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HANDWERKERSOFTWARE:

Das digitale Werkzeug für Büro und Baustelle

Nr1

Wie und wo kann mir eine Software für Handwerker helfen?

Schritt 1: BEDARF ERKENNEN

Ihr Betrieb ist individuell, Ihre Herausforderungen sind oft typisch. Der Auswahl der für Sie richtigen Handwerkersoftware geht der wichtige Schritt voraus, sich dieser Probleme bewusst zu machen. „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung.“ Das stimmt: Will ich optimieren, muss ich zunächst Schwachstellen und alltägliche Zeitfresser ermitteln. Kenne ich erst meinen Bedarf, kann ich mich konkreten Lösungen für das Handwerk zuwenden.

ALLTÄGLICHE PROBLEME – DIGITALE LÖSUNGEN

Die folgende Auflistung unterstützt Sie dabei, Ihren Verbesserungsbedarf zu bestimmen und Ihre Erwartungen an eine neue Handwerkersoftware zu konkretisieren. Je Bereich sind typische Probleme und digitale Lösungsansätze zugeordnet. Markieren Sie einfach die Bereiche und Themen, in denen Sie in Zukunft professioneller und effizienter arbeiten möchten:

Organisation

  • Mangelnde Struktur & Ordnung
  • Relevantes vergessen/übersehen
  • Fehlender Überblick bei großen Aufträgen

  • Roter Faden, strukturiertes Vorgehen
  • Koordiniert durch die Auftragsverwaltung
  • Software denkt mit & erinnert

Zeiterfassung

  • Stundenzettel manuell übertragen
  • Fehlende Daten, späte Rechnungstellung
  • Sorge vor Prüfung & neuen Gesetzen

  • Vollständig digital/mobil erfassen
  • Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
  • Daten sofort weiterverarbeiten

Kalkulation, Stundenlohn

  • Pi-mal-Daumen-Kalkulation
  • Jede Kalkulation aufs Neue
  • Hohes Risiko von Fehlkalkulationen

  • Auftragskosten detailliert überblicken
  • Bausteine, Assistenten, Rechenhilfen
  • Präzise Stundenlöhne

Angebote

  • Zu viel Zeit vergeuden
  • Umständliche Formatierung
  • Manuelle Preisrecherche & Kalkulation

  • Schnelle, hochwertige Dokumente
  • Muster, Vorlagen, (variable) Bausteine
  • Attraktive Aufwertung z. B. mit Bildern

Marge, Gewinn

  • Marge umständlich & ungenau ermitteln
  • Unzuverlässige Gewinnprognosen
  • Keine Reaktion z. B. auf Preissteigerung

  • Marge positionsgenau einsehen & steuern
  • Sofort sehen, ob ein Auftrag rentabel ist
  • Nachkalkulation im laufenden Projekt

Aktualität, Technik

  • Veraltetes, instabiles Programm
  • Sorge vor Systemausfällen
  • Unzureichende Datensicherheit

  • Regelmäßige Updates
  • Dauerhaft auf dem neuesten Stand
  • Systemchecks durch Technik-Experten

Mobile Nutzung

  • Baudoku mit Stift & Papier
  • Schlechte Kommunikation
  • Apps nicht praxistauglich oder kompatibel

  • Büro, Baustelle, Werkstatt verbinden
  • Daten direkt erfassen, wo sie anfallen
  • Relevante Infos immer & überall zur Hand

Zahlungsverkehr

  • Manuelle Verwaltung, hohe Fehlerquote
  • Überblick verlieren, Fristen versäumen
  • Verspätete Zahlungseingänge

  • Forderungen & Verbindlichkeiten im Blick
  • Übersichtliche Führung z. B. von OP-Listen
  • Mahnwesen mit vielen Automatismen

Schnittstellen

  • Kein funktionierender Datenaustausch
  • Mühselige Pflege von Stammdaten
  • Händische Datenübernahme z. B. aus CAD

  • Anbindung aller gängigen Schnittstellen
  • Bequemer Datenimport & -export
  • GAEB, Datanorm, STLB-Bau, Outlook usw.

Abschläge

  • Umständliche Verwaltung
  • Fehlerhafte, anfechtbare (Teil-)Rechnungen
  • Hoher Klärungsaufwand, wenig Transparenz

  • Beliebig viele Abschläge erstellen & verwalten
  • Schlussrechnungsautomatik
  • Saubere, nachvollziehbare Aufschlüsselung

Folgedokumente

  • Jedes Auftragsdokument macht Arbeit
  • Fehler schleichen sich ein
  • Fehler bei der Übertragung der Daten

  • Folgedokumente auf Knopfdruck ableiten
  • Von Auftragsbestätigung bis Schlussrechnung
  • Automatische Datenübernahme

GoBD, Recht

  • Unsicherheit bei Führung & Dokumentation
  • Sorge vor Prüfungen & Strafen
  • Teure Dienstleistungen, z. B. Steuerberater

  • Garantiert/zertifiziert rechtskonform
  • Pflichten ganz nebenbei erfüllen
  • Dauerhafte rechtliche Sicherheit

Einheitlichkeit

  • Mehrere Programme parallel im Einsatz
  • Nicht gut aufeinander abgestimmt
  • Diverse Systeme, Oberflächen, Ansprechpartner

  • Komplett-Lösung aus einer Hand
  • Fremd-Software flexibel anbindbar
  • Schnittstellen nutzen ohne Programmwechsel

Wartung/Pflege, Reparatur

  • Hoher Verwaltungsaufwand
  • Dadurch wenig rentable Kleinaufträge
  • Unübersichtliche Mitarbeiter-Planung

  • Spezifische Dokumente & Automatismen
  • Kapazitätslücken optimal nutzen
  • Aufträge mobil protokollieren

Zeitmanagement, Projektplanung

  • Schlechter Überblick über Projekte & Verlauf
  • Kleine Verschiebungen werfen alles um
  • Wiederholte Planungsfehler

  • Projekte jeder Größenordnung managen
  • Ressourcen verplanen, Auslastung optimieren
  • Frühzeitig eingreifen & umplanen

Einkauf

  • Lieferanten & Schriftverkehr unübersichtlich
  • Aufwendiger manueller Preisvergleich
  • Schlechte Ausgangslage für Verhandlungen

  • Einkauf direkt aus Auftragsdokument heraus
  • Schnittstellen zu Großhandel/Webshops
  • Anfragen & Einkaufsstatistiken im Blick

Ablage, Dateiverwaltung

  • Ewige Suche nach Notizen & Dokumenten
  • Daten verstreut: PC, Handy, Aktenordner
  • Zettelchaos in Büro & Fahrzeug

  • Digitale Kunden- & Projektakte
  • Daten gut sortiert & dauerhaft sofort parat
  • Mehr Ordnung, weniger Zettelwirtschaft

Aufmaß

  • Händisch aufmessen, mühsam rechnen
  • Messwerte mehrfach übertragen/anpassen
  • Schlechte Basis für Rechnungstellung

  • Flexible integrierte Lösungen, z. B. Mobilaufmaß
  • Auch komplexe Aufmaße einfach verwalten
  • Aufmaß & Abrechnung aus einem Guss

Kundenanfragen

  • Kunden müssen lange auf Antwort warten
  • Ständige Anrufe/Nachfragen nerven
  • Keine Auskunft möglich, wenn nicht im Büro

  • Digitale Kundenakte mit sämtlichen Infos
  • Freie Termine auch unterwegs checken
  • Verkürzte Reaktionszeiten

Lager

  • Fehlender Überblick über Bestände
  • Verplantes Material nicht verfügbar
  • Zeitaufwendige Inventur

  • Bestände reservieren & automatisch aktualisieren
  • Artikelverwaltung nach Nuancen, Chargen, Seriennummer
  • Einfache Inventur im laufenden Betrieb

Auswahl absenden und bedarfsgerechte Software-Demo vereinbaren

Nr2

Was wollen Sie mit der Einführung einer Bürosoftware für Handwerker erreichen?

Schritt 2: ZIELE FESTLEGEN

Zu wissen, wo der Schuh drückt, ist das eine. Konkrete Ziele festzulegen, das andere. Was soll eine Handwerker-Bürosoftware bewahren, was soll sie positiv verändern – und in welchem Maße? In diesem zweiten wichtigen Schritt liegt es an Ihnen, Ihre Anforderungen zu konkretisieren und sich darüber klar zu werden, wie Sie in Zukunft arbeiten möchten. Damit schaffen Sie die Grundlage für die Auswahl und Konfiguration der für Sie passenden Handwerkersoftware.

