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STARTPUNKTE UND STANDPUNKTE:
Der digitale Wandel im Handwerk
Aktueller Digitalisierungsgrad: Wo steht das Handwerk überhaupt?
Digitalisierung ist in aller Munde – aber noch lange nicht in allen Betrieben, großer Potenziale und wachsender Pflichten zum Trotz. Auch wenn insbesondere die Corona-Pandemie dem digitalen Wandel einen Schub verliehen hat.
Große und kleine Betriebe, Vorreiter und Mitstreiter: Geht es um digitale Transformation in der Gesamtheit aller Handwerksbetriebe, gibt es nach wie vor ein großes Entwicklungspotenzial.
Wo beginnt Digitalisierung im Handwerk?
Digitalisierung im Handwerk ist so facettenreich wie das Handwerk selbst. Zimmerer gebrauchen vollautomatische CNC-Zentren, Bauunternehmer führen Auftraggeber virtuell durch geplante Bauobjekte, Dachdecker nutzen Drohnen, um schwer zugängliche Dächer zu inspizieren, Elektrobetriebe warten Smart-Home-Anlagen per Fernzugriff.
Das digitale Handwerk beginnt jedoch nicht erst bei Robotik und Virtual Reality. Davor steht die digitale Auftragsabwicklung und -verwaltung als fundamentale Komponente des digitalen Wandels: Sie verhilft Handwerksbetrieben zu größerer Produktivität, zu mehr Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit – und genau darum geht es, wenn wir über Digitalisierung in Handwerksbetrieben sprechen.
Digitale Auftragsabwicklung: Ihr Start ins Handwerk 4.0
Der Begriff Handwerk 4.0 fasst den Einsatz digitaler bzw. internetbasierter Technologien und innovativer Methoden zusammen, die Arbeitsabläufe im Handwerk vereinfachen, präzisieren und transparenter machen. Handwerk 4.0 ist demnach nicht nur Drohne oder Exoskelett, sondern auch digitale Auftragsabwicklung:
- Digitales Kunden- und Datenmanagement
- Automatisierte Rechnungsstellung mit intelligenter Forderungsverwaltung
- Digital bzw. mobil erfasste Arbeitszeiten oder Lagerbestände
- Digitale Projekt- und Einsatzplanung
Mit diesen und weiteren Bestandteilen digitaler Auftragsverwaltung optimieren Handwerksbetriebe ihre organisatorischen, planerischen und kaufmännischen Arbeitsabläufe - und schaffen damit eine wichtige Grundlage für die Anbindung weiterer innovativer Technologien.
Die digitale Auftragsabwicklung bildet damit das Fundament von Handwerk 4.0 – darauf konzentrieren wir uns in diesem Ratgeber.
CHANCEN FÜR BETRIEBE:
Was leistet der digitale Wandel im Handwerk?
Digitalisierung gilt im Handwerk als eine der grundlegenden Herausforderungen der heutigen Zeit. Häufig wird sie in einem Atemzug genannt mit Generationenwechsel und Fachkräftemangel, wachsenden Energiekosten und bürokratischen Anforderungen.
Dabei hat die Digitalisierung weit mehr Chancen als Risiken im Gepäck: Mit ihr verschlanken Handwerksbetriebe ihre internen Abläufe, arbeiten wirtschaftlicher und entspannen damit die allgemein knappe Ressourcensituation. Denn Fachkräfte, die weniger Zeit und Energie für Verwaltung und Administration aufbringen, stehen dort zur Verfügung, wo Sie gebraucht werden: in ihrem Handwerk.
Das bringt die digitale Auftragsverwaltung:
Tempo
erhöhen
Typische Abläufe mit digitalen Tools automatisieren, vereinfachen, beschleunigen – mehr schaffen in gleicher Zeit
Personal
entlasten
Konzentration auf Kernkompetenzen, Personalknappheit entspannen, Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Fehler
minimieren
Kalkulationsfehler & fehlerhaftes Abtippen vermeiden (z. B. Stundenzettel, Aufmaß, Eingangsrechnungen)
Gewinn
steigern
Wirtschaftliches Arbeiten statt Zettelwirtschaft, mehr Kalkulationssicherheit, Marge besser kontrollieren
Überblick
gewinnen
Projekte übersichtlich koordinieren, Ressourcen verwalten & verplanen, komplexe Zusammenhänge visualisieren
Standards
wahren
(Steuer-)rechtliche Vorgaben & Dokumentationspflichten erfüllen, Branchenstandards entsprechen (GoBD, GAEB etc.)
