Dachdecker
Handwerkersoftware:
Das digitale Werkzeug für Büro und Baustelle
Ihr Herz schlägt fürs Handwerk. Als Chef schlagen Sie sich jedoch mit vielen weiteren Themen und Verpflichtungen herum: Kosten und Kalkulation, Personal- und Projektplanung, Dokumentation oder Buchführung. Die Liste ist lang, die Zeit ist knapp.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Ihnen Handwerkersoftware hilft, Aufgaben strukturiert in den Griff zu bekommen und schneller fertig zu werden – und welche Schritte Sie zur passenden Lösung führen.
Wo und wie kann mir eine Handwerkersoftware helfen?
Schritt 1: Bedarf identifizieren!
Ihr Betrieb ist individuell, Ihre Herausforderungen sind oft typisch. Der Auswahl der für Sie richtigen Handwerkersoftware geht der wichtige Schritt voraus, sich dieser Probleme bewusst zu machen. „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung.“ Das stimmt: Will ich optimieren, muss ich zunächst Schwachstellen und alltägliche Zeitfresser ermitteln. Kenne ich erst meinen Bedarf, kann ich mich konkreten Lösungen zuwenden.
Alltägliche Probleme – digitale Lösungen
Die folgende Tabelle listet betriebliche Handlungsfelder auf. Den typischen Problemen innerhalb dieser Felder stehen mögliche digitale Lösungsansätze gegenüber: Selbst wenn die Liste nicht zu 100 Prozent vollständig und auf Ihren Betrieb beziehbar ist, so liefert sie dennoch wertvolle Ansatzpunkte, um Ihren Verbesserungsbedarf zu bestimmen und Ihre Erwartungen an eine neue Handwerkersoftware zu konkretisieren. Markieren Sie einfach die Bereiche, in denen Sie in Zukunft professioneller und effizienter arbeiten möchten:
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Handlungsfeld |
Typische Herausforderungen ohne (passende) Software |
Digitale Lösungen mit passender Handwerkersoftware |
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Auftragsverwaltung |
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Ablage, Dokumentation, Buchführung |
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Nahtlose Bearbeitung |
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Programm-Aktualität, Technik |
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Angebotserstellung |
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Stammdaten |
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Auftragsdokumente, Folgedokumente, Rechnungstellung |
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Teilrechnungen, Abschläge, Liquidität |
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Kalkulation, Stundenlohn |
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Marge, Rentabilität
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Kundenkommunikation, CRM |
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Nachkalkulation, Kontrolle, Überblick |
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Rechtliche Sicherheit, GoBD |
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Termine, Zeitmanagement, Fehlzeiten, Projektplanung |
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Lager, Inventur, Materialbeschaffung, Einkauf |
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Zeiterfassung, Arbeitszeitdokumentation, Istzeiten |
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Was wollen Sie mit der Einführung einer Handwerkersoftware erreichen?
Schritt 2: Ziele festlegen!
Zu wissen, wo der Schuh drückt, ist das eine. Konkrete Ziele festzulegen, das andere. Was soll eine Handwerkersoftware bewahren, was soll sie positiv verändern – und in welchem Maße? In diesem zweiten wichtigen Schritt liegt es an Ihnen, Ihre Anforderungen zu konkretisieren und sich darüber im Klaren zu werden, wie Sie in Zukunft arbeiten möchten. Damit schaffen Sie die Grundlage für die Auswahl und Konfiguration der für Sie passenden Handwerkersoftware.
VORTEILE VON HANDWERKERSOFTWARE
Aus den unter Schritt 1 aufgeführten Handlungsfeldern und Lösungsansätzen lassen sich elementare Vorteile von Handwerkersoftware ableiten. Die folgende Auflistung gibt Ihnen wertvolle Orientierung bei der Festlegung Ihrer persönlichen Ziele:
Strukturierte Organisation
- Koordiniert von Angebot bis Rechnung
- Zentrale Projektverwaltung
- Nichts vergessen & übersehen
Nahtlose Prozesse
- Leistungsstarkes Komplett-System
- Reibungslos durch die Auftragsabwicklung
- Büro, Baustelle, Werkstatt verbinden
Digitale Vereinfachung
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- Praktische Assistenten für Kalkulation oder Abrechnung
- Fehlerfrei & aufwandsarm arbeiten
Lückenlose Dokumentation
- Auf Knopfdruck auskunftsfähig
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
- Aussagekräftige Auswertung & Nachkalkulation
Vollständiger Überblick
- Projekte, Mitarbeiter & Kapazitäten im Blick
- Relevante Daten sofort parat
- Forderungen & Verbindlichkeiten überblicken
Gesteigerte Präzision
- Kalkulationssicher & gewinnorientiert arbeiten
- Auftragskosten im Detail überschauen
Rechtliche Sicherheit
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
- Prüfsicherheit
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
Hohe Professionalität
- Effizientes Projekt- & Zeitmanagement
- Konkurrenzfähig aufstellen
- Positiver Eindruck bei Kunden
Technische Stabilität
- Leistungsstarkes System
- Regelmäßige Aktualisierungen
ZIELE FORMULIEREN - VON GLOBAL BIS SPEZIFISCH
Je nach Betriebsgröße, Erfahrung, Anspruch und Persönlichkeit werden Ziele auf sehr unterschiedliche Weise formuliert: Die einen gehen strategisch-analytisch vor, zeichnen betriebliche Zukunftsvisionen in Zahlen und Prozentwerten und definieren messbare Ziele, z. B.:
- Reduzierung der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Angebotserstellung um X% innerhalb von Y Monaten nach Einführung der Software
- Reduzierung der Fehlerquote bei der Auftragsabwicklung um X% innerhalb der ersten Y Monate nach Implementierung der Software
Die anderen halten es einfacher, gehen gefühlsorientierter vor und beschreiben Ziele eher allgemein. Ihnen und Ihrem favorisierten Vorgehen bleibt es überlassen, wie detailliert Sie planen, wie Sie priorisieren oder inwieweit Sie Ihre Ziele messbar machen wollen.