Handwerkersoftware - Ziele festlegen

VORTEILE VON EINER SOFTWARE FÜR HANDWERKER

Aus den unter Schritt 1 aufgeführten Lösungsansätzen lassen sich die wesentlichen Vorzüge guter Handwerkersoftware ableiten. Die folgende Auflistung gibt Ihnen wertvolle Orientierung bei der Festlegung Ihrer persönlichen Ziele:

Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Organisation

Strukturierte Organisation

  • Koordiniert von Angebot bis Rechnung
  • Zentrale Projektverwaltung
  • Nichts vergessen & übersehen
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Nahtlos arbeiten

Nahtloses Arbeiten

  • Leistungsstarkes Komplett-System
  • Reibungslos durch die Auftragsabwicklung
  • Büro, Baustelle, Werkstatt verbinden
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Vereinfachung

Digitale Vereinfachung

  • Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
  • Praktische Assistenten für Kalkulation oder Abrechnung
  • Fehlerfrei & aufwandsarm arbeiten
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Dokumentation

Lückenlose Dokumentation

  • Auf Knopfdruck auskunftsfähig
  • Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
  • Aussagekräftige Auswertung & Nachkalkulation
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Überblick

Vollständiger Überblick

  • Projekte, Mitarbeiter & Kapazitäten im Blick
  • Relevante Daten sofort parat
  • Forderungen & Verbindlichkeiten überblicken
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Präzision

Gesteigerte Präzision

  • Kalkulationssicher & gewinnorientiert arbeiten
  • Auftragskosten im Detail überschauen
  • Betriebliche Kennzahlen im Blick
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Rechtssicherheit

Rechtliche Sicherheit

  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  • Prüfsicherheit
  • Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Professionalität

Hohe Professionalität

  • Effizientes Projekt- & Zeitmanagement
  • Konkurrenzfähig aufstellen
  • Positiver Eindruck bei Kunden
Handwerkersoftware - Icon Vorteile - Stabilität

Technische Stabilität

  • Leistungsstarkes, ausfallsicheres System
  • Regelmäßige Aktualisierungen
  • Umfassende Service-Dienstleistungen

ZIELE FORMULIEREN – VON BAUCHGEFÜHL BIS BUSINESSPLAN

Je nach Betriebsgröße, Erfahrung, Anspruch und Persönlichkeit werden Ziele auf sehr unterschiedliche Weise formuliert: Die einen gehen strategisch und analytisch vor, zeichnen betriebliche Zukunftsvisionen in Zahlen und Prozentwerten und definieren messbare Ziele, z. B.:

  • Reduzierung der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Angebotserstellung um X% innerhalb von Y Monaten nach Einführung der Software
  • Reduzierung der Fehlerquote bei der Auftragsabwicklung um X% innerhalb der ersten Y Monate nach Einführung der Software

Die anderen halten es einfacher, gehen gefühlsorientierter vor und beschreiben Ziele eher allgemein. Ihnen und Ihrem favorisierten Vorgehen bleibt es überlassen, wie detailliert Sie planen, wie Sie priorisieren oder inwieweit Sie Ihre Ziele messbar machen wollen.

In jedem Fall sollten Sie darauf Wert legen, erreichbare Ziele zu definieren, die zu Ihrer betrieblichen Realität passen. Wollen Sie sich zu stark verändern und krempeln Ihren Betrieb komplett auf links, kann es schwierig werden, Ihre Belegschaft für die Neuerungen zu gewinnen und ein neues System erfolgreich, frei von Blockaden und Frustrationen, zu etablieren.

Handwerkersoftware - Ziele formulieren
Nr3

Welche Funktionen und Merkmale braucht eine Handwerkersoftware?

Schritt 3: LEISTUNGEN BESTIMMEN

Mit Bedarfsbestimmung und Zieldefinition sind wichtige Vorarbeiten abgeschlossen. Nächstes Etappenziel: Werkzeugkoffer packen! Von A wie Angebot und Aufmaß bis Z wie Zahlungsverkehr oder Zeiterfassung im HandwerkWelche digitalen Tools benötigen Sie, um Ihre Anforderungen zu decken? Nicht vergessen: Über die reinen Funktionen hinaus entscheiden wichtige Merkmale und Eigenschaften, wie geeignet eine Handwerkersoftware wirklich ist – Funktionen und Merkmale bestimmen gemeinsam den Leistungsumfang der für Sie geeigneten Handwerkersoftware.

WAS GEHÖRT IN IHREN DIGITALEN WERKZEUGKOFFER?

Handwerkersoftware - Grafik Funktionen
Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Angebote & Folgedokumente

Angebote & Folgedokumente

schnell erstellen, mit Hilfsmitteln wie Muster & Vorlagen, Ableitung von Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung(en), Lieferschein oder Arbeitsanweisung, Rechnungsautomatik

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Kalkulation

Kalkulation

mit praktischen Assistenten vereinfachen (z. B. Kalkulationsbausteine, Rechenwerkzeuge), präzise Stundenlöhne & Auftragskosten, Marge einsehen & steuern, Kalkulation jederzeit flexibel anpassen

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Projektmanagement

Projektmanagement

mit grafischer digitaler Plantafel für Planung & Koordination kleiner wie großer Aufträge. Personalplanung, Fehlzeiten, Auslastung, Projektfortschritt & mehr in den Griff bekommen

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Zeiterfassung

Zeiterfassung

digital umsetzen, wie es für Sie passt: z. B. mobil per App. Rechtskonforme, lückenlose Arbeitszeitdokumentation, sofortige Weiterverarbeitung, neben Arbeitszeiten weitere Daten erfassen

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Aufmaß

Aufmaß

komfortabel erstellen, z. B. via Mobil-, Foto- oder Grundrissaufmaß & einfach weiterverarbeiten mit praktischen Automatismen & Formelsammlungen, mit Profi-Funktionen auch komplexe Aufmaße kompakt, stressfrei & prüfbar

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Kundenverwaltung

Kundenverwaltung

mit digitaler Kundenakte, die sämtliche Daten an einem zentralen Ort bündelt. Mit Telefonschnittstelle Akte bei Anruf öffnen, spezifische Infos wie Zahlungsmoral sofort einsehen

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Material & Einkauf

Material & Einkauf

planen, Aufgaben beschleunigen: Direkt aus Angebot heraus beim Großhändler einkaufen, schnelle Preisvergleiche & Anfragen, Einkaufstatistiken einsehen, Schriftverkehr mit Herstellern verwalten

Handwerkersoftware - Icon Leistungen - Mobile Arbeit

Mobile Arbeit

für optimalen Informationsaustausch zwischen Baustelle & Büro: Variabler Funktionsumfang von Zeiterfassung über Urlaubsantrag bis hin zum kompletten mobilen Bautagebuch

WICHTIGE MERKMALE VON HANDWERKERPROGRAMMEN

Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Einfache Bedienung

Einfache Bedienung

  • Schnelle, unkomplizierte Einarbeitung
  • Ähnlichkeit zu gängigem Standard (z. B. Microsoft Office) für schnelle Eingewöhnung
  • Intuitive Menüstruktur & Nutzerführung
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Branchenzuschnitt

Branchenzuschnitt

  • Auf Besonderheiten des eigenen Gewerks ausgelegt
  • Z. B. Akkordlöhne für Fliesenleger, NE-Metall-Verwaltung für Elektroniker, Wartungsverwaltung für SHK
  • Verfügbarkeit branchentypischer Schnittstellen
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Datenschutz

Datenschutz

  • Die volle Datenkontrolle sollte bei Ihnen liegen, nicht beim Anbieter, Steuermöglichkeiten als Administrator
  • Nutzerkonten, Anmeldung & Authentifizierung nach anerkanntem Standard
  • Einfache rechtskonforme Datenlöschung auf Kundenwunsch (DSGVO)
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Flexibilität

Flexibilität

  • Freiheit in der Gerätewahl
  • Kompatibilität mit benötigten Fremd-Systemen (z. B. stationäre Zeiterfassungsgeräte, Kassen, spezifische Schnittstellen)
  • Erweiterbarkeit z. B. durch weitere Arbeitsplatzlizenzen & umfangreichere Funktionen
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Rechtskonformität

Rechtskonformität

  • Garantierte/zertifizierte rechtliche Sicherheit (GoBD, DSGVO)
  • Einfache, dauerhafte Erfüllung gesetzlicher Standards
  • Funktionen für rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Aktualität

Aktualität

  • Regelmäßige Updates
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung & neue Funktionen
  • Dauerhafte Erfüllung von Branchenstandards, nachhaltig konkurrenzfähig
Handwerkersoftware - Icon Merkmale - Service

Service

  • Anwender-Support mit sofortiger praxisnaher Hilfestellung (Fernwartung)
  • Gute Erreichbarkeit (z. B. auch samstags)
  • Umfassende Beratung vor Kauf, Unterstützung bei Einrichtung, Schulungsangebote
Nr4

Worauf sollte ich beim Kauf einer Handwerkersoftware achten?