Kommunikation
verbessern
Professionelles Kundenmanagement für stärkere Bindung & Zufriedenheit, schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen
Transparenz
erhöhen
Sauber aufgeschlüsselte Kosten & Abrechnung, volle Nachvollziehbarkeit für Auftraggeber & Auftragnehmer zu jeder Zeit
KONKRETE ANWENDUNGSBEISPIELE:
Wie profitiert mein Betrieb von der digitalen Transformation?
Die Digitalisierung Ihrer Auftragsbearbeitung zielt vor allem darauf ab, typische Arbeitsabläufe im Handwerk einfacher, schneller und transparenter zu gestalten. Digitale Tools unterstützen und entlasten Sie und Ihre Mitarbeiter bei zeitintensiven Aufgaben, die sich häufig wiederholen und bei denen sich schnell Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen, wenn sie manuell bearbeitet werden.
Setzen Sie auch mobile Endgeräte und Systeme ein, profitieren Sie nicht nur am Büro-PC von den positiven Effekten der Digitalisierung, sondern in sämtlichen betrieblichen Bereichen: auf der Baustelle und auf dem Weg dorthin, in der Werkstatt, Fertigungs- oder Abbundhalle genau wie im Lager oder Showroom.
Praxis-Beispiele für digitale Vereinfachung:
Sie kalkulieren präzise & gewinnbringend – ohne mühsame Rechnerei
- Vorlagen & vorkalkulierte Bausteine jederzeit variabel anpassen
- Intelligente Kalkulationsassistenten nutzen, Kosten & Abhängigkeiten im Detail durchleuchten
- Stundensätze exakt ermitteln, Marge & Gewinn kontrollieren
Sie erzeugen Auftragsdokumente automatisch – ohne jeden Aufwand
- Vom Angebot aus per Klick zu Arbeitsanweisung oder Packliste
- Abrechnungsrelevante Daten werden von der Software berücksichtigt
- Beliebig viele Abschläge & formal korrekte Schlussrechnung – automatisch sauber aufgeschlüsselt
Sie kennen alle Arbeitszeiten - ohne auf Stundenzettel warten zu müssen
- Arbeitszeiten direkt erfassen, wo sie anfallen – digital & rechtskonform
- Praxistaugliche Erfassungslösungen für Baustelle, Werkstatt, Büro
- Exakte, vollständige Daten gut sortiert empfangen & sofort weiterverarbeiten, ohne mühseliges Entziffern & Abtippen
GESETZLICHE VORGABEN & EU-NORMEN:
Digitalisierung im Handwerk: Was ist Pflicht?
Neben den inneren Bestrebungen, Abläufe im eigenen Betrieb zu digitalisieren, steht der äußere Druck: Behörden und Ausschüsse nehmen das Handwerk immer stärker in die Digitalisierungspflicht. So gibt es eine wachsende Anzahl gesetzlicher Beschlüsse und EU-Normen, die Standards schaffen, Kosten und Aufwand reduzieren und die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben sollen.
Wo Digitalisierung in Handwerksbetrieben zur Pflichtaufgabe wird, stehen weniger die Chancenpotenziale im Vordergrund als vielmehr die Risiken durch Nicht-Digitalisierung. Wer nicht digitalisiert, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren – und riskiert damit rechtliche Verstöße und Bußgelder.
Digitalisierungspflicht - einige Beispiele:
BEISPIEL 1:
Elektronische Rechnungen
Einfachere Abwicklung, geringere Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist lohnenswert – und zudem ab 2025 nicht mehr nur für Geschäfte mit öffentlichen Behörden, sondern auch für alle B2B-Geschäfte verpflichtend.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden und dazu in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Ein einfaches PDF kann nicht automatisiert verarbeitet werden und genügt daher nicht.
Zurzeit gibt es zwei unterschiedliche Varianten der E-Rechnung:
1) „XRechnung“ als Standard der öffentlichen Verwaltung
2) „ZUGFeRD“ als gängiges Dateiformat in der Wirtschaft
Um beide Rechnungsformate empfangen, lesen, verarbeiten und selbst erzeugen zu können, benötigen Handwerksbetriebe eine entsprechende Software.
BEISPIEL 2:
Elektronische Auftragsvergabe
Immer mehr Vergabestellen wickeln ihre Ausschreibungen ausschließlich elektronisch ab – und fordern Angebote von den Unternehmen in elektronischer Form (e-Vergabe). Bei öffentlichen Aufträgen sind Ausschreibungen wie Auftragsvergaben im Oberschwellenbereich bereits seit 2017 verpflichtend vorgeschrieben, im unterschwelligen Bereich seit 2020.
Wer im Ausschreibungsgeschäft mitmischen möchte, ist nur dann konkurrenzfähig, wenn er sich den elektronischen Vergabeverfahren beugt.
