GUT ZU WISSEN:
E-Rechnung mit Sander & Doll Software
Auf dieser Seite:
EINFÜHRUNG:
Was ist eine E-Rechnung?
Das „E“ in E-Rechnung steht, analog zu E-Bike oder E-Auto, für „elektronisch“. Eine E-Rechnung wird elektronisch übermittelt und empfangen. Darüber hinaus, und das ist ihr kennzeichnendes Merkmal, ist sie maschinenlesbar. Dadurch kann sie komplett elektronisch verarbeitet werden.
Voraussetzung für die Maschinenlesbarkeit einer E-Rechnung ist ihr strukturiertes Dateiformat. Strukturiert bedeutet, dass Rechnungsinformationen nach festem Schema in klar definierten Feldern organisiert sind. Jedes Datenfeld hat dabei eine spezifische Bedeutung (z. B. „Rechnungsnummer“ oder „Rechnungsdatum“) und kann auf diese Weise von einer Software eindeutig zugeordnet und interpretiert werden.
Dem gegenüber steht eine PDF-Rechnung, die nicht oder nur eingeschränkt maschinell lesbar ist. Ein übliches PDF, genau wie ein Word-Dokument, ein JPG, PNG, TIFF oder auch eine eingescannte Papierrechnung, ist lediglich ein elektronisches Abbild einer Papierrechnung. Dass diese digital erstellt und versendet wird, macht sie noch nicht zu einer elektronischen Rechnung.
Ab 2025 sind ausschließlich jene Rechnungen „elektronische Rechnungen“, die in einem strukturierten Format vorliegen (wie aktuell XRechnung oder ZUGFeRD) und damit der Europäischen Norm EN 196931 entsprechen. Rechnungen, die in unstrukturierten Formaten wie PDF oder JPG übermittelt werden – oder herkömmliche Papierrechnungen – fallen dann unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.
NEUE EU-NORM:
Pflicht zur E-Rechnung im Handwerk
Ab Januar 2025 sind Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen ausschließlich in Form von E-Rechnungen zulässig. Lesen Sie hier, welche Regeln und Ausnahmeregelungen gelten und in welchen Stufen die neue Verpflichtung zu E-Rechnungen in Kraft treten wird.
EFFIZIENZ UND AUTOMATISIERUNG:
Vorteile von E-Rechnungen
E-Rechnungen verfolgen das Ziel, das Rechnungswesen in Deutschland zu modernisieren. Sie sollen Effizienz und Sicherheit des elektronischen Rechnungsaustauschs erhöhen und die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung erleichtern.
Aber was nützen E-Rechnungen dem Handwerker?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung zeigt einmal mehr, dass sich Betriebe der Digitalisierung kaum noch entziehen können. Sofern sich Handwerksbetriebe für die vielfältigen Potenziale ganzheitlicher digitaler Abläufe öffnen, hat die neue E-Rechnungsverordnung neben Vorgaben auch Vorteile im Gepäck, von denen kleine wie große Handwerksbetriebe profitieren können.
E-Rechnungen bringen einen Effizienzgewinn. Sie lassen sich schneller, kostengünstiger und umweltfreundlicher zustellen und ermöglichen eine durchgehend digitale Bearbeitung. Angefangen bei der Rechnungserstellung bis hin zur Zahlung der Rechnungsbeträge – ohne den manuellen Aufwand, Rechnungsdaten vergleichen oder händisch erfassen zu müssen.
Aufgaben verschlanken
Werden E-Rechnungen digital empfangen bzw. erstellt und im gleichen System auch digital verarbeitet, fallen manuelle Arbeitsschritte weg. Das reduziert Aufwand wie Fehlerquote.
Standards wahren
Die von Gesetzgeber, Finanzamt und Geschäftspartner geforderten Anforderungen an die Rechnungstellung sind einfach umsetzbar, Sie bleiben wettbewerbsfähig und erfüllen wichtige Branchenstandards.
Kosten und Platz einsparen
E-Rechnungen kosten weder Papier noch Porto, elektronische Rechnungen müssen zwar auch aufbewahrt werden, benötigen dabei aber weder Aktenordner noch Lagerplatz und sind zudem schneller abrufbar.
Zahlungszyklen verkürzen
Ein schnellerer Rechnungseingang und automatische Bezahlprozesse bei Ihren Partnern führen insgesamt zu kürzeren Durchlaufzeiten, was sich wiederum positiv auf die betriebliche Liquidität auswirkt.
E-RECHNUNG SOFTWARE:
E-Rechnung erstellen & verwalten
Viele deutsche Betriebsinhaber, die ihre Rechnungen bislang als PDF- oder als Papierrechnung versendet haben, stehen vor vielen wichtigen Fragen: Wie erstelle ich eine E-Rechnung? Was brauche ich, um eine E-Rechnung erstellen zu können? Und wie gehe ich sicher, dass eine E-Rechnung den neuen Vorgaben entspricht?