Schritt 4: SOFTWARE KENNENLERNEN

Handwerkersoftware - Symboldbild Software vergleichen

Ein guter Handwerker braucht gutes Werkzeug. Das gilt auch für digitales Werkzeug. Aber was macht eine Software am Ende zu einem wirklich guten digitalen Werkzeug? Diese Bewertung hängt in erster Linie von Ihren persönlichen und betrieblichen Ansprüchen ab. Sie entscheiden, wie gut ein System Ihren Bedarf abbildet. Um unterschiedliche Lösungen vergleichen und bewerten zu können, sollten Sie Angebote recherchieren, Preise vergleichen, Meinungen einholen und – natürlich – die vielversprechendsten Lösungen kennenlernen:

SOFTWARE AUSPROBIEREN

Recherchieren Sie geeignete Angebote und machen Sie sich mit den vielversprechendsten Lösungen vertraut. Einige Anbieter stellen Demo-Versionen zur Verfügung. Sinnvoller, als sich auf eigene Faust durch Demos zu klicken, ist es jedoch meist, eine persönliche Beratung und Vorführung hinzuzuziehen – möglichst bezogen auf Ihren individuellen Bedarf, idealerweise vor Ort in Ihrem Betrieb. So können Sie den Funktionsumfang direkt auf ihre persönliche Situation beziehen, Fragen platzieren und gleichzeitig sicher sein, dass die Handwerkersoftware auch tatsächlich liefert, was Sie brauchen.

PREISE VERGLEICHEN

Schauen Sie in jedem Fall genau hin: Manche Softwarelösungen gibt es im Abo-Modell mit monatlichen Kosten. Die geringe anfängliche Investitionssumme scheint zunächst verlockend, kommt jedoch über einen längeren Nutzungszeitraum oftmals teurer als Angebote mit einmaligen Anschaffungskosten. Letztere amortisieren sich mittel- bis langfristig mit jeder eingesparten Arbeitsstunde mehr – und zählen schließlich zum Unternehmenswert. Denken Sie also beim Vergleich von Kosten und möglichen Zusatzkosten auf lange Sicht. Bestimmt haben Sie ohnehin wenig Lust, sich nach Einführung einer neuen Handwerkersoftware bald wieder neu zu orientieren. Eine weitere Option ist das Hersteller-Leasing, das beide Kostenmodelle verbindet. So werden Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum verteilt; nach Zahlung der letzten Leasingrate gehört die Software gänzlich Ihrem Unternehmen. Überlegen Sie, welche Investition sich für Ihren Betrieb mehr lohnt – und checken Sie zusätzlich die aktuellen Fördermöglichkeiten von Bund und Land, um sich bei der Digitalisierung im Handwerk finanziell unter die Arme greifen zu lassen.

MEINUNGEN EINHOLEN

Sprechen Sie mit Branchenkollegen über deren persönliche Erfahrungen mit Handwerkersoftware. So erhalten Sie wertvolle Tipps, die Ihnen die Entscheidung für die richtige Anwendung erleichtern. Suchen Sie zusätzlich auf den Websites der Software-Anbieter nach Kundenreferenzen und Best-Practice-Beispielen. Ein sehr authentisches Bild liefern zudem Rezensionen im Netz: Überprüfen Sie die einschlägigen Bewertungsplattformen wie Google Reviews, Golocal, Facebook oder Proven Expert, um wertvolle Einblicke darüber zu gewinnen, was Nutzer von einer Software-Lösung halten – oder auch, wie ein Anbieter mit möglicher Kritik umgeht.

CHECKLISTE HANDWERK: SOFTWARE-EIGNUNG BESTIMMEN

Wenn Sie unterschiedliche Software-Angebote vergleichen, arbeiten Sie am besten die folgende Checkliste ab – sie wird Ihnen dabei helfen, die Eignung und Qualität einer Handwerkersoftware zu bewerten. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten können, desto besser:

Handwerkersoftware - Checkliste - Eignung einer Handwerkersoftware

Passgenauigkeit

Liefert die Software eine Komplett-Lösung aus einer Hand?

Ja

Nein

Bildet die Software meinen Bedarf vollständig ab ohne überdimensioniert zu sein?

Ja

Nein

Zahle ich nur für Funktionen, die ich wirklich brauche?

Ja

Nein

Sind aufwendige zusätzliche Konfigurationen nötig, um meinen Bedarf zu decken?

Ja

Nein

Branchenzuschnitt

Ist die Software auf mein Gewerk ausgelegt (z. B. integriertes Aufmaß oder Pflegeverwaltung, Berücksichtigung von speziellen Lohnmodellen oder VOB-konformem Verschnitt?)

Ja

Nein

Können alle benötigten Schnittstellen problemlos angebunden werden?

Ja

Nein

Bedienung

Ist die Menüführung übersichtlich und intuitiv?

Ja

Nein

Orientiert sich die Bedienung an einem gängigen Standard (z. B. Microsoft Office)?

Ja

Nein

Finde ich mich schnell zurecht, ohne erschlagen zu werden?

Ja

Nein

Schlägt die Software sinnvolle nächste Schritte bzw. Befehle vor?

Ja

Nein

Kann ich alle Aufgaben aus einem Guss abwickeln, ohne Bruch & Programmwechsel?

Ja

Nein

Einarbeitung

Gibt es eine besondere Neukundenbetreuung?

Ja

Nein

Werde ich bei der Einrichtung der Software unterstützt?

Ja

Nein

Gibt es einen Service für die Übernahme bestehender Kunden-/Projektdaten ins neue System?

Ja

Nein

Gibt es Schulungsangebote, die die Einführung erleichtert bzw. mit denen ich Themen vertiefen oder neu erschließen kann?

Ja

Nein

Flexibilität

Kann ich die Software bei wachsendem Bedarf erweitern?

Ja

Nein

Kann ich weitere Arbeitsplatzlizenzen, Funktionen oder Service-Dienstleistungen hinzubuchen?

Ja

Nein

Kann ich weiterhin benötige Fremd-Systeme problemlos anbinden (z. B. stationäre Zeiterfassungsgeräte, Kasse)?

Ja

Nein

Bin ich unabhängig bei der Auswahl von Geräten (z. B. Betriebssystem)?

Ja

Nein

Preis/Leistung

Stellen sich Kosten und Leistungen transparent dar?

Ja

Nein

Bietet mir der Hersteller ein Zahlmodell, das zu mir passt?

Ja

Nein

Sind die Kosten langfristig tragbar (vergleich Abo vs. Anschaffung)?

Ja

Nein

Ist Service im Preis inbegriffen?

Ja

Nein

Rechtssicherheit

Erfüllt die Software den gesetzlichen Anforderungen (z. B. GoBD, DSGVO, Zeiterfassung)?

Ja

Nein

Wurde die Software von unabhängiger Seite zertifiziert?

Ja

Nein

Support

Stehen mir neben Online-Hilfe oder Handbuch auch persönliche Ansprechpartner zur Seite?

Ja

Nein

Gibt es handwerkerfreundliche Servicezeiten (z. B. auch samstags)?

Ja

Nein

Wird mir bei Anwenderfragen schnell & direkt über Fernwartung geholfen?

Ja

Nein

Finde ich im Netz positive Erfahrungsberichte zum Anwendersupport?

Ja

Nein

Wartung / Entwicklung

Wird die Software in Deutschland entwickelt?

Ja

Nein

Garantiert der Anbieter regelmäßige Aktualisierungen?

Ja

Nein

Informiert der Anbieter über Neuerungen?

Ja

Nein

Sind Updates im Preis inbegriffen?

Ja

Nein

Technik

Bewegen sich die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Software in einem üblichen/zumutbaren Rahmen?

Ja

Nein

Ist die Software mit meinen aktuellen Geräten/meiner IT-Infrastruktur kompatibel?

Ja

Nein

Werden meine technischen Vorrausetzungen von Experten überprüft (System-Check)?

Ja

Nein

Datensicherheit

Verfügt die Software über integrierte Sicherheitsfunktionen?

Ja

Nein

Habe ich selbst die Kontrolle über Daten?

Ja

Nein

Erfüllen Nutzerkonten & Authentifizierung einem gängigen internationalen Standard & den DSGVO-Vorschriften?

Ja

Nein

Sind die Daten ausreichend vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt?

Ja

Nein

Nr5

Wie profitiere ich dauerhaft von Handwerkersoftware?