Das bringt Vorteile: Angebote sind besser prüf- und vergleichbar, die Kosten für alle Beteiligten sinken und Abwicklung wie Reaktionszeiten sind gegenüber klassischen Postwegen erheblich verkürzt.
Von der Auswahl passender Ausschreibungen über den Download der Vergabeunterlagen bis zur Angebotsabgabe läuft alles digital - mit entsprechender Handwerkersoftware und zusätzlicher Schnittstelle (GAEB) sogar nahtlos ohne Systemwechsel mit der eigenen Auftragskalkulation und -abwicklung.
BEISPIEL 3:
Elektronische Archivierung
Damit Buchführung auch für Dritte nachvollziehbar ist, gilt in Deutschland spätestens seit 2020 die GoBD – und mit ihr u. a. die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form.
Seit 2022 sind Arbeitnehmer zudem auch dazu verpflichtet, begleitende Dokumente zum Lohnkonto digital bereitzustellen, wenn Einzugsstellen oder Betriebsprüfer danach fragen – und ebenfalls nach den Grundsätzen der GoBD zu archivieren.
Word und Excel allein genügen nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäße Buchführung.
Handwerksbetriebe sind jedoch auf der sicheren Seite, wenn sie GoBD-zertifizierte Software einsetzen. Mit ihr sind Daten für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar; Protokollierungs- und Sicherungsmechanismen (z. B. Schreibschutz) unterstützen zudem die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
BEISPIEL 4:
Elektronische Zeiterfassung
Bereits heute ist das Handwerk von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen – das hat das spätestens das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 erneut verdeutlicht.
Noch feilt die Bundesregierung an einem konkreten Gesetz zur systematischen Zeiterfassung, noch besteht Wahlfreiheit bei der Form der Arbeitszeiterfassung. Doch das könnte sich bald ändern:
Denn der aktuelle Gesetzentwurf sieht für Handwerksbetriebe mit mehr als zehn Beschäftigen die elektronische Form der Arbeitszeiterfassung vor.
Die Vorteile liegen hier nicht etwa allein bei der einfacheren Kontrollierbarkeit von Betrieben: Stationäre und mobile Zeiterfassungssysteme verschaffen Betriebe zu schnelleren Daten, besseren Einblicken ins Baugeschehen zu schlankerer Verwaltung und zügiger Abrechnung.
PLAN UND VORBEREITUNG:
Digitalisierung im Handwerk: Wie fange ich an?
Die digitale Auftragsbearbeitung ist das Fundament von Handwerk 4.0. Bevor es ans Fundament geht, sind einige elementare Vorarbeiten nötig - wie jedes Bauprojekt braucht Digitalisierung einen Plan:
Bauplan: Richtig vorarbeiten, wissen, wo’s lang geht
Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihren Bedarf und Ihre Ziele kennen. Wo stehen Sie und wo möchten Sie hin? Welche Maßnahmen und Funktionen digitaler Auftragsbearbeitung passen zu Ihrer betrieblichen Realität, zu Ihren Mitarbeitern, zu Ihrem Gewerk – und welche dieser Maßnahmen haben Priorität, aus gesetzlicher und aus betrieblicher Sicht? Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand, sprechen Sie mit Branchenkollegen – und lassen Sie sich von Anwendungsspezialisten beraten.
Bauplatz: Hindernisfreie Umgebung schaffen, um loszulegen
Eine hochwertige IT-Ausstattung und eine stabile, schnelle Internetverbindung sind wichtige Voraussetzungen – genau wie die erforderliche Bereitschaft Ihrer Belegschaft, sich auf den Fortschritt einzulassen. Holen Sie Ihre Mannschaft frühzeitig ins Boot und Sie können auf ihren Rückhalt zählen. Auch die Prüfung, ob für Ihr Digitalisierungsvorhaben eine Förderung von Land oder Bund in Frage kommt, kann Teil Ihrer Vorbereitung sein.
Baumaschinen: Leistungsstarkes Equipment zulegen, das Sie an Ihre Ziele bringt
Gute Arbeit verlangt gutes Werkzeug. Wollen Sie volle Power in der digitalen Auftragsbearbeitung, benötigen Sie neben einer entsprechenden IT-Infrastruktur eine funktionale Handwerkersoftware als zentrales digitales Werkzeug, mit dem Sie Ihre Digitalisierungs-Ziele vollumfänglich umsetzen können. Standardsoftware oder Maßanfertigung, Ein- oder Mehrplatzlizenz, Anbindung von Drittsystemen, Wartung: Vergleichen Sie Angebote und suchen Sie auch hier professionelle Beratung.
Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, kann es losgehen: Der Weg ist frei für die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs! In fünf Schritten zur richtigen Handwerkersoftware: Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Bedarf erkennen, Ziele und Leistungen bestimmen, Angebote vergleichen und Ihre Investition absichern.
