnbringend – ohne mühsame Rechnerei
Sie erzeugen Auftragsdokumente automatisch – ohne jeden Aufwand
Sie kennen alle Arbeitszeiten - ohne auf Stundenzettel warten zu müssen
Sie verwalten Forderungen & Verbindlichkeiten – ohne den Überblick zu verlieren
Sie verplanen Ihre Ressourcen effektiv – ohne sich zu verzetteln
Sie überblicken das Baugeschehen – ohne selbst dabei zu sein
GESETZLICHE VORGABEN & EU-NORMEN:
Digitalisierung im Handwerk: Was ist Pflicht?
Neben den inneren Bestrebungen, Abläufe im eigenen Betrieb zu digitalisieren, steht der äußere Druck: Behörden und Ausschüsse machen die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk immer mehr zur Pflicht. So gibt es eine wachsende Anzahl gesetzlicher Beschlüsse und EU-Normen, die Standards schaffen, Kosten und Aufwand reduzieren und die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben sollen.
Wo Digitalisierung in Handwerksbetrieben zur Pflichtaufgabe wird, stehen weniger die Chancenpotenziale im Vordergrund als vielmehr die Risiken durch Nicht-Digitalisierung. Wer nicht digitalisiert, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren – und riskiert damit rechtliche Verstöße und Bußgelder.
Digitalisierungspflicht - einige Beispiele:
BEISPIEL 1:
Elektronische Rechnungen
Einfachere Abwicklung, geringere Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist lohnenswert – und zudem ab 2025 nicht mehr nur für Geschäfte mit öffentlichen Behörden, sondern auch für alle B2B-Geschäfte verpflichtend.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden und dazu in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Ein einfaches PDF kann nicht automatisiert verarbeitet werden und genügt daher nicht.
Zurzeit gibt es zwei unterschiedliche Varianten der E-Rechnung:
1) „XRechnung“ als Standard der öffentlichen Verwaltung
2) „ZUGFeRD“ als gängiges Dateiformat in der Wirtschaft
Um beide Rechnungsformate empfangen, lesen, verarbeiten und selbst erzeugen zu können, benötigen Handwerksbetriebe eine entsprechende Software.
BEISPIEL 2:
Elektronische Auftragsvergabe
Immer mehr Vergabestellen wickeln ihre Ausschreibungen ausschließlich elektronisch ab – und fordern Angebote von den Unternehmen in elektronischer Form (e-Vergabe). Bei öffentlichen Aufträgen sind Ausschreibungen wie Auftragsvergaben im Oberschwellenbereich bereits seit 2017 verpflichtend vorgeschrieben, im unterschwelligen Bereich seit 2020.
Wer im Ausschreibungsgeschäft mitmischen möchte, ist nur dann konkurrenzfähig, wenn er sich den elektronischen Vergabeverfahren beugt.
Das bringt Vorteile: Angebote sind besser prüf- und vergleichbar, die Kosten für alle Beteiligten sinken und Abwicklung wie Reaktionszeiten sind gegenüber klassischen Postwegen erheblich verkürzt.
Von der Auswahl passender Ausschreibungen über den Download der Vergabeunterlagen bis zur Angebotsabgabe läuft alles digital - mit entsprechender Handwerkersoftware und zusätzlicher Schnittstelle (GAEB) sogar nahtlos ohne Systemwechsel mit der eigenen Auftragskalkulation und -abwicklung.
BEISPIEL 3:
Elektronische Archivierung
Damit Buchführung auch für Dritte nachvollziehbar ist, gilt in Deutschland spätestens seit 2020 die GoBD – und mit ihr u. a. die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form.
Seit 2022 sind Arbeitnehmer zudem auch dazu verpflichtet, begleitende Dokumente zum Lohnkonto digital bereitzustellen, wenn Einzugsstellen oder Betriebsprüfer danach fragen – und ebenfalls nach den Grundsätzen der GoBD zu archivieren.
Word und Excel allein genügen nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäße Buchführung.