In jedem Fall sollten Sie darauf Wert legen, realistische Ziele zu definieren, die zu Ihrer betrieblichen Realität passen. Wollen Sie sich zu stark verändern und krempeln Ihren Betrieb komplett auf links, kann es schwierig werden, Ihre Belegschaft für die Neuerungen zu gewinnen und ein neues System erfolgreich und nachhaltig, frei von Blockaden und Frustrationen, zu etablieren.
Welche Funktionen und Merkmale braucht eine Handwerkersoftware?
Schritt 3: Leistungsumfang bestimmen!
Mit Bedarfsbestimmung und Zieldefinition sind wichtige Vorarbeiten abgeschlossen. Nächstes Etappenziel: Benötigte Funktionen und Leistungen zusammenstellen. Von A wie Angebot und Aufmaß bis Z wie Zahlungsverkehr oder Zeiterfassung: Welche Werkzeuge oder Schnittstellen muss eine Anwendung mitbringen, um Ihre Anforderungen zu decken? Ebenfalls wichtig: Über den reinen Funktionsumfang hinaus entscheiden wichtige Merkmale und Eigenschaften, wie geeignet eine Handwerkersoftware wirklich ist.
WICHTIGE FUNKTIONEN VON HANDWERKERSOFTWARE
Angebotserstellung und Folgedokumente: Angebote werden mit wenigen Klicks erstellt. Bei Auftragserteilung werden die Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung(en) und die Schlussrechnung ganz einfach vom Angebot abgeleitet.
Dokumentation von Arbeits- und Wartungsaufträgen: Mit Hilfe einer Handwerkersoftware haben Sie alle Arbeits- und Wartungsaufträge im Blick und können sofort sehen, wenn es irgendwo Probleme oder Verzögerungen gibt. So können Sie schnell reagieren und auch Ihre Kommunikation verbessern.
Projektmanagement: Eine gute Handwerkersoftware verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Terminen wie z.B. die Möglichkeit, Termine und Projekte grafisch mit einem Zeitstrahl darzustellen, so dass Sie immer den Überblick über alle laufenden Projekte und ihren Status haben.
Zeiterfassung: Mit einer guten Handwerkersoftware ist es ganz einfach, die Arbeits- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter nachzuhalten und zu verwerten. Darüber hinaus lässt sich über Zeiterfassungsfunktionen die Auslastung Ihrer Maschinen bestens nachverfolgen. Bei vielen Lösungen sind diese Funktionen auch von unterwegs per App nutzbar.
Materialbestellung und -verwaltung: Eine gute Handwerkersoftware sollte Funktionen zur Verwaltung von Materialbestellungen, Lagerbeständen und Einkaufslisten enthalten, die vorzugsweise auch per App abrufbar und nutzbar sind.
Kundenverwaltung: Die Verwaltung von Kundendaten wird mit einer Handwerkersoftware um einiges leichter, denn einmal eingepflegt sind sie einfach per Klick abrufbar, einsehbar und überall einsetzbar.
Mobile Nutzbarkeit: Eine gute Handwerkersoftware sollte so mobil sein wie ihre Nutzer. Wichtige Funktionen sollten auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets genutzt verfügbar sein, um Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und zwischen den Baustellen und dem Büro zu erleichtern.
Integrierte Sicherheitsfunktionen: Eine gute Handwerkersoftware sollte integrierte Sicherheitsfunktionen enthalten, um wichtige Daten und Dokumente zu schützen und Unbefugten den Zugriff zu verwehren.
Rechtskonformität: Eine Handwerkersoftware sollte Rechtskonformität garantieren, so dass Sie mit ihr ganz einfach GoBD und DSGVO-konform arbeiten können.
WICHTIGE MERKMALE VON HANDWERKERSOFTWARE
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Einfache Bedienbarkeit |
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Branchenzuschnitt |
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Schutz von Daten |
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Mobile Nutzbarkeit |
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Flexibilität |
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Rechtskonformität |
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Aktualität |
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Service |
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Worauf sollte ich beim Kauf einer Handwerkersoftware achten?
Schritt 4: Angebote vergleichen!
