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EINFÜHRUNG:
Was ist eine GAEB Datei?
GAEB-Dateien sind von zentraler Bedeutung bei der Planung, Vergabe und Ausführung öffentlich ausgeschriebener Bauprojekte. Sie enthalten sämtliche Leistungsdaten, die im Laufe eines Projekts zwischen Baubeteiligten wie Architekten, ausführenden Handwerkern und Lieferanten ausgetauscht werden – z. B. die Ausschreibung eines Bauherrn, der Lieferschein eines Herstellers oder die Rechnung eines Auftragnehmers.
Warum sind GAEB-Dateien verpflichtend?
Wer im Ausschreibungsgeschäft mitmischen möchte, muss GAEB-Dateien verarbeiten können, weil diese den verbindlichen Standard darstellen. Der Begriff „GAEB" steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, der diesen Standard entwickelt hat und damit das Ziel verfolgt, den digitalen Datenaustausch im deutschen Bausektor zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Das GAEB-Format stellt sicher, dass sich z. B. Leistungsbeschreibungen in Form und Inhalt nicht von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, sondern dass alle Baubeteiligten im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe bundesweit gemeinsame, einheitliche Normen einhalten.
Was enthält eine GAEB Datei?
Im Allgemeinen enthalten GAEB-Dateien vor allem Leistungsverzeichnisse (LV), also detaillierte Auflistungen sämtlicher Arbeiten, die im Rahmen eines Bauvorhabens erbracht werden sollen. Diese sind wesentliche Grundlage für die Planung, Ausschreibung und Abrechnung von Bauleistungen. Im Einzelnen enthalten GAEB-Dateien, je nachdem wie weit ein Bauprojekt fortgeschritten ist, Positionsnummern (OZ), Kurztexte und Langtexte, Mengen, Einheiten, Einheitspreise (EP), Einheitspreis-Anteile und den Gesamtbetrag (GB). In der Planungsphase sind Preise noch Schätzpreise.
Wie sieht eine GAEB Datei aus?
Eine GAEB-Datei ist nach heutigem Standard – genau wie z. B. das elektronische Rechnungsformat XRechnung – ein strukturiertes Datenformat, das nicht direkt lesbar ist. Um den Inhalt einer GAEB-Datei les- und nutzbar zu machen, ist eine GAEB-fähige Software erforderlich.
Eine GAEB-Datei ist erkennbar an ihren typischen Dateiendungen wie z. B. .X83, .X86 oder .X89. Der Buchstabe in der Dateiendung (erste Position nach dem Punkt) zeigt das jeweilige GAEB-Format an. Alle hier aufgeführten Beispiele enthalten ein „X“. Damit entsprechen sie dem modernsten GAEB-Standard „GAEB DA XML“. Darüber hinaus gibt es ältere Formate bzw. Versionen, deren Dateiendungen ein „P“ oder „D“ enthalten (mehr dazu im Abschnitt „GAEB-Formate“).
Die Ziffern in der Dateiendung geben an, welche Informationen in einer GAEB-Datei gespeichert sind bzw. welcher Bearbeitungs- und Austauschphasen eines Bauprojekts die Datei zuzuordnen ist (mehr dazu im Abschnitt „Austauschphasen“), z. B.:
- .X81 (Leistungsbeschreibung vom Auftraggeber / Planungsphase)
- .X84 (Angebot vom Bieter / Vergabephase)
- .X89 (Rechnung vom Auftragnehmer / Bauphase
Wie kann ich eine GAEB-Datei verarbeiten?
Um GAEB-Dateien öffnen, bearbeiten und im gewünschten Format versenden zu können, benötigen Sie eine Software, die den GAEB-Standard unterstützt. Das ist z. B. eine Handwerkersoftware mit entsprechender GAEB-Schnittstelle. Die Verarbeitung von GAEB-Dateien wird erleichtert, wenn diese Software spezielle Funktionen für die öffentliche Ausschreibungs-Teilnahme mitbringt (z. B. Ausfüllhilfen, mehr dazu im Abschnitt GAEB-fähige Software).
DATENAUSTAUSCH MIT GAEB:
Die Vorteile
Alternativlos: Für öffentliche Bauprojekte ist GAEB verpflichtend. Handwerksbetriebe, die an den oft lukrativen Vergabeverfahren teilnehmen möchten, sind nur dann konkurrenzfähig, wenn sie die Branchenstandards einhalten. Dazu gehört auch der Umgang mit GAEB-Dateien. Ohne GAEB-fähige Software und ohne spezielle Funktionen für eine vereinfachte Ausschreibungsteilnahme riskieren sie neben Wettbewerbsnachteilen auch unnötigen Mehraufwand in der Auftragsbearbeitung.