- E-Rechnung Software: Um eine E-Rechnung erstellen zu können, muss ein Unternehmen die rechtlichen Vorgaben kennen und eine geeignete Software nutzen. Anbieter gängiger Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme werden es bis spätestens Jahresende Updates bereitstellen, damit Anwender mit den vorgeschriebenen strukturierten Datenformaten umgehen können.
Kostenlose Tools für E-Rechnungen
Es gibt Freeware-Tools im Internet, mit denen sich gültige E-Rechnungen erstellen und visualisieren lassen. Unter anderem hat das Bundesministerium für Finanzen angekündigt, eine kostenlose Lösung zur Verfügung zu stellen. Bei der Nutzung solcher Lösungen, das sollten Betriebe unbedingt bedenken, lösen sich die Vorteile von E-Rechnungen allerdings in Luft auf: Allgemeines Ziel ist eine Bearbeitung von Rechnungsdaten in einem nahtlosen digitalen Prozess. Werden Rechnungsinformationen nun händisch von einem in ein anderes System überragen, nur um einem neuen Format gerecht zu werden, werden Arbeitsschritte nicht automatisiert, sondern verkompliziert. Handwerksbetriebe profitieren nur dann von E-Rechnungen, wenn sie diese in einem einheitlichen System verwalten und verarbeiten – ohne Medienbruch und ohne manuelle Doppel-Eingaben. - Rechnungsdaten: Die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch bei einer E-Rechnung vorhanden sein. Dazu gehören z. B. Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Rechnungsnummer und -datum, Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Produkte, Netto-Betrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
- Generierung: Stehen alle rechnungsrelevanten Daten bereit, kann der Anwender die Erstellung einer E-Rechnung in seiner Software, sofern sie diese Funktionalität mitbringt, mit nur wenigen Klicks anstoßen. Ergebnis ist eine XML-Datei bzw. ein XML-Datenpaket, die alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form enthält.
- Rechnungsformat: Welches E-Rechnungsformat gewählt wird, hängt dabei von Auftragsart und Vertragspartner ab: Öffentliche Vergabestellen fordern z. B. den Austausch von Rechnungsinformationen im Format XRechnung.
- Überprüfung: Einige Plattformen und Tools bieten eine Validierung an, um zu überprüfen, ob das Rechnungsformat den geforderten Standards entspricht.
- Übermittlung: Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 schreibt grundsätzlich keinen speziellen Übertragungsweg vor. Handwerksbetriebe können E-Rechnungen demnach weiterhin per E-Mail versenden (z. B. als ZUGFeRD-PDF mit XML-Anhang). Bei öffentlichen Auftraggebern ist es jedoch üblich, E-Rechnungen über spezifische Portale wie das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder OZG-RE (für Bundesbehörden) hochzuladen. Hier wird meist das Format XRechnung verlangt.
Verwaltung: Moderne Systeme ermöglichen eine automatische Integration in die internen Prozesse, sodass viele manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Fehlerquote sinkt, z. B.:- Automatisch Verbindlichkeiten erstellen und diese in einer Offenen-Posten-Liste überwachen
- Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand generieren
- Revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der GoBD
E-RECHNUNG SOFTWARE:
E-Rechnung empfangen & weiterverarbeiten
Um E-Rechnungen verarbeiten zu können, müssen Handwerksbetriebe einige technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen. Dazu zählt insbesondere die Einrichtung einer IT-Infrastruktur, die den Empfang sowie die maschinelle Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten unterstützt.
- Empfang von E-Rechnungen: Je nach Dateiformat und Senderkanal gibt es unterschiedliche Wege, E-Rechnungen zu empfangen: E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteten XML-Daten) werden häufig als E-Mail-Anhang gesendet. Die E-Mail enthält dann eine PDF-Datei, die neben dem menschenlesbaren Inhalt auch die maschinenlesbaren XML-Daten enthält. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen E-Rechnungen hingegen oft über spezielle Rechnungsportale zur Verfügung. Unternehmen müssen sich bei diesen Portalen registrieren, um Rechnungen herunterzuladen.
- Import von E-Rechnungen: Viele moderne Softwarelösungen, z. B. das Rechnungsprogramm von Sander & Doll, sind bereits für den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet. Diese Softwarelösungen können strukturierte Rechnungen importieren und ggf. in einem weiteren Schritt prüfen, ob die empfangene Rechnung den formalen, technischen und inhaltlichen Anforderungen entspricht.