Handwerksbetriebe sind jedoch auf der sicheren Seite, wenn sie GoBD-zertifizierte Software einsetzen. Mit ihr sind Daten für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar; Protokollierungs- und Sicherungsmechanismen (z. B. Schreibschutz) unterstützen zudem die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
BEISPIEL 4:
Elektronische Zeiterfassung
Bereits heute ist das Handwerk von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen – das hat das spätestens das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 erneut verdeutlicht.
Noch feilt die Bundesregierung an einem konkreten Gesetz zur systematischen Zeiterfassung, noch besteht Wahlfreiheit bei der Form der Arbeitszeiterfassung. Doch das könnte sich bald ändern:
Denn der aktuelle Gesetzentwurf sieht für Handwerksbetriebe mit mehr als zehn Beschäftigen die elektronische Form der Arbeitszeiterfassung vor.
Die Vorteile liegen hier nicht etwa allein bei der einfacheren Kontrollierbarkeit von Betrieben: Stationäre und mobile Zeiterfassungssysteme verschaffen Betriebe zu schnelleren Daten, besseren Einblicken ins Baugeschehen zu schlankerer Verwaltung und zügiger Abrechnung.
PLAN UND VORBEREITUNG:
Digitalisierung Handwerksbetrieb: Wie fange ich an?
Die digitale Auftragsbearbeitung ist das Fundament von Handwerk 4.0. Bevor es ans Fundament geht, sind einige elementare Vorarbeiten nötig - wie jedes Bauprojekt braucht Digitalisierung einen Plan:
Bauplan: Richtig vorarbeiten, wissen, wo’s lang geht
Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihren Bedarf und Ihre Ziele kennen, die Sie durch die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs erreichen wollen. Wo stehen Sie und wo möchten Sie hin? Welche Maßnahmen und Funktionen digitaler Auftragsbearbeitung passen zu Ihrer betrieblichen Realität, zu Ihren Mitarbeitern, zu Ihrem Gewerk – und welche dieser Maßnahmen haben Priorität, aus gesetzlicher und aus betrieblicher Sicht? Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand, sprechen Sie mit Branchenkollegen – und lassen Sie sich von Anwendungsspezialisten beraten.
Bauplatz: Hindernisfreie Umgebung schaffen, um loszulegen
Eine hochwertige IT-Ausstattung und eine stabile, schnelle Internetverbindung sind wichtige Voraussetzungen für das digitale Handwerk – genau wie die erforderliche Bereitschaft Ihrer Belegschaft, sich auf den Fortschritt einzulassen. Holen Sie Ihre Mannschaft frühzeitig ins Boot und Sie können auf ihren Rückhalt zählen. Auch die Prüfung, ob für Ihr Digitalisierungsvorhaben eine Förderung der Digitalisierung Handwerk von Land oder Bund in Frage kommt, kann Teil Ihrer Vorbereitung sein.
Baumaschinen: Leistungsstarkes Equipment zulegen, das Sie an Ihre Ziele bringt
Gute Arbeit verlangt gutes Werkzeug. Wollen Sie volle Power in der digitalen Auftragsbearbeitung, benötigen Sie neben einer entsprechenden IT-Infrastruktur eine funktionale Handwerkersoftware als zentrales digitales Werkzeug, mit dem Sie Ihre Digitalisierungs-Ziele vollumfänglich umsetzen können. Standardsoftware oder Maßanfertigung, Ein- oder Mehrplatzlizenz, Anbindung von Drittsystemen, Wartung: Vergleichen Sie Angebote und suchen Sie auch hier professionelle Beratung.
Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, kann es losgehen: Der Weg ist frei für die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs!
HERAUSFORDERUNGEN MEISTERN:
Handwerk & Digitalisierung: Typische Vorbehalte
Die Digitalisierung im Handwerk geht eher schleppend voran. Unter anderem, weil viele anderes im Kopf haben - wie den Fachkräftemangel. Dieser wird jedoch nicht dadurch gelöst, indem gut ausgebildete Handwerker ihre wertvolle Arbeitskraft für aufwendige Verwaltungsaufgaben aufbringen.