Schritt 5: KAUF ABSICHERN

Handwerkersoftware - Symboldbild Kauf absichernKauf und Einführung einer neuen Handwerkersoftware sind ist erst der Anfang. Sollen Aktualität, Nutzwert und Zeitersparnis mehr als eine Momentaufnahme sein, sollten Sie Ihre Investition dauerhaft absichern:

  • Unkompliziert starten:
    Erkundigen Sie sich beim Hersteller, wie es nach dem Abschluss weitergeht: Gibt es eine spezielle Neukundenbetreuung, die Ihnen die Umstellung aufs neue System erleichtert, die bei Fragen parat steht, die z. B. Schnittstellen konfiguriert oder auch bestehende Daten exportiert? Vielleicht legen Sie Wert darauf, im Rahmen eines Seminars in Ihre neue Anwendung eingeführt zu werden – stellen Sie sicher, dass Sie bekommen, was Sie für einen reibungslosen Start benötigen.
  • Nachhaltig profitieren:
    Ihre Software soll nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft Ihre Anforderungen erfüllen. Achten Sie auf dauerhafte Aktualität. Sie wissen, wie schnell sich Dinge ändern können: Da kommt mal schnell ein veränderter Mehrwertsteuersatz, eine neue Kassenverordnung oder die Zeiterfassungspflicht: Mit einem dynamischen System bleiben Sie auf dem neuesten Stand – und damit jederzeit arbeits- und wettbewerbsfähig.
  • Produktiv bleiben:
    Gerade zu Beginn werden Fragen aufkommen. Stellen Sie sicher, dass Hilfe nah ist: Achten Sie auf guten und insbesondere gut erreichbaren telefonischen Anwender-Support, der sich unmittelbar Fragen oder Problemen annimmt, praxisnahe Tipps und wertvolle Hilfestellungen gibt – idealerweise ohne Zeitverlust per Fernwartung. Damit Sie Ihre Arbeit nahtlos fortsetzen können.
  • Regelmäßig warten:
    Genauso wichtig wie Wartung und Instandhaltung im Handwerk sind Wartung und Instandhaltung einer Handwerkersoftware. Dass diese jedoch komplett kostenlos ist, sollten Sie hingegen nicht erwarten – ebenso wenig, wie ein SHK-Profi dauerhaft kostenlos Wartungsarbeiten übernimmt. Erwarten können Sie jedoch ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis: Checken Sie die Angebote, vergleichen Sie unterschiedliche Service-Pakete und deren inkludierter Dienstleistungs-Umfang. Sicherlich finden Sie das für Sie passende Service-Angebot, von Basis bis Premium.
  • Flexibel bleiben:
    Die Entscheidung für ein System sollte Sie nicht in Ihrer Entwicklung einschränken. Sollte Ihr Bedarf nach intensiverem Support oder umfassenderen Funktionen steigen, sollten Sie jederzeit die Möglichkeit zum Upgrade haben. Modulare Systeme sind die richtige Wahl, wenn Sie sich flexibel aufstellen möchten.
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EINFACHHEIT ALS MAßSTAB:

Einfache Handwerkersoftware gewinnt

Handwerkersoftware - Symboldbild einfache HandwerkersoftwareFragt man Handwerker, was sie von der idealen Handwerkersoftware erwarten, ist „Einfachheit“ eine der meistgenannten Antworten – neben Funktionsvielfalt, Passgenauigkeit und einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Nur eine einfache Handwerkersoftware ist eine gute Handwerkersoftware. Dabei tritt Einfachheit gleich in mehreren positiven Ausprägungen auf:

Einfache Handwerkersoftware - Icon einfache Bedienung

Einfache Bedienung

  • Eine einfache Handwerkersoftware ist benutzerfreundlich, d. h. sie ist logisch aufgebaut und leicht verständlich.
  • Elementare Funktionen sind schnell erkenn- und nutzbar, ohne besondere Vorkenntnisse und langwierige Einarbeitung.
  • Eine intuitive Menüführung unterstützt die optimale Bedienung. Indem z. B. aktuell relevante Funktionen ein- und andere ausgeblendet werden, finden Sie schnell, was Sie suchen.
Handwerkersoftware - Illustration einfache Bedienung
Einfache Handwerkersoftware - Icon einfaches Design

Einfaches Design:

  • Eine einfache Handwerkersoftware reduziert ihr Menüdesign aufs Wesentliche. Ein minimalistisches Design mit aufgeräumten Dialogen und Oberflächen erzeugt Ruhe.ersoftware ist benutzerfreundlich, d. h. sie ist logisch aufgebaut und leicht verständlich.
  • Eine ebenso klare, logische Menüstruktur erleichtert Ihnen die Orientierung.
  • Sie werden bestmöglich durch die Anwendung geführt und unterstützt, ohne überfrachtet und überfordert zu werden – für volle Konzentration und zügige, bestmögliche Arbeitsergebnisse.
Handwerkersoftware - Illustration einfaches Design
Einfache Handwerkersoftware - Icon einfache Aufgaben

Einfache Büroarbeit:

  • Eine einfache Handwerkersoftware macht Aufgaben einfacher und dadurch schneller.
  • Einfach kalkulieren und abrechnen, einfach verwalten und koordinieren, von Terminen bis Forderungen, von Kunden bis Einkauf. Das wollen die meisten Handwerker erreichen.
  • Eine einfache Bedienung begünstigt diese Rundum-Vereinfachung: Wer sich schnell orientieren kann und immer genau die Funktion zur Hand hat, die gerade gebraucht wird, kommt schneller ans Ziel, egal, ob es dabei um eine Schlussrechnung oder Ausschreibungsteilnahme geht.
Handwerkersoftware - Illustration einfache Aufgaben
Einfache Handwerkersoftware - Icon einfache Einführung

Einfache Einführung:

  • Eine einfache Handwerkersoftware erleichtert und beschleunigt Ihren Systemwechsel.
  • Folgen Anmutung und Bedienung der Handwerkersoftware einem etablierten Standard (z. B. Microsoft Office), fällt die Umgewöhnung leichter.
  • Als Umsteiger sollten Sie sich zusätzlich auf umfassende Beratung und Neukundenbetreuung verlassen können, auf technische Unterstützung bei Konfiguration und Anbindung an Ihre betriebliche IT-Infrastruktur oder, nicht zuletzt, auf einen einfachen Zugang zu schneller, kompetenter Hilfe bei Anwenderfragen aller Art.
Handwerkersoftware - Illustration einfache Führung
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KOMPROMISSLOS KOMPATIBEL:

Handwerkersoftware für Mac und/oder Windows

Handwerkersoftware für Mac - SymbolbildWindows oder Mac? Die Frage nach dem besten Betriebssystem lässt sich ebenso wenig pauschal beantworten wie die Frage nach der besten Handwerkersoftware. Pragmatische Einfachheit oder exklusiveres Design, etabliertes Breitenprodukt oder leistungsstarke Eleganz: Die Entscheidung für ein Gerät bzw. Betriebssystem ist häufig Überzeugung und Statement, meistens eine Frage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses – und immer individuell.

Handwerkersoftware wird so gut wie nie für MacOS entwickelt. Eine Virtualisierungssoftware wie Parallels Desktop macht Windows-Software für Apple grundsätzlich einsatzfähig. Wirklich komfortabel wird es aber erst, wenn dabei die Mac-typische Bedienung unterstützt wird. Erst dann nutzen Sie die Software auf Ihrem Apple-Gerät so, als sei sie für den Mac entwickelt worden. Für Sie ist es also wesentlich darauf zu achten, dass Handwerkersoftware und virtuelles System perfekt ins Apple-Bedienkonzept passen:

  • Lässt sich die Handwerkersoftware für Mac direkt und ohne Neustart aus dem Dock heraus starten?
  • Sind Steuerung und Bedienung auf Apple ausgerichtet, funktionieren z. B. Mac-typische Tastatur-Shortcuts?
  • Läuft die Software auch auf den Geräten der neuesten Generation mit ARM-Chipsätzen und wird sie verlässlich für künftige Versionen aktualisiert?
  • Kann die Software bzw. eine mobile Version der Software auf iOS-Geräten genutzt werden?

Wie schon zu Beginn erwähnt: Es gibt nicht das pauschal beste Betriebssystem. Mac oder Windows - das ist und bleibt Ihre ganz persönliche Entscheidung. Vielleicht fällt Ihre Wahl heute noch auf Windows, morgen aber auf macOs – oder Ihre Mitarbeiter arbeiten im Büro lieber mit Windows, während Sie selbst ein MacBook präferieren. Da ist es von Vorteil, dass Sie sich bei der Wahl der richtigen Handwerkersoftware nicht für eines der beiden Betriebssysteme entscheiden müssen. Sie bleiben flexibel und unabhängig, indem Sie auf eine Software bauen, die jetzt und in Zukunft auf beiden Betriebssystemen gleichermaßen zuverlässig läuft.

