GUT ZU WISSEN:
E-Rechnung mit Sander & Doll Software
Eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten, in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung – mit Handwerkersoftware von Sander & Doll seit Jahren kein Problem.
- Die Erstellung von E-Rechnungen ist bereits mit dem Sander & Doll Basis-Modul „Auftragsabwicklung & Kundenkorrespondenz“ mühelos möglich.
- Einfach wählen, ob eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder im XRechnung angelegt werden soll – fertig.
- Ist zusätzlich das Sander & Doll Modul „Einkauf“ im Einsatz, lassen sich empfangene E-Rechnungen bequem per Drag & Drop den Verbindlichkeiten hinzufügen. Die Software erstellt daraufhin auf Basis der in der E-Rechnung enthaltenen Daten automatisch eine Verbindlichkeit.
Sie sind bereits Kunde? Wenden Sie sich gerne bei allgemeinen und konkreten Anwenderfragen zur E-Rechnung, wie gewohnt, an unsere Hotline.
Auf dieser Seite:
E-RECHNUNG PFLICHT 2025:
Was ist neu?
Im öffentlichen Auftragswesen (B2G) gilt bereits seit 2020 die sogenannte E-Rechnungsverordnung. Elektronische Rechnungen sind also nichts Neues – ihre verpflichtende Nutzung für sämtliche Unternehmen hingegen schon.
So müssen ab Januar 2025 ausnahmslos alle Unternehmer im Handwerk in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – der große Generalunternehmer der Bauwirtschaft genau wie der Kleinstbetrieb, ganz gleich ob Fliesenleger oder Zimmerer, Friseur oder Schuster.
E-Rechnung: Neue Begriffsdefinition
Neu ist auch die Definition einer „elektronischen Rechnung“, an die sich Handwerks- und andere Betriebe erst gewöhnen müssen. Als elektronische Rechnung gilt ab 01.01.2025 nur noch eine Rechnung, die
1) elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die
2) durch ihr strukturiertes Datenformat maschinenlesbar und daher komplett elektronisch verarbeitbar ist.
Das strukturierte elektronische Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Gültige Rechnungsformate sind XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Als „sonstige Rechnungen“ werden ab 2025 Rechnungsformate zusammengefasst, die nicht diesen Kriterien entsprechen. Das sind klassische Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die zwar elektronisch erstellt und versendet werden (wie z. B. eine PDF-Rechnung), die aber in einem unstrukturierten Datenformat vorliegen.
Hinweis: Dateiformate wie PDF, JPG, PNG, TIFF sind nicht oder nur sehr eingeschränkt maschinell lesbar. Sie sind, genau wie eine eingescannte Papierrechnung, lediglich elektronische Abbilder einer Papierrechnung. Erst ein strukturiertes Dateiformat, in dem Rechnungsinformationen nach einem festen Schema in klar definierten Feldern organisiert sind, macht eine Rechnung zu einer E-Rechnung im Sinne der neuen Gesetzgebung.
E-RECHNUNG PFLICHT 2025:
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich alle Handwerksbetriebe, die
… Geschäfte mit anderen Firmen machen.
Von der Materialbeschaffung im Großhandel bis zur Beauftragung von Subunternehmern: Jeder handwerkliche Betrieb erbringt Leistungen gegenüber anderen Unternehmen oder empfängt Leistungen von anderen Unternehmen, selbst wenn er ausschließlich private Kunden bedient. Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt auch für Kleingewerbetreibende, selbst wenn diese umsatzsteuerbefreit sind und keine Vorsteuer abziehen.
… ihren Sitz in Deutschland haben.
Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte innerhalb Deutschlands. Existiert kein Sitz im Deutschland, genügen auch Wohnsitz bzw. gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst demnach noch keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung aus.
… Rechnungen ab 250 EUR ausstellen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung ist auch an den Rechnungswert geknüpft. Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtwert von weniger als 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Auch Fahrausweise sowie Rechnungen über steuerfrei erbrachte Services (z. B. Gesundheits- und Sozialleistungen) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
E-RECHNUNG PFLICHT 2025:
Zeitplan und Übergangsregelungen
Der Startschuss für die E-Rechnungspflicht fällt am 1. Januar 2025. Da die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung aber insbesondere für kleinere Unternehmen einen größeren Umstellungsaufwand bedeutet, räumt der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen ein.