Dennoch setzen viele Betriebe nach wie vor z. B. auf gedruckte Stundenzettel, manuelle Rechnungsstellung und händische Kalkulation. Weil das immer so war, weil man schon irgendwie klarkommt, weil man sich scheut vor Veränderung oder hohen Kosten, weil die Zeit fehlt für Auswahl und Einführung neuer Systeme. Typische Vorbehalte wie diese stehen der digitalen Transformation im Weg. Das schadet in erster Linie den Betrieben selbst. Die Gründe, warum Handwerker in ihren alten Mustern verharren, sind häufig ähnlich – und oftmals paradox:
Es fehlt die Zeit für digitale Transformation, eben weil nicht digital gearbeitet wird:
Der kurzfristigen Zeitinvestition für Auswahl und Einführung digitaler Systeme steht ein dauerhafter Zeitvorteil gegenüber, weil digitale Werkzeuge helfen, wertvolle Zeit einzusparen. Der Zeiteinsatz amortisiert sich schnell um ein Vielfaches.
Es fehlen die Rücklagen für neue Soft- und Hardware, eben weil nicht investiert wird:
Digitale Tools machen die Arbeit wirtschaftlicher und machen sich bezahlt. Mit ihnen lässt sich wertvolle Arbeitskraft einsparen und die Liquidität erhöhen: z. B. weil gewinnbringender kalkuliert werden kann, weil bei der Abrechnung keine Kosten mehr übersehen werden.
Es fehlen digital erfahrene Mitarbeiter, eben weil nicht digitalisiert wird:
Qualifizierte „Digital Natives“ lassen sich eher für Betriebe gewinnen, die sich modern präsentieren und die digital arbeiten. Für die ältere Stammbelegschaft gilt: Wer nicht digital arbeitet, kann und wird es auch nicht lernen.
Wer den Kopf in den Sand steckt und die Handwerker Digitalisierung wie Konkurrenz an sich vorbeiziehen lässt, kann sich nicht weiterentwickeln. Unbestreitbar ist, dass digitales Handwerk Veränderung bedeutet. Jedoch sind diese mehrheitlich positiv. Denn es sind vor allem Erleichterungen, die dank digitaler Werkzeuge Einzug in die Geschäftsprozesse halten. Und auch die Einführung digitaler Systeme ist einfacher, als die meisten glauben: So räumen flexible Finanzierungsmodelle, umfassende Hilfs- und Schulungsangebote sowie spezieller Neukundensupport die o. g. Vorbehalte aus dem Weg – und führen Betriebe raus aus dem Teufelskreis.
DIE RICHTIGE SOFTWARE:
Digitalisierung Handwerk mit Software von Sander & Doll
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre betrieblichen Abläufe zu digitalisieren und damit zu vereinfachen. Unsere Handwerkersoftware mit integrierter Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Projektmanagement-Funktion bietet Ihnen alle relevanten Programme aus einer Hand.
Entscheiden Sie sich für einen Beratungstermin, wird ein Sander & Doll Software-Experte mit Ihnen gemeinsam, vor Ort bei Ihnen im Betrieb, Ziele und Anforderungen abstecken und Ihnen die dazu passenden Lösungen aus unserem digitalen Werkzeugkasten präsentieren.
Sie wollen sich zunächst zum Thema belesen? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Ratgeber zur Handwerkersoftware.
Digitale Auftragsbearbeitung mit unserer Handwerkersoftware:
Wissen, woran Sie sind:
Bekommen, was Sie brauchen:
Vereinfachen, was das Zeug hält:
FAQ - Häufige Fragen rund um Digitalisierung im Handwerk
Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?
Digitalisierung im Handwerk bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien, um Arbeitsprozesse effizienter, transparenter und kundenfreundlicher zu gestalten. Digitalisierung im Handwerk Beispiele sind digitale Terminplanung, automatische Materialbestellungen oder der Einsatz von Apps zur mobilen Auftragsbearbeitung.
Welche Beispiele gibt es für die Digitalisierung im Handwerk?
Typische Digitalisierung im Handwerk Beispiele sind: digitale Zeiterfassung auf der Baustelle, 3D-Aufmaßsysteme, Software für Angebots- und Rechnungsstellung, Einsatz von Apps für die Baustellendokumentation, Drohnennutzung im Dachdeckerhandwerk oder digitale Lagerverwaltung.