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ALLES IN DER TASCHE:

Mit der passenden App ist Ihre Handwerkersoftware überall dabei

Passende App - SymboldbildMit einer leistungsstarken Handwerkersoftware heben Sie Ihre Büroarbeit auf ein neues, professionelleres Level. Wenn die Software über eine passende App verfügt, können Sie die Vorteile digitaler Auftragsverwaltung vom Büro auf die Baustelle, in die Werkstatt oder Fertigungshalle, ins Lager oder auf Ihre Ausstellungsflächen erweitern. Digitalisierung ist schon lange nicht mehr nur an Ihren Schreibtisch gekoppelt: Daten, die Sie dort erzeugen, sind mobil abrufbar und überall nutzbar. Ebenso werden Daten, die Sie im Büro z. B. für die (Lohn-)Abrechnung nutzen, vorher per App unterwegs erfasst – egal ob Arbeitszeiten oder Materialverbrauch.

Die Nutzung einer App in Verbindung mit Ihrer Branchensoftware spart Aufwand, Wege und Fehler.

Sie sind schneller fertig, weil

  • erfasste App-Daten sofort in der Bürosoftware verfügbar sind (z. B. Arbeitszeiten)
  • übertragene App-Daten unmittelbar und gut sortiert bereitliegen (z. B. für die Abrechnung)
  • Sie Daten nicht mehr mühsam sammeln und händisch zusortieren müssen
  • Sie Aufgaben von Urlaubsanträgen bis hin zur jährlichen Inventur mobil und dadurch zeitsparender abwickeln können

Sie sind entspannter, weil

  • Sie rechtliche Anforderungen erfüllen (z. B. digitale Arbeitszeitdokumentation)
  • Belege für Finanzamt oder Auftraggeber schnell und lückenlos abrufbar sind
  • die App-Nutzung den Klärungsaufwand insgesamt minimiert
  • Sie auch vom Büro aus einen vollständigen Überblick über laufende Projekte bekommen

Sie sind gut informiert, weil

  • relevante Informationen überall unterwegs mobil abrufbar sind
  • eingehende App-Daten wichtige Erkenntnisse über aktuelle Aufträge liefern – bis hin zum vollständigen mobilen Bautagebuch
  • Ungeplante Mehraufwände schnell sichtbar werden und die Nachkalkulation erleichtern
  • Sie Aufgaben und Mitarbeiter in Echtzeit koordinieren

App für individuelle Funktionsvielfalt

Moderne Apps für Handwerker sind reich an Möglichkeiten. Erfassung von Arbeitszeiten, Gerätestunden, Materialverbrauch und weitere Projektdaten in individueller Detailtiefe, Fehlzeitenverwaltung mit persönlichem Urlaubskonto, Terminmanagement, Lagerverwaltung: Eine App speziell für Handwerker wird schnell zum neuen Lieblingswerkzeug. Aber nur, wenn sie praxistauglich ist. Kurze Klick- bzw. Tipp- und Wischwege und genau die Funktionen, die gebraucht werden: Nicht immer ist die projektphasengenaue, detailreiche Datenerfassung gefragt. Wer viel braucht, soll viel bekommen, wer aber wenig braucht, sollte nicht unnötig überfrachtet werden. Hier lohnt sich ein Blick auf Lösungen, die mitarbeiter-individuell konfigurierbar sind, für den Chef oder Vorarbeiter, aber auch für den Azubi oder Alleinunternehmer.

Passende App - Symbolbild Komplettlösung

Warum entscheiden: Software mit App als Komplettlösung für Ihr Handwerk

Am Markt sind Branchenlösungen fürs Büro und Apps für die Baustelle separat erhältlich. Sind Ihre Anforderungen an eine Handwerker-App gering, kann es sich lohnen, kostenfreie Anwendungen zu testen. Verfolgen Sie hingehen einen ganzheitlicheren Ansatz, empfiehlt es sich, mit einer vollständig aufeinander abgestimmten Komplettlösung ins mobile Arbeiten zu starten. Die Verbindung einer Software mit einer App stellt besonders im Handwerk eine nahtlose Kommunikation zwischen Ihren mobilen und stationären Geräten sicher und vermeidet Reibungsverluste. Daten werden korrekt übertragen und zugeordnet; ein System aus einer Hand verschafft außerdem den Vorteil, mögliche Fragen zu Einrichtung und Nutzung an einen zentralen Ansprechpartner richten zu können.

FAQ - Handwerkersoftware

Welche Funktionen sollte eine gute Handwerkersoftware haben?

Eine gute Handwerkersoftware sollte eine Vielzahl von Funktionen und Tools bieten, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben abgestimmt sind. Die wichtigsten Funktionen einer guten Handwerkersoftware sind:

  • Angebotserstellung und Folgedokumente: Angebote werden dank der effizienten Kalkulationsprogramme der Angebotssoftware fürs Handwerk mit wenigen Klicks erstellt. Bei Auftragserteilung werden über das Auftragsprogramm fürs Handwerk die Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung(en) und die Schlussrechnung ganz einfach vom Angebot abgeleitet.
  • Dokumentation von Arbeits- und Wartungsaufträgen: Mit Hilfe einer Handwerkersoftware haben Sie alle Arbeits- und Wartungsaufträge im Blick und können sofort sehen, wenn es irgendwo Probleme oder Verzögerungen gibt. So können Sie schnell reagieren und auch Ihre Kommunikation verbessern.
  • Projektmanagement im Handwerk: Eine gute Handwerkersoftware verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Terminen wie z.B. die Möglichkeit, Termine und Projekte grafisch mit einem Zeitstrahl darzustellen, so dass Sie immer den Überblick über alle laufenden Projekte und ihren Status haben.
  • Zeiterfassung: Mit einer guten Handwerkersoftware ist es ganz einfach, die Arbeits- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter nachzuhalten und zu verwerten. Darüber hinaus lässt sich über Zeiterfassungsfunktionen die Auslastung Ihrer Maschinen bestens nachverfolgen. Bei vielen Lösungen sind diese Funktionen auch von unterwegs per App nutzbar.
  • Materialbestellung und -verwaltung: Eine gute Handwerkersoftware sollte Funktionen zur Verwaltung von Materialbestellungen, Lagerbeständen und Einkaufslisten enthalten, die vorzugsweise auch per App abrufbar und nutzbar sind.
  • Kundenverwaltung: Die Verwaltung von Kundendaten wird mit einer Handwerkersoftware um einiges leichter, denn einmal eingepflegt sind sie einfach per Klick abrufbar, einsehbar und überall einsetzbar.
  • Mobile Nutzbarkeit: Eine gute Handwerkersoftware sollte so mobil sein wie ihre Nutzer. Wichtige Funktionen sollten auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets genutzt verfügbar sein, um Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und zwischen den Baustellen und dem Büro zu erleichtern.
  • Integrierte Sicherheitsfunktionen: Eine gute Handwerkersoftware sollte integrierte Sicherheitsfunktionen enthalten, um wichtige Daten und Dokumente zu schützen und Unbefugten den Zugriff zu verwehren.
  • Rechtskonformität: Eine Handwerkersoftware sollte Rechtskonformität garantieren, so dass Sie mit ihr ganz einfach GoBD und DSGVO-konform arbeiten können.

Welche Funktionen eine Handwerksprogramm-Software haben sollte, hängt nicht nur vom eigenen Unternehmen, sondern auch vom Gewerk ab. Je größer ein Betrieb ist, desto wichtiger kann eine übersichtliche Projektverwaltung mit Planungskalender sein - je nach Gewerk sind Aufmaßlösungen oder auch eine Lagerverwaltung wichtig. Diese individuellen Eigenschaften müssen bei der Wahl einer Handwerkersoftware berücksichtigt werden. So kann sichergestellt werden, dass die Lösung einerseits zu den Bedürfnissen des Betriebs passt, aber eben auch zur Branche und die spezifischen Prozesse und Tätigkeiten unterstützt und optimiert.

Welche Vorteile bringt die Verwendung einer Software für Handwerksbetriebe?