- Weiterverarbeitung von E-Rechnungen: Der Vorteil einer E-Rechnung liegt darin, dass ihre Daten in strukturierter Form ausgelesen und in den internen Workflow integriert werden können, sodass viele Arbeitsschritte vereinfacht werden, z. B.:
- Automatischer Abgleich mit Bestellungen oder Lieferscheinen
- Weitergabe an ein Buchhaltungssystem – die manuelle Dateneingabe entfällt, Fehler werden reduziert
- Automatische Buchung auf das passende Konto und Zahlungsfreigabe, sofern alle Daten vollständig und korrekt sind
- Archivierung von E-Rechnungen nach den Grundsätzen der GoBD
Mit Branchensoftware von Sander & Doll sind Erstellung, Empfang & Verarbeitung von E-Rechnungen kein Problem. Überzeugen Sie sich selbst!
E-RECHNUNG FORMAT:
Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD & Co.
Strukturiert oder unstrukturiert, hybrid und nicht hybrid, E-Rechnung, XRechnung, ZUGFerd:
Wer noch keine E-Rechnungen verarbeitet, muss sich erst einmal zurechtfinden in der Fülle neuer Fachbegriffe – und herausfinden, worauf es für den eigenen Betrieb ankommt.
Zurzeit kursieren noch einige Unklarheiten und Missverständnisse. So halten z. B. noch immer viele Organisationen PDF-Rechnungen, die digital erstellt und versendet werden, für elektronische Rechnungen. Die folgenden Erläuterungen schaffen Klarheit:
E-Rechnung
Eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XML) ausgestellt, übertragen und empfangen wird, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen und damit den Vorgaben der der europäischen Norm EN 16931 entspricht, ist eine E-Rechnung bzw. elektronische Rechnung.
Strukturiertes Datenformat
In einem strukturierten Datenformat liegen Informationen in klar definierten Feldern und einer vordefinierten Struktur vor, sodass sie direkt maschinell verarbeitet werden können (Beispiel: XML). Ein strukturiertes Datenformat ist kennzeichnendes Merkmal einer R-Rechnung.
Hybrides Datenformat
Ein Format hat einen hybriden Charakter, wenn es sowohl eine menschenlesbare als auch eine maschinenlesbare Komponente enthält. Ein Beispiel ist ZUGFeRD, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
PDF-Rechnung
Eine Rechnung, die als PDF-Datei vorliegt, ist zwar eine digitale, aber keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Norm. Sie ist lediglich eine elektronische Darstellung einer Papierrechnung, die für Menschen lesbar, aber nicht ohne Weiteres maschinell verarbeitbar ist. Der Rechnungsempfänger kann die unstrukturierten Inhalte einer PDF-Rechnung nur mit zusätzlichen Zwischenschritten (z. B. Texterkennung über Optical Character Recognition) in seinen Systemen digital verarbeiten, eine automatische Weiterverarbeitung ist nicht möglich. Damit ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung, sondern zählt zu den „sonstigen Rechnungen“.
Sonstige Rechnungen
Zu dieser Gruppe gehören alle eher klassischen, unstrukturierten Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen. Dazu zählen neben klassischen Papierrechnungen auch eingescannte Papierrechnungen, genau wie Word-Dokumente und Rechnungen in den Dateiformaten PDF, JPG, PNG, oder auch TIFF.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format ist ein Datenpaket aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem menschenlesbaren PDF-Dokument. Die Kombination aus PDF mit eingebetteter strukturierter XML-Datei macht ZUGFeRD zu einem hybriden Rechnungsformat.
XML-Datei
XML ist ein weit verbreitetes textbasiertes Datenformat und steht für „eXtensible Markup Language“. XML besteht wie HTML aus sogenannten Tags, die zwischen spitzen Klammern '<' '>' stehen. Wird eine XML-Datei z. B. über ein Textverarbeitungsprogramm geöffnet, reihen sich die in ihr enthaltenen Rechnungsinformationen meist kryptisch in Form unübersichtlicher Endloszeilen aneinander, etwa in der Form <invoiceNumber>12345</invoiceNumber><invoiceDate>2024-10-08</invoiceDate><totalAmount>500.00</totalAmount> usw. Ohne geeignete Software sind diese Inhalte für Menschen nicht bzw. kaum lesbar.
XRechnung
Das Format XRechnung enthält ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare XML-Daten ohne optischen Bestandteil. Rechnungsinformationen werden in einen XML-Datensatz gewandelt und als XML-Datei gespeichert. Diese Datei kann beim Rechnungsempfänger elektronisch gelesen werden. Das Format XRechnung wurde speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland (B2G) entwickelt, wo es bereits seit 2020 verpflichtend eingesetzt wird.