Ein guter Handwerker braucht gutes Werkzeug. Das gilt auch für digitales Werkzeug. Aber was macht eine Software am Ende zu einem wirklich guten digitalen Werkzeug? Diese Bewertung hängt in erster Linie von Ihren persönlichen und betrieblichen Ansprüchen ab. Sie entscheiden, wie gut ein System Ihren Bedarf abbildet. Um unterschiedliche Lösungen vergleichen und bewerten zu können, sollten Sie Angebote recherchieren, Preise vergleichen, Meinungen einholen und – natürlich – die vielversprechendsten Lösungen kennenlernen:
SOFTWARE KENNENLERNEN UND TESTEN
Recherchieren Sie geeignete Angebote und machen Sie sich mit den vielversprechendsten Lösungen vertraut. Einige Anbieter stellen begrenzte Demo-Versionen zur Verfügung. Sinnvoller, als sich auf eigene Faust durch solch eine Demo zu klicken, ist es jedoch meist, eine persönliche Beratung hinzuzuziehen – möglichst bezogen auf Ihren individuellen Bedarf, idealerweise vor Ort in Ihrem Betrieb. So können Sie den Funktionsumfang direkt auf ihre persönliche Situation beziehen, Ihre Fragen platzieren und gleichzeitig sicher sein, dass die Handwerkersoftware auch tatsächlich liefert, was Sie brauchen.
PREISE VERGLEICHEN
Schauen Sie in jedem Fall genau hin: Manche Softwarelösungen nutzen Sie im Abo-Modell mit monatlichen Zahlungen. Abos können Sie zwar nach der vereinbarten Laufzeit wieder kündigen, dies ist jedoch oft mit dem Verlust von Daten verbunden. Viele Unternehmer entscheiden sich daher für überschaubarere einmalige Anschaffungskosten. In diesem Fall gehört die Software zum Unternehmenswert. beachten Sie, dass sich Systeme mit einmaligen Anschaffungskosten mit jeder eingesparten Arbeitsstunde mehr amortisieren. Eine weitere Option ist das Hersteller-Leasing, das beide Modelle verbindet. So werden Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum verteilt; nach der Zahlung der letzten Leasingrate gehört die Software gänzlich dem Unternehmen. Überlegen Sie, welche Investition sich für Sie und Ihr Unternehmen mehr lohnt.
MEINUNGEN EINHOLEN UND BEWERTUNGEN CHECKEN
Sprechen Sie mit Branchenkollegen über deren persönliche Erfahrungen mit Branchensoftware. So erhalten Sie wertvolle Tipps, die Ihnen die Entscheidung für die richtige Anwendung erleichtern. Suchen Sie zusätzlich auf den Websites der Software-Anbieter nach Kundenreferenzen und Best-Practice-Beispielen. Ein sehr authentisches Bild liefern zudem Rezensionen im Netz: Überprüfen Sie die einschlägigen Bewertungsplattformen wie Google Reviews, Golocal, Facebook oder Proven Expert, um wertvolle Einblicke darüber zu gewinnen, was Nutzer von einer Software-Lösung halten – oder auch, wie ein Anbieter mit möglicher Kritik umgeht.
CHECKLISTE: EIGNUNG EINER HANDWERKERSOFTWARE
Wenn Sie unterschiedliche Software-Angebote vergleichen, arbeiten Sie am besten die folgende Checkliste ab – sie wird Ihnen dabei helfen, die Eignung und Qualität einer Handwerkersoftware zu bewerten:
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Passgenauigkeit |
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Branchenzuschnitt |
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Bedienung |
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Entwicklung |
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Preis/Leistung
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Rechtssicherheit |
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Support |
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Wartung |
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Flexibilität |
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Kompatibilität |
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Datensicherheit |
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Einarbeitung |
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Wie profitiere ich dauerhaft von Handwerkersoftware?
Schritt 5: Investition absichern!
Vielgestellte Fragen - FAQ
Welche Funktionen sollte eine gute Handwerkersoftware haben?
Eine gute Handwerkersoftware sollte eine Vielzahl von Funktionen und Tools bieten, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben abgestimmt sind. Die wichtigsten Funktionen einer guten Handwerkersoftware sind:
Angebotserstellung und Folgedokumente: Angebote werden mit wenigen Klicks erstellt. Bei Auftragserteilung werden die Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung(en) und die Schlussrechnung ganz einfach vom Angebot abgeleitet.
Dokumentation von Arbeits- und Wartungsaufträgen: Mit Hilfe einer Handwerkersoftware haben Sie alle Arbeits- und Wartungsaufträge im Blick und können sofort sehen, wenn es irgendwo Probleme oder Verzögerungen gibt. So können Sie schnell reagieren und auch Ihre Kommunikation verbessern.
Projektmanagement: Eine gute Handwerkersoftware verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Terminen wie z.B. die Möglichkeit, Termine und Projekte grafisch mit einem Zeitstrahl darzustellen, so dass Sie immer den Überblick über alle laufenden Projekte und ihren Status haben.
Zeiterfassung: Mit einer guten Handwerkersoftware ist es ganz einfach, die Arbeits- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter nachzuhalten und zu verwerten. Darüber hinaus lässt sich über Zeiterfassungsfunktionen die Auslastung Ihrer Maschinen bestens nachverfolgen. Bei vielen Lösungen sind diese Funktionen auch von unterwegs per App nutzbar.