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

  • Einfache Organisation von Projekten: Handwerkersoftware unterstützt bei der Übersicht und Planung von Projekten, inklusive Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle. Mit einem passenden Ressourcenplanungs-Tool haben Sie auch die Auslastung Ihrer Mitarbeiter stets im Blick.
  • Effiziente Verwaltung von Kunden und Lieferanten: Das Handwerkerprogramm ermöglicht die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten, Aufträgen und Geschäftskorrespondenz, da alle wichtigen Informationen mit ein paar Klicks zugänglich sind und weiterverwendet werden können.
  • Schnelle Erstellung von Angeboten und Folgedokumenten: Mit der Handwerkersoftware können Angebote, Rechnungen sowie viele weitere Folgedokumente schnell und professionell erstellt werden. Somit werden Fehler bei der Übertragung vermieden.
  • Garantiertes rechtskonformes Arbeiten: Die Software unterstützt dabei, gesetzliche Anforderungen (z. B. GoBD & DSGVO oder auch die Umstellung auf die E-Rechnung) zu erfüllen.
  • Zeitersparnis: Eine Handwerkersoftware digitalisiert viele manuelle Aufgaben und beschleunigt den Arbeitsablauf mittels weniger Klicks, in dem Sie z.B. ganz einfach Angebote kalkulieren und anpassen, Folgedokumente von Angeboten ableiten, Stundenzettel durch digitale Zeiterfassung ersetzen können.
  • Praktische Schnittstellen: Eine Handwerkersoftware integriert oft andere Programme, wie Finanzbuchhaltungssoftware (Datev) und die Anbindung an den Großhandel, aber auch Programme wie Outlook, Ausschreibungen (GEAB), TSE, und noch viele mehr und ermöglicht somit eine bessere und lückenlose Datenverwaltung und -Nutzung.
  • Überblick über Zahlungsverkehr: Mit einer Handwerkersoftware erhalten Handwerker Unterstützung bei der Überwachung von Finanzen. Sie hilft, die eigenen Margen und Liquidität besser im Blick zu halten.
  • Effizienzsteigerung: Durch die Vereinfachung von Prozessen kann die Effizienz im Büro gesteigert werden, so dass man mehr Zeit für die Projekte auf den Baustellen hat.
  • Kosteneinsparung: Ein Handwerkerprogramm kann dabei helfen, den Überblick über alle Kosten zu behalten und Kosten zu reduzieren, indem manuelle Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt werden.

Insgesamt kann die Verwendung von Handwerkersoftware dazu beitragen, dass mehr Aufträge in weniger Zeit abgearbeitet werden können und somit den Umsatz des Unternehmens und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.

Wie finde ich die richtige Handwerkersoftware für meinen Betrieb?

Bevor Sie eine Handwerkersoftware kaufen, sollten Sie definieren, was Sie sich genau von einem solchen Programm für Ihr Unternehmen wünschen und welche Möglichkeiten es gibt. Im nächsten Schritt können Sie verschiedene Software-Lösungen recherchieren und vergleichen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Suche nach der richtigen Handwerkersoftware beachten sollten:

  • Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Legen Sie fest, welche Funktionen das Handwerkerprogramm erfüllen sollte, z. B. Kundenverwaltung, Anbindung anderer Systeme mittels Schnittstellen, Zeiterfassung, etc. Bedenken Sie dabei auch, dass ihr Betrieb in der Zukunft größer werden könnte und Sie dann vielleicht zusätzliche Funktionen wie eine Projektverwaltung benötigen.
  • Recherchieren Sie verschiedene Software-Lösungen: Die Software sollte zu den Anforderungen passen, die Sie zuvor festgelegt haben und alle Funktionen bieten, die Sie brauchen. Ist dies nicht der Fall, müssten Sie mehrere Programme einsetzen, die alle unterschiedlich zu bedienen sind und möglicherweise nicht problemlos miteinander vernetzt werden können. Gleichzeitig sollte eine Software natürlich keine Funktionen bieten, die Sie gar nicht benötigen und die Sie umsonst bezahlen müssten. Es ist ratsam, sich am Standard zu orientieren (z. B. eine ähnliche Menüführung wie in MS Office), so dass keine große Umgewöhnung nötig ist.
  • Testen Sie die Software: Sehen Sie sich die Software an – viele Anbieter bieten einen persönlichen Beratungstermin an, in dem zunächst Ihre persönlichen Anforderungen ermittelt werden und Ihnen die dazu passenden Möglichkeiten in der Software gezeigt wird. Das ist in den meisten Fällen besser, als sich auf eigene Faust durch eine Demo-Version zu klicken.  Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen können. Nur dann können Sie sicher sein, dass das Handwerkerprogramm Ihren Anforderungen entspricht und für Sie einfach zu bedienen ist.
  • Vergleichen Sie die Preise: Manche Softwarelösungen funktionieren wie ein Abo mit monatlichen Zahlungen. Abos kann man nach der vereinbarten Laufzeit wieder zwar wieder kündigen, dies ist jedoch oft mit dem Verlust von Daten verbunden. Bei anderen Anbietern hat man einmalige Anschaffungskosten und die Software gehört zum Unternehmenswert. Lösungen mit einmaligen Anschaffungskosten amortisieren sich mit jeder eingesparten Arbeitsstunde mehr. Eine dritte Option ist das Hersteller-Leasing, das beide Modelle verbindet. So werden Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum verteilt, jedoch gehört die Software nach der Zahlung der letzten Leasingrate trotzdem gänzlich dem Unternehmen. Überlegen Sie, welche Investition sich für Sie und Ihr Unternehmen mehr lohnt.
  • Hören Sie sich um: Sprechen Sie mit anderen Handwerkern oder Branchenkollegen, um Empfehlungen für die richtige Software zu erhalten und mehr über ihre tägliche Arbeit mit der Software zu erfahren. Es ist auch hilfreich, sich Kundenrezensionen der unterschiedlichen Anbieter durchzulesen, suchen Sie dazu zum Beispiel nach Kundenreferenzen auf den Webseiten der einzelnen Anbieter.
  • Wählen Sie die beste Lösung: Vergleichen Sie die verschiedenen Software-Lösungen anhand Ihrer Anforderungen und entscheiden Sie sich für diejenige, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Es ist wichtig, die richtige Software für Ihre Bedürfnisse zu wählen, damit Sie nicht viel Geld für Funktionen ausgeben, die Sie eigentlich nicht benötigen und für jede Anforderung eine andere Software kaufen.

Für welche Betriebsgröße eignet sich eine Handwerkersoftware? Ist eine Handwerkersoftware für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe geeignet?

Die Größe eines Betriebs ist für den Einsatz von Handwerkersoftware nicht maßgeblich, im Gegenteil: Eine Handwerkersoftware kann von kleinen Ein-Mann-Betrieben über größere Firmen bis hin zu großen Handwerksbetrieben mit einer Vielzahl von Mitarbeitern eingesetzt werden. Dabei ist von Interesse, welche Prozesse digitalisiert werden sollen und nicht, wie groß ein Betrieb ist.

Einzelkämpfer benötigen beispielsweise nicht unbedingt eine Funktion zur digitalen Zeiterfassung. Diese ist, gerne auch in mobiler Form, eher für größere bis große Betriebe von Interesse. Aufgabenfelder, die jedoch alle Betriebe vereinen, sind beispielsweise die Stammdatenverwaltung, die Angebots- und Rechnungserstellung oder das Mahnwesen. Man sollte jedoch darauf achten, dass die gewählte Handwerkersoftware so aufgebaut ist, dass man sie sich ändernden Bedürfnissen eines Betriebs anpasst (in dem man z. B. Module oder Funktionen dazubuchen kann), wenn der Betrieb wachsen sollte.

Fazit: Vom Einsatz eines Handwerkerprogramms profitiert jeder Handwerksbetrieb, egal ob klein, mittelständisch oder groß!

Für welche Gewerke ist Handwerkersoftware geeignet?

Grundsätzlich können Handwerksbetriebe aller Gewerke Handwerkersoftware einsetzen. Jedoch sollten Handwerker hier besonders genau hinschauen: Die Anbieter von Handwerkersoftware sind vielfältig, aber nicht jeder Anbieter eignet sich für jedes Gewerk. Prinzipiell gilt: Je besser ein Anbieter ein Gewerk kennt und somit sein Programm darauf auslegt, desto mehr wird der Betrieb von der Software profitieren.

Beispielsweise sind Wartung und Pflege in den Gewerken SHK und GaLaBau essentiell. Beinhaltet die Software keine Wartungs- oder Pflegeverwaltung inklusive Terminbestätigung, Protokollen, gewünschter Intervalle und Schlussrechnung, werden große Teile des Alltags dieser Betriebe nicht abgedeckt. Der Handwerksbetrieb kann diese Prozesse nicht digital abwickeln und benötigt mehr Arbeitsschritte und somit auch mehr Zeit bei jedem Auftrag. Das gleiche gilt zum Beispiel für Fliesenleger, hier ist es wichtig, auch den Verkauf von Material optimal abbilden und nachverfolgen zu können. Für den Maler hingegen ist es eher wichtig, Aufmaßdaten schnell und fehlerfrei übertragen und für Angebote und Kalkulationen nutzen zu können.