EDI
EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und damit für den elektronischen Austausch geschäftlicher Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zwischen Geschäftspartnern auf branchenübergreifender, globaler Ebene. Diese Daten werden in strukturierter Form ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht. Der Standard EDIFACT legt, als Bestandteil von EDI, einheitliche Datenformate und Codes fest, um einen international reibungslosen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen zu ermöglichen.
Die Rechnungsformate ZUGFeRD, XRechnung und PDF im Vergleich:
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Zielgruppe |
B2B und B2G |
Primär B2G |
B2C und (bis Ende 2024) B2B |
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Formattyp |
Hybride Struktur: PDF als visueller |
Reines XML-Format ohne visuellen |
Rein bildhaft, |
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Lesbarkeit |
Menschenlesbar (durch PDF) und |
Ausschließlich maschinell lesbar |
Menschenlesbar, nicht bzw. |
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Gültigkeit nach EU-Norm 16931 |
Ja |
Ja, verpflichtend für den öffentlichen |
Nein |
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Automatisierte Verarbeitung |
Ja |
Ja |
Nein |
FAQ E-Rechnung Handwerk - die häufigsten Fragen & Antworten
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist mehr als nur eine digital erstellte oder per E-Mail versendete Rechnung. Sie liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor – zum Beispiel im XML-Format – und kann dadurch automatisiert verarbeitet werden. Der entscheidende Unterschied zu einem einfachen PDF oder einer Papierrechnung besteht darin, dass die Daten der E-Rechnung so organisiert sind, dass Buchhaltungs- oder ERP-Systeme sie direkt auslesen und weiterverarbeiten können – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Ab 2025 gelten nur solche strukturierten Formate als echte E-Rechnungen im Sinne der EU-Norm EN 16931.
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Das betrifft auch Handwerksbetriebe, sofern sie Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Die Umstellung erfolgt in mehreren Stufen, sodass kleinere Unternehmen mehr Zeit für die technische und organisatorische Anpassung haben. Wichtig ist: Ab diesem Zeitpunkt gelten PDF-Dateien oder Papierrechnungen nicht mehr als gesetzeskonforme Rechnungen. Wer also auch weiterhin geschäftsfähig bleiben möchte, sollte frühzeitig auf E-Rechnungslösungen umsteigen.
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile – vor allem für Betriebe, die ihre Prozesse digitalisieren möchten. Sie spart Papier, Porto und Lagerfläche, da alles digital verarbeitet und archiviert werden kann. Durch die strukturierte Datenübertragung entfallen viele manuelle Arbeitsschritte, was Zeit spart und Fehler reduziert. Außerdem lassen sich Zahlungsprozesse beschleunigen: E-Rechnungen werden schneller verarbeitet, wodurch sich auch die Durchlaufzeiten und Zahlungseingänge verbessern. Zudem stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bleiben gegenüber Kunden und Behörden wettbewerbsfähig.
Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Softwarelösung, die das strukturierte Rechnungsformat unterstützt – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Viele gängige Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme bieten bereits entsprechende Funktionen oder stellen rechtzeitig zum Inkrafttreten der Pflicht Updates bereit. Alternativ gibt es auch kostenlose Tools, mit denen sich E-Rechnungen erzeugen lassen. Diese eignen sich jedoch nur bedingt für den dauerhaften Einsatz im Betrieb, da sie meist manuelle Zwischenschritte erfordern und damit die Vorteile der Automatisierung zunichtemachen. Ziel sollte es sein, die Erstellung und Verwaltung direkt in einem durchgängigen System abzubilden – ohne Medienbruch.
Damit Ihr Betrieb E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann, muss eine geeignete IT-Infrastruktur vorhanden sein. Die E-Rechnung wird meist per E-Mail im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteten XML-Daten) oder über spezielle Rechnungsportale bereitgestellt – etwa das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) für Bundesbehörden. Moderne Rechnungsprogramme können diese Daten automatisch importieren, prüfen und zur Buchhaltung weiterleiten. So lassen sich z. B. Bestellungen mit Rechnungen abgleichen, Verbindlichkeiten automatisch buchen und Zahlungsvorgänge ohne manuellen Aufwand anstoßen. Auch die Archivierung erfolgt revisionssicher – entsprechend den GoBD-Vorgaben.
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei gängige Formate für E-Rechnungen – mit jeweils unterschiedlichen Eigenschaften:
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XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das keine visuelle Darstellung enthält. Es wird insbesondere im öffentlichen Sektor (B2G) verwendet.
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ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Damit ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar und eignet sich gut für B2B-Geschäfte.
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PDF-Rechnungen, wie sie bisher oft verwendet wurden, sind zwar digital, aber nicht strukturiert und deshalb nicht maschinell verarbeitbar. Ab 2025 gelten sie daher nicht mehr als gültige E-Rechnungen im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben.
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