Materialbestellung und -verwaltung: Eine gute Handwerkersoftware sollte Funktionen zur Verwaltung von Materialbestellungen, Lagerbeständen und Einkaufslisten enthalten, die vorzugsweise auch per App abrufbar und nutzbar sind.
Kundenverwaltung: Die Verwaltung von Kundendaten wird mit einer Handwerkersoftware um einiges leichter, denn einmal eingepflegt sind sie einfach per Klick abrufbar, einsehbar und überall einsetzbar.
Mobile Nutzbarkeit: Eine gute Handwerkersoftware sollte so mobil sein wie ihre Nutzer. Wichtige Funktionen sollten auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets genutzt verfügbar sein, um Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und zwischen den Baustellen und dem Büro zu erleichtern.
Integrierte Sicherheitsfunktionen: Eine gute Handwerkersoftware sollte integrierte Sicherheitsfunktionen enthalten, um wichtige Daten und Dokumente zu schützen und Unbefugten den Zugriff zu verwehren.
Rechtskonformität: Eine Handwerkersoftware sollte Rechtskonformität garantieren, so dass Sie mit ihr ganz einfach GoBD und DSGVO-konform arbeiten können.
Welche Funktionen Handwerkersoftware haben sollte, hängt nicht nur vom eigenen Unternehmen, sondern auch vom Gewerk ab. Je größer ein Betrieb ist, desto wichtiger kann eine übersichtliche Projektverwaltung mit Planungskalender sein - je nach Gewerk sind Aufmaßlösungen oder auch eine Lagerverwaltung wichtig. Diese individuellen Eigenschaften müssen bei der Wahl einer Handwerkersoftware berücksichtigt werden. So kann sichergestellt werden, dass die Lösung einerseits zu den Bedürfnissen des Betriebs passt, aber eben auch zur Branche und die spezifischen Prozesse und Tätigkeiten unterstützt und optimiert.
Welche Vorteile bringt die Verwendung von Handwerkersoftware?
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Einfache Organisation von Projekten: Handwerkersoftware unterstützt bei der Übersicht und Planung von Projekten, inklusive Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle.
- Effiziente Verwaltung von Kunden und Lieferanten: Das Handwerkerprogramm ermöglicht die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten, Aufträgen und Geschäftskorrespondenz, da alle wichtigen Informationen mit ein paar Klicks zugänglich sind und weiterverwendet werden können.
- Schnelle Erstellung von Angeboten und Folgedokumenten: Mit der Handwerkersoftware können Angebote, Rechnungen sowie viele weitere Folgedokumente schnell und professionell erstellt werden. Somit werden Fehler bei der Übertragung vermieden.
- Garantiertes rechtskonformes Arbeiten: Die Software unterstützt dabei, gesetzliche Anforderungen (z.B. GoBD & DSGVO) zu erfüllen.
- Zeitersparnis: Handwerkersoftware digitalisiert viele manuelle Aufgaben und beschleunigt den Arbeitsablauf mittels weniger Klicks, in dem Sie z.B. ganz einfach Angebote kalkulieren und anpassen, Folgedokumente von Angeboten ableiten, Stundenzettel durch digitale Zeiterfassung ersetzen können.
- Praktische Schnittstellen: Handwerkersoftware integriert oft andere Programme, wie Finanzbuchhaltungssoftware (Datev) und die Anbindung an den Großhandel, aber auch Programme wie Outlook, Ausschreibungen (GEAB), TSE, und noch viele mehr und ermöglicht somit eine bessere und lückenlose Datenverwaltung und -Nutzung.
- Überblick über Zahlungsverkehr: Handwerkersoftware unterstützt bei der Überwachung von Finanzen und hilft, die eigenen Margen und Liquidität besser im Blick zu halten.
- Effizienzsteigerung: Durch die Vereinfachung von Prozessen kann die Effizienz im Büro gesteigert werden, so dass man mehr Zeit für die Projekte auf den Baustellen hat.
- Kosteneinsparung: Ein Handwerkerprogramm kann dabei helfen, den Überblick über alle Kosten zu behalten und Kosten zu reduzieren, indem manuelle Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt werden.
Insgesamt kann die Verwendung von Handwerkersoftware dazu beitragen, dass mehr Aufträge in weniger Zeit abgearbeitet werden können und somit den Umsatz des Unternehmens und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.
Wie finde ich die richtige Handwerkersoftware für meinen Betrieb?
Um die richtige Handwerkersoftware für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie einerseits definieren, was Sie sich genau von einem solchen Programm wünschen und welche Möglichkeiten es gibt. Im nächsten Schritt können Sie verschiedene Software-Lösungen recherchieren und vergleichen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Suche nach der richtigen Handwerkersoftware beachten sollten:
- Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Legen Sie fest, welche Funktionen das Handwerkerprogramm erfüllen sollte, z.B. Kundenverwaltung, Anbindung anderer Systeme mittels Schnittstellen, Zeiterfassung, etc.. Bedenken Sie dabei auch, dass ihr Betrieb in der Zukunft größer werden könnte und Sie dann vielleicht zusätzliche Funktionen wie eine Projektverwaltung benötigen.