- Ab sofort muss Ihr Betrieb – und mit Ihnen jeder andere Unternehmer ohne Ausnahme – in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
- Der Versand einer E-Rechnung nach neuer Vorgabe ist nun nicht mehr an eine vorherige Zustimmung durch Sie als Rechnungsempfänger geknüpft. Nur bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.
Übergangsregelung: Sind Sie Rechnungsaussteller, sind neben elektronischen Rechnungen auch im B2B-Bereich noch bis Ende 2026 weiterhin klassische „sonstige Rechnungen“ (z. B. als PDF oder auf Papier) zulässig, sofern der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt.
Hinweis: Haben Sie jetzt noch keine passende Software im Einsatz, sind viele eingehende Rechnungen nach neuem Standard nicht mehr les- und verarbeitbar!
- Spätestens jetzt muss Ihr Betrieb bei innerdeutschen B2B-Geschäften auch selbst gültige elektronische Rechnungen erstellen und versenden können.
Übergangsregelung: Liegt Ihr Vorjahresumsatz unterhalb von 800.000 EUR, dürfen Sie auch weiterhin, noch bis Ende 2027, „sonstige Rechnungen“ versenden, sofern der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt.
Unternehmen mit Umsätzen oberhalb dieser Grenze dürfen Rechnungen noch bis Jahresende mittels etabliertem EDI-Verfahren ausstellen (noch ohne Daten-Extraktion in ein gültiges Format nach EU-Norm).
Hinweis: Beachten Sie, dass eine „sonstige Rechnung“ dort, wo eine E-Rechnung verpflichtend wäre, grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
- Die E-Rechnungspflicht gilt nun zwingend für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
- Das EDI-Verfahren ist nur noch dann zulässig, wenn Rechnungsdaten richtig und vollständig in ein Datenformat extrahiert werden, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
URSPRUNG & HINTERGRUND:
Warum kommt die E-Rechnungspflicht?
E-Rechnungen – das betraf doch bislang nur größere Betriebe der Bauwirtschaft oder jene, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Warum überhaupt wird die E-Rechnung jetzt für alle verpflichtend? Wieso genügt es schon bald nicht mehr, Rechnungen als PDF oder auf Papier zu versenden?
Die Gründe für die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen sind vielfältig, an ihrer Einführung führt kein Weg vorbei:
Bekämpfung von Steuerbetrug
Insbesondere im Bereich Umsatzsteuer kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken sind. E-Rechnungen können automatisiert ausgewertet werden: Das führt zu mehr Transparenz bei Geschäftstransaktionen und ermöglicht vereinfachte Kontrollen – möglicher Betrugsfälle werden durch die Finanzbehörden schneller erkannt. Durch das Schließen der sogenannten Mehrwertsteuerlücke möchte die Bundesregierung jährliche Steuerausfälle in Höhe von bisher rund 23 Milliarden Euro signifikant reduzieren.
Digitalisierung und Effizienzsteigerung
Die E-Rechnungspflicht soll dazu beitragen, die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken. Durch den Wegfall von Papierrechnungen und manuellen Prozessen können Unternehmen effizienter arbeiten und Kosten einsparen. Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfangreicheren Maßnahmenpakets, das mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) final verabschiedet wurde.
Standardisierung
Mit der Einführung von E-Rechnungen wird der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen vereinheitlicht. Dies ermöglicht u. a. eine bessere Nachverfolgbarkeit von Geschäftstransaktionen, was nicht nur die Kontrollen der Finanzbehörden, sondern auch das Rechnungsmanagement innerhalb der Unternehmen erleichtert.
Angleichung an EU-Vorgaben
In Deutschland wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2020 durch die E-Rechnungsverordnung in nationales Recht umgesetzt. Diese betraf zunächst primär den öffentlichen Sektor – die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht orientiert sich ebenfalls an den Standards dieser EU-Richtlinie; künftig sind ebenfalls nur noch jene Rechnungsformate zulässig, die den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Darüber hinaus hat eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age - kurz: ViDA) ein Maßnahmenpaket erarbeitet, um die Digitalisierung in der EU voranzutreiben und damit insbesondere den Steuerbetrug einzudämmen. Die Maßnahmen sehen u. a. die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung sowie die Einführung eines zentralen Meldesystems vor. Das Wachstumschancengesetz sowie die E-Rechnungspflicht ab 2025 leiten erste Schritte in die Wege, damit die EU-weiten ViDA-Maßnahmen zeitnah in nationales Recht umgesetzt werden können.
Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die E-Rechnungen bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr gemacht haben.
E-RECHNUNG PFLICHT 2025:
Lösung für Handwerker
Sollte das Wachstumschancengesetz doch Bürokratie abbauen, klingt die mit dem Gesetz in Kraft tretende E-Rechnungspflicht zunächst nur nach einer zusätzlichen neuen Vorgabe, die die Bürokratielast auf deutsche Handwerkbetriebe weiter erhöht.
Für die einen ein alter Hut, für die anderen eine enorme Umstellung
Wer schon frühzeitig auf digitale Lösungen umgestellt hat oder wer seit Jahren mit öffentlichen Auftraggebern zu tun hat, bekommt die Änderungen rund um die elektronische Rechnungstellung kaum zu spüren. Wem der Abschied vom Papier aber schwerfällt und wer sich dem Digitalisierungsdruck bisher weitgehend entzogen hat, dem verlangt die Umstellung auf die neuen elektronischen Formate einiges ab. Insbesondere kleine und mittlere Handwerksbetriebe stehen jetzt vor einer größeren organisatorischen und technischen Herausforderung, die unumgänglich ist.
Einfache Lösungen für Handwerker
Es besteht aber kein Grund zur Panik: Der Markt hält praxistaugliche und anwenderfreundliche Systeme bereit, mit denen auch kleinere Handwerksbetriebe diese Herausforderung meistern können. Anbieter gängiger Rechnungsprogramme werden spätestens bis Ende 2024 Updates bereitstellen, damit ihre Nutzer mit den vorgegebenen strukturierten Datenformaten umgehen können.
Passgenaues Angebot für Ihren Betrieb
Angebote gibt es viele, aber nicht jedes passt gut zu Ihnen und zu Ihrem Betrieb. Es ist in jedem Fall ratsam, die gesetzliche Notwendigkeit zum Anlass zu nehmen, die eigenen kaufmännischen Abläufe der Auftragsbearbeitung zu hinterfragen und zu überlegen, wie diese ganzheitlich vereinfacht werden können – direkt in einem Zuge mit der Einführung elektronischer Rechnungstellung.
Es gibt auch kostenlose Tools und Viewer im Internet, mit denen sich gültige E-Rechnungen erstellen und visualisieren lassen. Betriebe sollten hierbei aber bedenken, das sich die mit der E-Rechnung verbundenen Effizienzgewinne bei der Nutzung solcher Angebote in Luft auflösen: Grundlegendes Ziel der E-Rechnungspflicht ist die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten – und damit effizientere Abläufe nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern auch für Sie als Unternehmen. Holen Sie sich nun, losgelöst von einem größeren Digitalisierungsplan, eine schnelle Lösung ins Haus, sind Sie vielleicht „irgendwie“ in der Lage. E-Rechnungen anzeigen und ggf. auch erstellen zu können. Die im Betrieb eingesetzten Anwendungen sind dann aber meist nicht gut aufeinander abgestimmt. Rechnungsinformationen und weitere Daten müssen folglich händisch und fehleranfällig z. B. aus Word oder Excel in das neue System übertragen werden, nur um einem neuen Rechnungsformat gerecht zu werden. Dadurch werden Arbeitsschritte nicht vereinfacht, sondern sogar zusätzlich erschwert. Als Handwerksbetrieb profitieren nur dann von E-Rechnungen, wenn sie die elektronische Rechnungstellung als Teil ihrer gesamten Auftragsverwaltung in einem einheitlichen System verarbeiten – ohne Medienbruch und ohne unnötige manuelle Doppel-Eingaben.
Der Papierkram nimmt ohnehin schon zu viel wertvolle Zeit in Anspruch – legen Sie daher Wert darauf, dass die Software zur Anzeige und Verarbeitung elektronischer Rechnungen nicht noch mehr Aufwand erzeugt, sondern Energiereserven schont. Lassen Sie sich in jedem Fall beraten und entscheiden Sie sich für eine Rechnungssoftware, die nicht nur den gesetzlichen, sondern auch Ihren eigenen individuellen Anforderungen gerecht wird.