AUS ALTEN MUSTERN AUSBRECHEN:
Digitalisierung im Handwerk: Typische Vorbehalte
Die Digitalisierung in Handwerksbetrieben geht eher schleppend voran. Unter anderem, weil viele anderes im Kopf haben - wie den Fachkräftemangel. Dieser wird jedoch nicht dadurch gelöst, indem gut ausgebildete Handwerker ihre wertvolle Arbeitskraft für aufwendige Verwaltungsaufgaben aufbringen.
Dennoch setzen viele Betriebe nach wie vor z. B. auf gedruckte Stundenzettel, manuelle Rechnungsstellung und händische Kalkulation. Weil das immer so war, weil man schon irgendwie klarkommt, weil man sich scheut vor Veränderung oder hohen Kosten, weil die Zeit fehlt für Auswahl und Einführung neuer Systeme. Typische Vorbehalte wie diese stehen der digitalen Transformation im Weg. Das schadet in erster Linie den Betrieben selbst. Die Gründe, warum Handwerker in ihren alten Mustern verharren, sind häufig ähnlich – und oftmals paradox:
Es fehlt die Zeit für digitale Transformation, eben weil nicht digital gearbeitet wird:
Der kurzfristigen Zeitinvestition für Auswahl und Einführung digitaler Systeme steht ein dauerhafter Zeitvorteil gegenüber, weil digitale Werkzeuge helfen, wertvolle Zeit einzusparen. Der Zeiteinsatz amortisiert sich schnell um ein Vielfaches.
Es fehlen die Rücklagen für neue Soft- und Hardware, eben weil nicht investiert wird:
Digitale Tools machen die Arbeit wirtschaftlicher und machen sich bezahlt. Mit ihnen lässt sich wertvolle Arbeitskraft einsparen und die Liquidität erhöhen: z. B. weil gewinnbringender kalkuliert werden kann, weil bei der Abrechnung keine Kosten mehr übersehen werden.
Es fehlen digital erfahrene Mitarbeiter, eben weil nicht digitalisiert wird:
Qualifizierte „Digital Natives“ lassen sich eher für Betriebe gewinnen, die sich modern präsentieren und die digital arbeiten. Für die ältere Stammbelegschaft gilt: Wer nicht digital arbeitet, kann und wird es auch nicht lernen.
Wer den Kopf in den Sand steckt und Digitalisierung wie Konkurrenz an sich vorbeiziehen lässt, kann sich nicht weiterentwickeln. Unbestreitbar ist, dass Digitalisierung Veränderung bedeutet. Jedoch sind diese mehrheitlich positiv. Denn es sind vor allem Erleichterungen, die dank digitaler Werkzeuge Einzug in die Geschäftsprozesse halten. Und auch die Einführung digitaler Systeme ist einfacher, als die meisten glauben: So räumen flexible Finanzierungsmodelle, umfassende Hilfs- und Schulungsangebote sowie spezieller Neukundensupport die o. g. Vorbehalte aus dem Weg – und führen Betriebe raus aus dem Teufelskreis.
DIE RICHTIGE SOFTWARE:
Digitalisierung im Handwerk mit Sander & Doll
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre betrieblichen Abläufe zu digitalisieren und damit zu vereinfachen. Entscheiden Sie sich für einen Beratungstermin, wird ein Sander & Doll Software-Experte mit Ihnen gemeinsam, vor Ort bei Ihnen im Betrieb, Ziele und Anforderungen abstecken und Ihnen die dazu passenden Lösungen aus unserem digitalen Werkzeugkasten präsentieren.
Handwerkersoftware von Sander & Doll ist erste Wahl, wenn Sie nach digitalen Tools mit handfestem Nutzen und zuverlässigem Service suchen, wenn Sie produktiv und rechtskonform arbeiten und mehr Handwerker als Kaufmann sein möchten.
Digitale Auftragsbearbeitung mit unserer Handwerkersoftware:
Wissen, woran Sie sind:
- Komplett-Software & Support aus einer Hand
- Etablierter Anbieter im deutschsprachigen Raum mit 35 Jahren Expertise speziell im Handwerk
- Software an >26.000 Arbeitsplätzen installiert
Bekommen, was Sie brauchen:
- Funktionen nach Bedarf zusammenstellen & flexibel erweitern
- Nur bezahlen, was Sie wirklich brauchen
- Schnell erreichbarer Anwender-Support auch an Samstagen
Vereinfachen, was das Zeug hält:
- Rundum-Vereinfachung kaufmännischer und organisatorischer Abläufe
- Mehr Zeit gewinnen für Kernkompetenzen
- Intuitiver Aufbau & einfache Bedienbarkeit, schnelle Einarbeitung