- Recherchieren Sie verschiedene Software-Lösungen: Die Software sollte zu den Anforderungen passen, die Sie zuvor festgelegt haben und alle Funktionen bieten, die Sie brauchen. Ist dies nicht der Fall, müssten Sie mehrere Programme einsetzen, die alle unterschiedlich zu bedienen sind und möglicherweise nicht problemlos miteinander vernetzt werden können. Gleichzeitig sollte eine Software natürlich keine Funktionen bieten, die Sie gar nicht benötigen und die Sie umsonst bezahlen müssten. Es ist ratsam, sich am Standard zu orientieren (z.B. eine ähnliche Menüführung wie in MS Office), so dass keine große Umgewöhnung nötig ist.
- Testen Sie die Software: Sehen Sie sich die Software an - viele Anbieter bieten einen persönlichen Beratungstermin an, in dem zunächst Ihre persönlichen Anforderungen ermittelt werden und Ihnen die dazu passenden Möglichkeiten in der Software gezeigt wird. Das ist in den meisten Fällen besser, als sich auf eigene Faust durch eine Demo-Version zu klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen können. Nur dann können Sie sicher sein, dass das Handwerkerprogramm Ihren Anforderungen entspricht und für Sie einfach zu bedienen ist.
- Vergleichen Sie die Preise: Manche Softwarelösungen funktionieren wie ein Abo mit monatlichen Zahlungen. Abos kann man nach der vereinbarten Laufzeit wieder zwar wieder kündigen, dies ist jedoch oft mit dem Verlust von Daten verbunden. Bei anderen Anbietern hat man einmalige Anschaffungskosten und die Software gehört zum Unternehmenswert. Lösungen mit einmaligen Anschaffungskosten amortisieren sich mit jeder eingesparten Arbeitsstunde mehr. Eine dritte Option ist das Hersteller-Leasing, das beide Modelle verbindet. So werden Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum verteilt, jedoch gehört die Software nach der Zahlung der letzten Leasingrate trotzdem gänzlich dem Unternehmen. Überlegen Sie, welche Investition sich für Sie und Ihr Unternehmen mehr lohnt.
- Hören Sie sich um: Sprechen Sie mit anderen Handwerkern oder Branchenkollegen, um Empfehlungen für die richtige Software zu erhalten und mehr über ihre tägliche Arbeit mit der Software zu erfahren. Es ist auch hilfreich, sich Kundenrezensionen der unterschiedlichen Anbieter durchzulesen, suchen Sie dazu zum Beispiel nach Kundenreferenzen auf den Webseiten der einzelnen Anbieter.
- Wählen Sie die beste Lösung: Vergleichen Sie die verschiedenen Software-Lösungen anhand Ihrer Anforderungen und entscheiden Sie sich für diejenige, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Es ist wichtig, die richtige Software für Ihre Bedürfnisse zu wählen, damit Sie nicht viel Geld für Funktionen ausgeben, die Sie eigentlich nicht benötigen. Daher lohnt es sich, eine Handwerkersoftware nach seinen Bedürfnissen auszuwählen, statt für jede Anforderung eine andere Software zu kaufen.
Für welche Betriebsgröße eignet sich Handwerkersoftware?
Die Größe eines Betriebs ist für den Einsatz von Handwerkersoftware nicht maßgeblich, im Gegenteil: Eine Handwerkersoftware kann von kleinen Ein-Mann-Betrieben über größere Firmen bis hin zu großen Handwerksbetrieben mit einer Vielzahl von Mitarbeitern eingesetzt werden. Dabei ist von Interesse, welche Prozesse digitalisiert werden sollen und nicht, wie groß ein Betrieb ist.
Einzelkämpfer benötigen beispielsweise nicht unbedingt eine Funktion zur digitalen Zeiterfassung. Diese ist, gerne auch in mobiler Form, eher für größere bis große Betriebe von Interesse. Aufgabenfelder, die jedoch alle Betriebe vereinen, sind beispielsweise die Stammdatenverwaltung, die Angebots- und Rechnungserstellung oder das Mahnwesen. Man sollte jedoch darauf achten, dass die gewählte Handwerkersoftware so aufgebaut ist, dass man sie sich ändernden Bedürfnissen eines Betriebs anpasst (in dem man z.B. Module oder Funktionen dazubuchen kann), wenn der Betrieb wachsen sollte.
Fazit: Vom Einsatz eines Handwerkerprogramms profitiert jeder Handwerksbetrieb!
Für welche Gewerke ist Handwerkersoftware geeignet?
Grundsätzlich können Handwerksbetriebe aller Gewerke Handwerkersoftware einsetzen. Jedoch sollten Handwerker hier besonders genau hinschauen: Die Anbieter von Handwerkersoftware sind vielfältig, aber nicht jeder Anbieter eignet sich für jedes Gewerk. Prinzipiell gilt: Je besser ein Anbieter ein Gewerk kennt und somit sein Programm darauf auslegt, desto mehr wird der Betrieb von der Software profitieren.