Fazit: Bei der Auswahl eines Handwerkerprogramms sollte man darauf achten, dass es optimal auf die Bedürfnisse und Arbeitsschritte des eigenen Gewerks zugeschnitten ist, egal ob Industriesoftware oder Software für den Metallbau.

Was ist eine modular aufgebaute Handwerkersoftware?

Eine modular aufgebaute Handwerkersoftware besteht aus mehreren unabhängigen Modulen, die zusammengestellt werden können, um die eigenen und teilweise sehr individuellen Anforderungen eines Handwerksbetriebs zu erfüllen. Jedes Modul ist für eine bestimmte Aufgabe oder Funktion verantwortlich und kann einzeln hinzugefügt oder entfernt werden, um die Handwerkersoftware den individuellen Anforderungen des Betriebs anzupassen. Es gibt viele mögliche Module für eine Handwerkersoftware, je nach den Anforderungen des Unternehmens, z. B.

  • Materialbestellung und -verwaltung
  • Dokumentation von Arbeits- und Wartungsaufträgen
  • Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
  • Verwaltung von Kundenaufträgen und Projekten
  • Zeiterfassung von Mitarbeitenden und Auslastung von Maschinen

usw.

Der Vorteil von unterschiedlichen Modulen in der gleichen Bürosoftware fürs Handwerk statt der Nutzung einzelner Programme für jede Einzelfunktion hat den Vorteil, dass man in jedem Modul auf die einmalig angelegten Stammdaten zugreifen kann. Darüber hinaus bucht (und bezahlt) man am Ende nur die Funktionen, die man auch wirklich benötigt. So braucht ein Betrieb ohne Lager kein Programm um dieses zu organisieren. Wächst der Betrieb jedoch nach einigen Jahren, so kann man sich für diese Module problemlos auch zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden und diese dazubuchen. So kauft man am Ende zwar nur das, was man auch wirklich braucht, hat aber alle Funktionen problemlos in einer Software-Umgebung integriert und kann die Handwerkersoftware erweitern, sobald sich die Bedürfnisse oder Größe des eigenen Betriebs verändert oder neue rechtliche Anforderungen anstehen (z. B. eine lückenlose und nachvollziehbare Zeiterfassung oder die Pflicht zur E-Rechnung).

Woher bekomme ich Unterstützung beim Einrichten und Nutzen von Handwerkersoftware?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Unterstützung beim Einrichten und Nutzen von Handwerkersoftware erhalten können:

  • Herstellerunterstützung: Die meisten Anbieter von Handwerkersoftware bieten Support-Services an, die Ihnen bei der Installation, Konfiguration und Verwendung der Software helfen. Sie stellen auch Schulungen und Anleitungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden. Praktisch kann das Abschließen eines Wartungsvertrages sein. So stehen Ihnen bei alltäglichen Fragen rund um die Software kompetente Gesprächspartner zur Verfügung. Viele gute Hersteller von Handwerkersoftware bieten auch eine spezielle Neukundenbetreuung an, die große Teile der Einrichtung übernehmen kann oder den Nutzer darin unterstützt.
  • IT-Beratung: Wenn Sie sich mit der Installation der Software unsicher sind oder spezielle Anforderungen haben, kann es sinnvoll sein, einen IT-Berater zu engagieren, der Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung der Software helfen kann.
  • Online-Ressourcen: Es gibt viele Ressourcen wie Foren, FAQs, Anleitungen und Schulungsvideos, auf denen die gewünschte Handwerkersoftware online näher erklärt wird und die Ihnen bei der Verwendung der Software helfen können. Diese Quellen sind jedoch mit Vorsicht zu genießen, da viele Fälle sehr individuell sind und ihre Lösungen somit auch. Daher ist diese Möglichkeit eher für ganz generelle Fragen in Betracht zu ziehen.

Hersteller als zuverlässiger Partner: Es ist wichtig, Unterstützung zu suchen, wenn Sie Fragen rund um die Handwerkersoftware haben, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden und das Beste aus ihr herausholen. Oftmals gibt es jedoch von Seiten der Anbieter schon umfangreiche Unterstützung, was sehr wertvoll sein kann, denn wer kennt die Software besser als diejenigen, die sie entwickelt haben? Erkundigen Sie sich am besten noch vor dem Vertragsabschluss nach den unterschiedlichen Angeboten und Möglichkeiten.

Wie wichtig ist der Hersteller-Support für meine Handwerkersoftware?

Die meisten guten Anbieter von Handwerkersoftware bieten Support-Services an, die Ihnen bei der Installation, Konfiguration und Verwendung der Software helfen. Sie stellen auch Schulungen und Anleitungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden und das Beste aus ihr herausholen. Auch bei Anwenderfragen wie selten benutzten Funktionen oder weiteren Möglichkeiten in der Handwerkersoftware kann es sehr praktisch sein, den Hersteller gut und zeitnah kontaktieren zu können.

Praktisch kann das Abschließen eines Wartungsvertrages sein. So stehen Ihnen bei alltäglichen Fragen rund um die Software kompetente Gesprächspartner zur Verfügung. Umso angenehmer ist es, im Fall von Fragen oder einem unerwarteten Verhalten des Handwerkerprogramms auf ein Support-Team zurückgreifen zu können, dass nicht nur telefonisch, sondern auch per Fernwartung schnell helfen kann. Ein besonderer Vorteil hierbei sind gute Erreichbarkeitszeiten, z. B. auch am späten Nachmittag, abends und samstags.

Sind regelmäßige Updates meiner Handwerkersoftware nötig?

Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich in allen Bereichen des Lebens rasant. Dies gilt auch für eine Handwerkersoftware. Einen dauerhaften und größtmöglichen Nutzen hat der Handwerksbetrieb, dessen Handwerkerprogramm vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen ergänzt wird. Treten gesetzliche Änderungen wie die DSGVO oder die Senkung der Mehrwertsteuer im Sommer 2020 in Kraft, muss sich der Handwerker keine Sorgen machen: Der Hersteller baut komfortable Funktionen in die Software ein und diese werden durch ein bereitgestelltes Update ganz einfach in das Handwerkerprogramm übertragen. Regelmäßige Updates sind also maßgeblich, um den besten Nutzen aus dem Einsatz der Software zu haben und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Was mache ich, wenn die Handwerkersoftware ein Update braucht?

Wenn die Handwerkersoftware ein Update benötigt, so wird dieses direkt durch den Hersteller bereitgestellt. Dort bekommen Sie auch alle Informationen darüber, was dieses Update an den Funktionen und/oder dem Verhalten der Handwerkersoftware verändert. Sollten Sie Probleme beim Update haben, so sind die Hersteller selber starke Partner, die Sie bei der Installation unterstützen.

Erfülle ich überhaupt alle technischen Voraussetzungen, um eine Handwerkersoftware installieren und nutzen zu können?

Um eine Handwerkersoftware nutzen zu können, müssen Sie bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Diese können je nach Software unterschiedlich sein. Der Hersteller der Software oder Ihr IT-Berater kann prüfen, ob folgende Anforderungen erfüllt sind.

  • Computer: Sie benötigen einen Computer, der leistungsstark genug ist, um die Software auszuführen. Das bedeutet, dass er über ausreichend Arbeitsspeicher und Prozessorleistung verfügen sollte.
  • Betriebssystem: Sie benötigen ein Betriebssystem, das von der Software unterstützt wird. In der Regel unterstützen die meisten Handwerkersoftwares Windows oder Mac OS.
  • Internetverbindung: Wenn die Software über das Internet verfügbar ist, benötigen Sie eine stabile und schnelle Internetverbindung, um sie nutzen zu können.
  • Browser: Wenn die Software über einen Webbrowser zugänglich ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen unterstützten Browser verwenden. Unterstützte Browser sind in der Regel Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari und Microsoft Edge.
  • Speicherplatz: Es ist wichtig zu überprüfen, ob Sie genug Speicherplatz auf Ihrem Computer zur Verfügung haben, um die Software zu installieren und zu speichern.
  • Sicherheit: Einige Handwerkersoftwares benötigen einige Sicherheitsanforderungen, um sicherzustellen, dass die Daten und Informationen geschützt werden, wie zum Beispiel Firewall-Einstellungen, Passwortrichtlinien und Zugriffsrechte.

Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie über die technischen Voraussetzungen für die Installation einer Handwerkersoftware verfügen? Kein Problem! Wir beraten Sie ausführlich zu Ihrer Situation und Ihren Anforderungen! Fragen Sie doch gleich einen unverbindlichen Beratungstermin an!

Wie viel Zeit und Aufwand kosten die Installation & Einrichtung einer Handwerkersoftware?