Was ist Digitalisierung im Handwerk?
Handwerk Digitalisierung ist der technologische Wandel innerhalb handwerklicher Betriebe, bei dem analoge Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt oder ergänzt werden – von der Kundenakquise über die Projektabwicklung bis zur Nachkalkulation.
Wie digital ist das Handwerk?
Das Handwerk ist bereits in vielen Bereichen digital aktiv – etwa bei Angebotskalkulation, Kundenkommunikation oder Materialdisposition. Dennoch nutzen viele Betriebe das Potenzial noch nicht vollständig aus.
Laut einer repräsentativen Studie von Bitkom und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks aus dem Jahr 2022 nutzen bereits zu diesem Zeitpunkt 68 % der Handwerksbetriebe in Deutschland digitale Technologien und Anwendungen – das sind deutlich mehr als 2020 mit 53 % oder 2017 mit 45 %. Eine weitere Analyse aus 2024 bestätigt, dass die Digitalisierung im Handwerk in den letzten zwei Jahren deutlich dazugewonnen hat. Digitale Tools würden jetzt zunehmend auch im Arbeitsalltag eingesetzt – und Unternehmen bewerten die Vorteile der Digitalisierung klar positiv.
Was bedeutet digitales Handwerk?
Digitales Handwerk steht für Betriebe, die digitale Technologien wie mobile Endgeräte, Softwarelösungen oder vernetzte Maschinen gezielt einsetzen, um effizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wie kann sich das Handwerk digitalisieren?
Das Handwerk kann sich Schritt für Schritt digitalisieren, indem es gezielt digitale Werkzeuge und Prozesse einführt, die zu seinem Betrieb und Gewerbe passen. Folgende Checkliste kann bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk helfen:
1. Ist-Analyse machen
- Welche Prozesse laufen noch analog?
- Wo gibt es Zeitfresser oder Fehlerquellen?
2. Ziele definieren
- Was soll digitaler werden? (z. B. Auftragsmanagement, Kommunikation)
- Welche Vorteile sollen erzielt werden? (z. B. Zeitersparnis, bessere Kundenbindung)
3. Passende digitale Tools auswählen
- Software für Angebot, Rechnung & Kundenverwaltung
- Apps für Zeiterfassung und Materialverwaltung
- Kommunikations-Tools (E-Mail, Messenger, Kalender)
4. Digitale Geräte bereitstellen
- Tablets oder Smartphones für Mitarbeitende
- Arbeitsplatzrechner mit passender Software
5. Mitarbeitende einbinden & schulen
- Einführung in neue Tools
- Offene Kommunikation zu Veränderungen
- Ansprechpersonen für Fragen bestimmen
6. Prozesse schrittweise digitalisieren
- Zuerst einfache Abläufe digitalisieren (z. B. Zeiterfassung)
- Nach und nach komplexere Prozesse (z. B. digitale Baustellendokumentation)
7. Kundenschnittstellen digital ausbauen
- Website mit Kontaktformular und Online-Terminbuchung
- Mobile Bezahlmöglichkeiten anbieten
- Social Media nutzen
8. Fördermittel prüfen und beantragen
- Programme wie „go-digital“ oder „Digital Jetzt“ nutzen
- Beratung durch Handwerkskammern oder Digitalzentren einholen
9. Erfolge messen und Prozesse anpassen
- Digitalisierungsgrad regelmäßig prüfen
- Feedback von Mitarbeitenden und Kunden einholen
- Verbesserungen umsetzen
Welche spezifischen digitalen Lösungen sind im Handwerk besonders effektiv?
Effizient sind vor allem digitale Zeiterfassungssysteme, mobile Projektmanagement-Tools, Softwarelösungen für Angebot und Rechnungsstellung sowie digitale Lager- und Materialverwaltung. Auch CAD-Anwendungen, digitale Aufmaßsysteme oder CRM-Tools verbessern Arbeitsabläufe und Kundenzufriedenheit.
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