Beispielsweise sind Wartung und Pflege in den Gewerken SHK und GaLaBau essentiell. Beinhaltet die Software keine Wartungs- oder Pflegeverwaltung inklusive Terminbestätigung, Protokollen, gewünschter Intervalle und Schlussrechnung, werden große Teile des Alltags dieser Betriebe nicht abgedeckt. Der Handwerksbetrieb kann diese Prozesse nicht digital abwickeln und benötigt mehr Arbeitsschritte und somit auch mehr Zeit bei jedem Auftrag. Das gleiche gilt zum Beispiel für Fliesenleger, hier ist es wichtig, auch den Verkauf von Material optimal abbilden und nachverfolgen zu können. Für den Maler hingegen ist es eher wichtig, Aufmaßdaten schnell und fehlerfrei übertragen und für Angebote und Kalkulationen nutzen zu können.
Fazit: Bei der Auswahl eines Handwerkerprogramms sollte man darauf achten, dass es optimal auf die Bedürfnisse und Arbeitsschritte des eigenen Gewerks zugeschnitten ist.
Was ist eine modular aufgebaute Handwerkersoftware?
Eine modular aufgebaute Handwerkersoftware besteht aus mehreren unabhängigen Modulen, die zusammengestellt werden können, um die eigenen und teilweise sehr individuellen Anforderungen eines Handwerksbetriebs zu erfüllen. Jedes Modul ist für eine bestimmte Aufgabe oder Funktion verantwortlich und kann einzeln hinzugefügt oder entfernt werden, um die Handwerkersoftware den individuellen Anforderungen des Betriebs anzupassen. Es gibt viele mögliche Module für eine Handwerkersoftware, je nach den Anforderungen des Unternehmens, z.B.
- Materialbestellung und -verwaltung
- Dokumentation von Arbeits- und Wartungsaufträgen
- Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- Verwaltung von Kundenaufträgen und Projekten
- Zeiterfassung von Mitarbeitenden und Auslastung von Maschinen
usw.
Der Vorteil von unterschiedlichen Modulen in der gleichen Softwarelösung statt der Nutzung einzelner Handwerkerprogramme für jede Einzelfunktion hat den Vorteil, dass man in jedem Modul auf die einmalig angelegten Stammdaten zugreifen kann. Darüber hinaus bucht (und bezahlt) man am Ende nur die Funktionen, die man auch wirklich benötigt. So braucht ein Betrieb ohne Lager kein Programm um dieses zu organisieren. Wächst der Betrieb jedoch nach einigen Jahren, so kann man sich für diese Module problemlos auch zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden und diese dazubuchen. So kauft man am Ende zwar nur das, was man auch wirklich braucht, hat aber alle Funktionen problemlos in einer Software-Umgebung integriert und kann die Handwerkersoftware erweitern, sobald sich die Bedürfnisse oder Größe des eigenen Betriebs verändert oder neue rechtliche Anforderungen anstehen (z.B. eine lückenlose und nachvollziehbare Zeiterfassung). Auch ein nachträgliches Aufrüsten weiterer Funktionen ist möglich (z.B., wenn der Betrieb wächst, sich Bedürfnisse oder die Rechtslage ändern).
Woher bekomme ich Unterstützung beim Einrichten und Nutzen von Handwerkersoftware?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Unterstützung beim Einrichten und Nutzen von Handwerkersoftware erhalten können:
- Herstellerunterstützung: Die meisten Anbieter von Handwerkersoftware bieten Support-Services an, die Ihnen bei der Installation, Konfiguration und Verwendung der Software helfen. Sie stellen auch Schulungen und Anleitungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden. Praktisch kann das Abschließen eines Wartungsvertrages sein. So stehen Ihnen bei alltäglichen Fragen rund um die Software kompetente Gesprächspartner zur Verfügung. Viele gute Hersteller von Handwerkersoftware bieten auch eine spezielle Neukundenbetreuung an, die große Teile der Einrichtung übernehmen kann oder den Nutzer darin unterstützt.
- IT-Beratung: Wenn Sie sich mit der Installation der Software unsicher sind oder spezielle Anforderungen haben, kann es sinnvoll sein, einen IT-Berater zu engagieren, der Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung der Software helfen kann.
- Online-Ressourcen: Es gibt viele Online-Ressourcen wie Foren, FAQs, Anleitungen und Schulungsvideos, die Ihnen bei der Verwendung der Software helfen können. Diese Quellen sind jedoch mit Vorsicht zu genießen, da viele Fälle sehr individuell sind und ihre Lösungen somit auch. Daher ist diese Möglichkeit eher für ganz generelle Fragen in Betracht zu ziehen.
Hersteller als zuverlässiger Partner: Es ist wichtig, Unterstützung zu suchen, wenn Sie Fragen rund um die Handwerkersoftware haben, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden und das Beste aus ihr herausholen. Oftmals gibt es jedoch von Seiten der Anbieter schon umfangreiche Unterstützung, was sehr wertvoll sein kann, denn wer kennt die Software besser als diejenigen, die sie entwickelt haben? Erkundigen Sie sich am besten noch vor dem Vertragsabschluss nach den unterschiedlichen Angeboten und Möglichkeiten.
Wie wichtig ist der Hersteller-Support für meine Handwerkersoftware?