Reibungslos: Der GAEB-Standard verfolgt das Ziel, den Informationsaustausch im gesamten Bauprozess zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Das bringt Vorteile für alle Baubeteiligten:
Standardisierung
- Einheitliche Strukturen bei allen Baubeteiligten
- Vergleichbarkeit eingehender Angebote
- Datensicherheit & Fehlerreduktion
Vereinfachung
- Nahtlose digitale Verarbeitung
- Unterstützung automatisierter Prozesse
- Verkürzte Bearbeitungszeit
Transparenz
- Effiziente Zusammenarbeit Kommunikation ohne Missverständnisse
- Vereinfachte Nachverfolgung & Dokumentation
GAEB DATEI:
GAEB-Datei Formate – die Unterschiede
So wie sich Technologien und Methoden im Bauwesen über die Jahre verändern, entwickelt sich auch der GAEB-Standard seit seiner Einführung im Jahr 1990 kontinuierlich weiter. Dies führt zur Ko-Existenz unterschiedlicher Entwicklungsstufen. Mit welchem Format man es zu tun hat, zeigt immer der erste Buchstabe der Dateiendung (erste Position nach dem Punkt):
„D“: GAEB 90
- GAEB-Format seit 1990
- Erstes standardisiertes digitales GAEB-Format
- Unterstützt Ausschreibung, Angebot, Vergabe und Abrechnung (AVA)
- Datei-Endungen: .D81, .D82, .D83, .D84, .D85
- Keine Textformatierung, eingeschränkte bis keine Maschinenlesbarkeit
- Nur noch vereinzelte Verwendung, zunehmend ersetzt durch modernere GAEB-Datei Formate
„P“: GAEB 2000
- GAEB-Format seit 1999
- Unterstützt zusätzliche Preisstufen und genauere Kalkulationsdaten
- Verbesserte Datenstruktur für komplexere Bauprojekte
- Einführung von Langtexten und Textformatierung
- Datei-Endungen: .P81, .P82, .P83, .P84, .P85
- Noch relativ verbreitet, zunehmend ersetzt durch modernere GAEB-Datei Formate
„X“: GAEB DA XML
- GAEB-Format seit 2009 (aktuelle Version: GAEB DA XML 3.3)
- Modernstes XML-basiertes GAEB-Format
- Unterstützt automatisierte Prozesse sowie komplexe Projekt- und Kalkulationsstrukturen
- Bessere Integration in digitale Softwarelösungen, ERP- und BIM-Systeme
- Datei-Endungen: .X81, .X82, .X83, .X84, .X85
- Heute offizieller Standard, löst ältere Versionen zunehmend ab
VON PLANUNG BIS RECHNUNGSSTELLUNG:
Die GAEB-Austauschphasen
Während der Buchstabe innerhalb der Dateiendung das GAEB-Format anzeigt (vgl. Abschnitt „GAEB-Formate im Überblick“), repräsentieren die darauffolgenden Ziffern die Phase innerhalb des Ausschreibungsprozesses. So steht z. B. die 83 für die Angebotsaufforderung eines Auftraggebers (die öffentliche Ausschreibung) und die 84 für die Angebotsabgabe eines Bieters. Diese Zahlen sind dabei über alle GAEB-Formate hinweg einheitlich - P84 (GAEB 2000) und X84 (GAEB DA XML) bezeichnen gleichermaßen eine Angebotsabgabe.
Der GAEB-Standard definiert unterschiedliche Austauschphasen, die den gesamten Prozess von der Planungsphase über die Vergabephase bis zum Abschluss der Bauphase digital abbilden. So erstellt z. B. ein Auftraggeber eine GAEB-Datei als GAEB X83, um Angebote von Baufirmen anzufordern. Eine interessierte Baufirma (der Bieter) lädt diese Datei herunter, trägt ihre Preise ein, erzeugt daraus eine GAEB-Datei als GAEB X84 und gibt dieses Angebot zurück an den Auftraggeber, der die Datei wiederum einliest und im Falle eines Zuschlags mit einer GAEB-Datei als GAEB X86 beantwortet.
Der Datenaustausch erfolgt zwischen allen Baubeteiligten: zwischen Planern und Auftraggebern, Auftraggeber und Bietern oder Bietern und Lieferanten, teils in eine, teils in beide Richtungen.
Je nach Austauschphase enthalten die GAEB-Dateien Positionsnummern (OZ), Kurztexte und Langtexte, Mengen, Einheiten, Einheitspreise (EP), Einheitspreis-Anteile und den Gesamtbetrag (GB) – in frühen Phasen (X82) sind Preise noch Schätzpreise.