Die Zeit und der Aufwand, die für die Installation und Einrichtung einer Handwerkersoftware erforderlich sind, können je nach Software unterschiedlich sein. Einige Faktoren, die den Zeitaufwand beeinflussen können, sind:

  • Wie intuitiv ist die Handwerkersoftware zu bedienen? Viel hängt davon ab, wie einfach eine Handwerkersoftware zu bedienen ist. Viele Programme orientieren sich daher an ähnlichen Menüs, Funktionen und Symbolen wie gängige Programme, z. B. Windows, Microsoft Office, usw., um die Nutzung zu vereinfachen und eine einfache Orientierung zu ermöglichen.
  • Größe des Unternehmens: Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit und Aufwand wird für die Einrichtung und Implementierung der Software erforderlich sein.
  • Anzahl der Benutzer: Je mehr Benutzer die Software verwenden, desto mehr Zeit und Aufwand wird für die Schulung und Unterstützung der Benutzer benötigt.
  • Umfang der Funktionen: Je mehr Funktionen die Softwares bieten, desto mehr Zeit und Aufwand sollten Sie für die Einrichtung und Konfiguration der Funktionen einplanen.
  • Integrationsbedarf: Wenn die Software integriert werden muss, z. B. mit einer Finanzbuchhaltungssoftware, wird dies mehr Zeit und Aufwand erfordern.
  • Technische Kenntnisse: Je höher die technischen Kenntnisse des Personals, desto einfacher und schneller geht die Installation und Einrichtung der Software.

In der Regel hängt die Dauer von Installation und Einrichtung einer Handwerkersoftware zu großem Maße vom Umfang der gewünschten und gebuchten Funktionen ab. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Schulung der Mitarbeiter und die Einrichtung der Software einzuplanen, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und die Mitarbeiter in der Lage sind, sie effektiv zu verwenden. Man muss jedoch nicht davon ausgehen, dass der Betrieb während der Installation stillsteht. Eine Handwerkersoftware kann auch ganz einfach während des laufenden Betriebs installiert werden.

Was kostet eine Handwerkersoftware? Lohnt sich diese Investition?

Die Handwerkersoftware-können sehr unterschiedlich sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Umfang der Funktionen, der Anzahl der Benutzer und dem gewählten Lizenzmodell.

  • Es gibt unterschiedliche Lizenzmodelle, die von Herstellern angeboten werden:
    • Einmalige Lizenzgebühr: Hierbei zahlt man einmalig eine Gebühr für die Nutzung der Software, welche heruntergeladen und installiert wird und fortan zur Wertmasse des Betriebs gehört.
    • Abonnementgebühr: Hierbei zahlt man eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung der Software. Hier mietet man den Zugang zur Software, welcher nach einer Beendigung der Zahlungen wieder entzogen wird.
    • Nutzungsgebühr: Hierbei zahlt man eine Gebühr, die auf der tatsächlichen Nutzung der Software basiert, z. B. pro Anfrage oder pro Nutzer.
    • Hersteller-Leasing: In diesem Fall zahlt man monatlich eine Leasing-Rate und nach Ablauf des Leasing-Vertrages und der letzten Zahlung gehört die Software zum Unternehmenswert.
  • Die Kosten für eine Handwerkersoftware können zwischen einem dreistelligen Betrag (pro Monat) und einem vierstelligen Betrag (einmalig) liegen. Das bedeutet, dass einige Abolösungen schon nach kurzer Zeit genauso teuer sind wie eine einmalige Investition. Hier lohnt sich eine Berechnung auf Basis einer langfristigen Nutzung.
  • Die Anzahl der verfügbaren Funktionen kann sich ebenfalls auf den Preis auswirken. Modular aufgebaute Softwarelösungen geben einem zum Beispiel die Möglichkeit, nur die Funktionen auszusuchen (und zu bezahlen), die man auch wirklich in seiner alltäglichen Arbeit benötigt. Hier hat man eine weitere Stellschraube zur Verfügung, um auch finanziell die beste Lösung für seinen Betrieb zu finden.
  • Eine Investition in eine Firmensoftware fürs Handwerk lohnt sich sicher, da sie dazu beiträgt, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern, die Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.
Welche Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen sind möglich?

Eine Handwerkersoftware kann mit verschiedenen anderen Softwareprogrammen über Schnittstellen verbunden werden, um Daten effizienter auszutauschen und bestehende Prozesse zu automatisieren. Hier sind einige Beispiele für mögliche Schnittstellen:

  • FiBu, Datev
  • Unterschiedliche Großhändler
  • Teilnahme an Ausschreibungen (GAEB, ÖNORM)
  • Unterschiedliche branchenspezifische Schnittstellen wie STLB-BauZ, Mareon, Icking, Bürgerle Montagezeiten, OptiAufmaß, CAD und Abbund-Schnittstellen
  • Import-Schnittstelle, sodass Daten aus einer vorherigen Softwarelösung übernommen werden können
  • u.v.m.

Die Verfügbarkeit und Funktionalität von Schnittstellen variieren je nach Handwerkersoftware. Klären Sie daher im Vorfeld mit einem IT-Berater oder dem Hersteller der Software, welche Schnittstellen die Software hat.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von spezieller Handwerkersoftware im Vergleich zu allgemeiner Bürosoftware?

Als Handwerker wissen Sie: Ihre Anforderungen sind speziell und gehen weit über das hinaus, was allgemeine Bürosoftware leisten kann. Eine Handwerkersoftware ist genau auf Ihre Branche zugeschnitten und bietet Ihnen echte Vorteile:

  • Branchenspezifische Funktionen: Funktionen wie die Kalkulation von Materialkosten mit gewerksspezifischen Leistungsbausteinen, Zeiterfassung oder automatische Aufmaße erleichtern Ihren Arbeitsalltag erheblich. Mit unseren
  • Effizienz in der Projektabwicklung: Dank eines breiten Funktionsumfangs können Sie Ihre Projekte von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung zentral verwalten – ohne Medienbrüche. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
  • Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Lassen Sie die Software für Sie arbeiten – etwa bei der Generierung von Rechnungen mit dem Rechnungsprogramm für Handwerker oder der Nachverfolgung von Zahlungseingängen. Nutzen Sie ebenso die Software zur Angebotserstellung im Handwerk.
  • Alles an einem Ort: Sie behalten den Überblick über Ihre Projekte, Materialien und Kunden, ohne zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuwechseln.

Mit einer Bürosoftware fürs Handwerk wie von Sander & Doll können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, während die Software den administrativen Aufwand für Sie übernimmt.

Brauche ich als Handwerker eine Software mit einer Lagerverwaltungs-Funktion?

Haben Sie Materialbestände, die Sie regelmäßig überwachen müssen? Dann ist eine Lagerverwaltungsfunktion für Sie unverzichtbar. Mit einer Handwerkersoftware, die eine solche Funktion integriert hat, können Sie:

  • Ihre Materialbestände in Echtzeit überwachen,
  • automatisch sehen, wann etwas nachbestellt werden muss,
  • und gleichzeitig Kosten durch unnötige Überbestände vermeiden.

Das erleichtert nicht nur Ihre Planung, sondern sorgt auch dafür, dass Sie bei jedem Projekt das nötige Material griffbereit haben. Besonders, wenn Sie mehrere Baustellen gleichzeitig betreuen, wird die Lagerverwaltung zu einem entscheidenden Vorteil.

Ich möchte meine Handwerkersoftware wechseln. Wie läuft der Wechsel, kann ich die Daten aus meiner aktuellen Handwerker Software übernehmen?

Wenn Sie Ihre Handwerkersoftware wechseln möchten, ist das einfacher, als Sie vielleicht denken. Wichtig ist, dass Ihre bisherigen Daten wie Kundenkontakte, Projektdaten oder Preise nahtlos in die neue Software übernommen werden. Bei einem Anbieter wie Sander & Doll profitieren Sie von einem durchdachten Wechselprozess:

  • Datenmigration: Ihre Daten werden aus Ihrer alten Software exportiert und ins neue System importiert – ganz ohne Datenverlust.
  • Begleiteter Wechsel: Ein Support-Team steht Ihnen zur Seite, damit alles reibungslos funktioniert und Sie schnell durchstarten können.
  • Schnelle Einarbeitung: Dank einer intuitiven Bedienung und Schulungen arbeiten Sie in kürzester Zeit effizient mit Ihrer neuen Software.

Der Wechsel bietet Ihnen also die Möglichkeit, auf ein moderneres System umzusteigen und gleichzeitig alle wichtigen Daten zu behalten. Zögern Sie nicht, uns direkt auf Ihre spezifischen Anforderungen anzusprechen – der Wechsel lohnt sich!

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