Die meisten guten Anbieter von Handwerkersoftware bieten Support-Services an, die Ihnen bei der Installation, Konfiguration und Verwendung der Software helfen. Sie stellen auch Schulungen und Anleitungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie die Software richtig verwenden und das Beste aus ihr herausholen. Auch bei Anwenderfragen wie selten benutzten Funktionen oder weiteren Möglichkeiten in der Handwerkersoftware kann es sehr praktisch sein, den Hersteller gut und zeitnah kontaktieren zu können. Denn wer kennt die Software besser als diejenigen, die sie entworfen haben?
Praktisch kann das Abschließen eines Wartungsvertrages sein. So stehen Ihnen bei alltäglichen Fragen rund um die Software kompetente Gesprächspartner zur Verfügung. Umso angenehmer ist es, im Fall von Fragen oder einem unerwarteten Verhalten des Handwerkerprogramms auf ein Support-Team zurückgreifen zu können, dass nicht nur telefonisch, sondern auch per Fernwartung schnell helfen kann. Ein besonderer Vorteil hierbei sind gute Erreichbarkeitszeiten, z.B. auch am späten Nachmittag, abends und samstags.
Sind regelmäßige Updates meiner Handwerkersoftware nötig?
Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich in allen Bereichen des Lebens rasant. Dies gilt auch für Handwerkersoftware. Einen dauerhaften und größtmöglichen Nutzen hat der Handwerksbetrieb, dessen Handwerkerprogramm vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen ergänzt wird. Treten gesetzliche Änderungen wie die DSGVO oder die Senkung der Mehrwertsteuer im Sommer 2020 in Kraft, muss sich der Handwerker keine Sorgen machen: Der Hersteller baut komfortable Funktionen in die Software ein und diese werden durch ein bereitgestelltes Update ganz einfach in das Handwerkerprogramm übertragen. Regelmäßige Updates sind also maßgeblich, um den besten Nutzen aus dem Einsatz der Software zu haben und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Was mache ich, wenn die Handwerkersoftware ein Update braucht?
Wenn die Handwerkersoftware ein Update benötigt, so wird dieses direkt durch den Hersteller bereitgestellt. Dort bekommen Sie auch alle Informationen darüber, was dieses Update an den Funktionen und/oder dem Verhalten der Handwerkersoftware verändert. Sollten Sie Probleme beim Update haben, so sind die Hersteller selber starke Partner, die Sie bei der Installation unterstützen.
Erfülle ich überhaupt alle technischen Voraussetzungen, um eine Handwerkersoftware installieren und nutzen zu können?
Um eine Handwerkersoftware nutzen zu können, müssen Sie bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Diese können je nach Software unterschiedlich sein. Der Hersteller der Software oder Ihr IT-Berater kann prüfen, ob folgende Anforderungen erfüllt sind.
- Computer: Sie benötigen einen Computer, der leistungsstark genug ist, um die Software auszuführen. Das bedeutet, dass er über ausreichend Arbeitsspeicher und Prozessorleistung verfügen sollte.
- Betriebssystem: Sie benötigen ein Betriebssystem, das von der Software unterstützt wird. In der Regel unterstützen die meisten Handwerkersoftwares Windows oder Mac OS.
- Internetverbindung: Wenn die Software über das Internet verfügbar ist, benötigen Sie eine stabile und schnelle Internetverbindung, um sie nutzen zu können.
- Browser: Wenn die Software über einen Webbrowser zugänglich ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen unterstützten Browser verwenden. Unterstützte Browser sind in der Regel Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari und Microsoft Edge.
- Speicherplatz: Es ist wichtig zu überprüfen, ob Sie genug Speicherplatz auf Ihrem Computer zur Verfügung haben, um die Software zu installieren und zu speichern.
- Sicherheit: Einige Handwerkersoftwares benötigen einige Sicherheitsanforderungen, um sicherzustellen, dass die Daten und Informationen geschützt werden, wie zum Beispiel Firewall-Einstellungen, Passwortrichtlinien und Zugriffsrechte.
Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie über die technischen Voraussetzungen für die Installation einer Handwerkersoftware verfügen? Kein Problem! Wir beraten Sie ausführlich zu Ihrer Situation und Ihren Anforderungen! Fragen Sie doch gleich einen unverbindlichen Beratungstermin an!
Wie viel Zeit und Aufwand kosten die Installation & Einrichtung einer Handwerkersoftware?
Die Zeit und der Aufwand, die für die Installation und Einrichtung einer Handwerkersoftware erforderlich sind, können je nach Software unterschiedlich sein. Einige Faktoren, die den Zeitaufwand beeinflussen können, sind:
- Wie intuitiv ist die Handwerkersoftware zu bedienen? Viel hängt davon ab, wie einfach eine Handwerkersoftware zu bedienen ist. Viele Programme orientieren sich daher an ähnlichen Menüs, Funktionen und Symbolen wie gängige Programme, z.B. Windows, Microsoft Office, usw., um die Nutzung zu vereinfachen und eine einfache Orientierung zu ermöglichen.
- Größe des Unternehmens: Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit und Aufwand wird für die Einrichtung und Implementierung der Software erforderlich sein.
- Anzahl der Benutzer: Je mehr Benutzer die Software verwenden, desto mehr Zeit und Aufwand wird für die Schulung und Unterstützung der Benutzer erforderlich sein.
- Umfang der Funktionen: Je mehr Funktionen die Softwares bieten, desto mehr Zeit und Aufwand wird für die Einrichtung und Konfiguration der Funktionen erforderlich sein.