GAEB Datei X80
Universelle LV-Daten
- Enthält Kataloge mit universellen Leistungsverzeichnissen
- Kann als Stamm-LV oder Mutter-LV verwendet werden
- Dient insb. dem Datenaustausch zwischen Planer und Auftraggeber
GAEB Datei X81
Leistungsbeschreibung
- Enthält reine Leistungsverzeichnisse (LV) ohne Mengen und Preise
- Wird vom Auftraggeber (z. B. Architekt, Planer) erstellt
GAEB Datei X82
Kostenanschlag
- Enthält Leistungsverzeichnisse (LV) mit Mengen und Schätzpreisen
- Grundlage für die Preisermittlung durch Handwerksbetriebe
GAEB Datei X83
Angebotsaufforderung
- Enthält Angebotsaufforderungen, um aktiv Angebote für bestimmte Bauleistungen einzuholen
- Versand vom Auftraggeber an potenzielle Bewerber
- Grundlage für die Preisermittlung durch Handwerksbetriebe
GAEB Datei X93/94
Preisanfrage
- Enthält Preisanfragen vom Bieter an Händler, Lieferanten oder Hersteller
- Berücksichtigung aktueller Preise, Rabatte, Verfügbarkeiten und Lieferzeiten
GAEB Datei X84
Angebotsabgabe
- Enthält Angebotsabgaben von Bietern, die sich am Angebotsverfahren beteiligen
- Mit konkreten Preisen für die in der Ausschreibung aufgeführten Leistungen
- Wird vom Bieter erstellt und zurückgesendet
GAEB Datei X85
Nebenangebot
- Enthält alternative Ausführungsvarianten
- Abgaben von Bietern als Ergänzung zum Hauptangebot, sofern zugelassen
- Nutzung auch für Auftragsergänzungen bzw. Nachträge – erlaubt nachträgliche Änderungen am bestehenden Auftrag
GAEB Datei X87
Auftragsbestätigung
- Enthält das das Auftrags-LV mit den beauftragten bzw. akzeptierten Preisen
- Wird vom Bieter bzw. Auftragnehmer erstellt und versendet, der den Zuschlag erhalten hat
GAEB Datei X89
Rechnung
- Enthält Rechnungen als E-Rechnung
- Mit allen relevanten Informationen für rechtskonforme Rechnungen auf Basis des LV-Aufmaßes
GAEB Datei X31
Mengenermittlung
- Enthält die Mengenermittlung in Form von LV-Mengen und Aufmaßen
- Übermittlung an den Auftraggeber, z. B. zur Rechnungsprüfung
GAEB DATEI VERARBEITEN:
Datenaustausch mit GAEB-fähiger Software
Um GAEB-Dateien austauschen zu können, benötigen Sie eine Software, die den aktuellen GAEB-Standard unterstützt. Mit einer geeigneten Handwerkersoftware inklusive GAEB-Schnittstelle importieren Sie z. B. Angebotsaufforderungen von öffentlichen Auftraggebern, kalkulieren Bauleistungen und erzeugen eigene GAEB-Dateien zur Angebotsabgabe – alles innerhalb einer Software. Indem Sie GAEB-Daten via Schnittstelle unmittelbar und nahtlos in einem System verarbeiten, sichern Sie einen zuverlässig fehlerfreien Datenaustausch. Dieser Zeitgewinn erhöht Ihre Chance auf den Zuschlag und vereinfacht den weiteren Weg durch sämtliche Austauschphasen.
- GAEB Datei öffnen
- GAEB Datei bearbeiten
- GAEB Datei erstellen
- GAEB Datei versenden
Es ist möglich, GAEB-Dateien über kostenlose Viewer zu öffnen und zu lesen und diese etwa in Excel zu bearbeiten und wiederum mit Hilfe weiterer Tools in andere Dateiformate zu konvertieren. Allerdings ist das umständlich, fehleranfällig und unprofessionell. Wenn Sie darauf abzielen, manuellen Aufwand im Ausschreibungsprozess zu minimieren, hilft Ihnen eine Handwerkersoftware mit integrierter GAEB-Schnittstelle.
Mit der Handwerkersoftware von Sander & Doll kommen Sie effizient durch alle : Sie greifen auf Auftragspools zu, importieren Leistungsdaten, übernehmen diese in Ihre Kalkulation, erstellen Dateien in den gewünschten GAEB-Datei Formaten und tauschen diese formal korrekt mit Ihren Partnern aus – ohne unnötigen Aufwand und ohne ein einziges Mal die Software zu wechseln. Kalkulations- und weitreichende Ausfüllhilfen (bis zur Automatik) erleichtern dabei das Bearbeiten und Beeinflussen von EFB-Preisblättern und vereinfachen insgesamt Ihre Teilnahme am vermeintlich komplexen Ausschreibungs-Prozess.