- Integrationsbedarf: Wenn die Software integriert werden muss, z.B. mit einer Finanzbuchhaltungssoftware, wird dies mehr Zeit und Aufwand erfordern.
- Technische Kenntnisse: Je höher die technischen Kenntnisse des Personals, desto einfacher und schneller werden die Installation und Einrichtung der Software sein.
In der Regel hängt die Dauer von Installation und Einrichtung einer Handwerkersoftware zu großem Maße vom Umfang der gewünschten und gebuchten Funktionen ab. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Schulung der Mitarbeiter und die Einrichtung der Software einzuplanen, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und die Mitarbeiter in der Lage sind, sie effektiv zu verwenden. Man muss jedoch nicht davon ausgehen, dass der Betrieb während der Installation stillsteht. Eine Handwerkersoftware kann auch ganz einfach während des laufenden Betriebs installiert werden.
Was kostet eine Handwerkersoftware? Lohnt sich diese Investition?
Die Kosten für eine Handwerkersoftware können sehr unterschiedlich sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. dem Umfang der Funktionen, der Anzahl der Benutzer und dem gewählten Lizenzmodell.
- Es gibt unterschiedliche Lizenzmodelle, die von Herstellern angeboten werden:
- Einmalige Lizenzgebühr: Hierbei zahlt man einmalig eine Gebühr für die Nutzung der Software, welche heruntergeladen und installiert wird und fortan zur Wertmasse des Betriebs gehört.
- Abonnementgebühr: Hierbei zahlt man eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung der Software. Hier „mietet“ man den Zugang zur Software, welcher nach einer Beendigung der Zahlungen wieder entzogen wird.
- Nutzungsgebühr: Hierbei zahlt man eine Gebühr, die auf der tatsächlichen Nutzung der Software basiert, z.B. pro Anfrage oder pro Nutzer.
- Hersteller-Leasing: In diesem Fall zahlt man monatlich eine Leasing-Rate und nach Ablauf des Leasing-Vertrages und der letzten Zahlung gehört die Software zum Unternehmenswert.
- Die Kosten für eine Handwerkersoftware können zwischen einem dreistelligen Betrag (pro Monat) und einem vierstelligen Betrag (einmalig) liegen. Das bedeutet, dass einige Abolösungen schon nach kurzer Zeit genauso teuer sind wie eine einmalige Investition. Hier lohnt sich eine Berechnung auf Basis einer langfristigen Nutzung.
- Die Anzahl der verfügbaren Funktionen kann sich ebenfalls auf den Preis auswirken. Modular aufgebaute Softwarelösungen geben einem zum Beispiel die Möglichkeit, nur die Funktionen auszusuchen (und zu bezahlen), die man auch wirklich in seiner alltäglichen Arbeit benötigt. Hier hat man eine weitere Stellschraube zur Verfügung, um auch finanziell die beste Lösung für seinen Betrieb zu finden.
- Eine Investition in eine Handwerkersoftware lohnt sich sicher, da sie dazu beiträgt, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern, die Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.
Welche Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen sind möglich?
Handwerkersoftware kann mit verschiedenen anderen Softwareprogrammen über Schnittstellen verbunden werden, um Daten effizienter auszutauschen und bestehende Prozesse zu automatisieren. Hier sind einige Beispiele für mögliche Schnittstellen:
- FiBu, Datev
- Unterschiedliche Großhändler
- Teilnahme an Ausschreibungen (GAEB, ÖNORM)
- Unterschiedliche branchenspezifische Schnittstellen wie STLB-BauZ, Mareon, Icking, Bürgerle Montagezeiten, OptiAufmaß, CAD und Abbund-Schnittstellen
- Import-Schnittstelle, sodass Daten aus einer vorherigen Softwarelösung übernommen werden können
- u.v.m.
Die Verfügbarkeit und Funktionalität von Schnittstellen variieren je nach Handwerkersoftware. Klären Sie daher im Vorfeld mit einem IT-Berater oder dem Hersteller der Software, welche Schnittstellen die Software hat.
Die passende Softwarelösung für jede Branche
Kein Tischler braucht ein Pflanzenlexikon, kein Garten-Landschaftsbauer braucht eine Holzliste. Der jeweils andere würde mit solch einer Funktion jedoch sehr gut arbeiten können. So hat jede Branche auch eigene Bedürfnisse und bei der Handwerkersoftware von Sander & Doll haben wir uns Gedanken gemacht und uns auf unsere eigene Branchenerfahrung berufen, um ihnen das anzubieten, was wirklich gebraucht wird. So bezahlen Sie für nichts, was sie nicht nutzen würden, und bekommen genau das, was zu Ihnen, Ihrer Branche, und Ihrer täglichen Arbeit passt. So bieten wir individuelle Lösungen für 14 verschiedene Handwerkerbranchen an. Sehen Sie hier welche individuellen Funktionen die Handwerkersoftware von Sander & Doll beinhaltet, um auch Ihre Arbeit als Handwerker einfacher und effizienter zu machen.
Das sagen die Kollegen
Wie andere Handwerksbetriebe schon von den Vorteilen einer Handwerkersoftware profitieren
Seminar-Programm
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