KUNDE ZAHLT HAND[-]WERKER[-]RECHNUNG NICHT

Einige Unternehmer stellen ihre Handwerkerrechnung mit „Zahlungsziel: sofort“ und erwarten die entsprechende Reaktion des Auftraggebers. Doch ist das gesetzlich überhaupt korrekt? Im Grunde ist eine Rechnung immer sofort fällig. Allerdings räumt das Gesetz privaten Kunden einen zeitlichen Spielraum ein. Die Zahlungsfrist einer Handwerkerrechnung nach BGB § 286 beträgt 30 Tage.

Sie haben jedoch das Recht, die Zahlungsfrist in Ihrer Rechnung oder in Ihren AGBs schriftlich zu verkürzen und beispielsweise 14 Tage zu vereinbaren. Ebenso können Sie ein konkretes Zahlungsziel innerhalb dieses kürzeren Rahmens festsetzen. Rechtliche Schritte sind allerdings in der Regel erst bei einem Zahlungsverzug von über 30 Tagen bzw. nach einer offiziellen Mahnung möglich.

1. Erinnerung senden: Beginnen Sie mit einer höflichen Nachricht, in der Sie den Kunden an die noch offene Rechnung erinnern. Diese sollte idealerweise per E-Mail oder per Brief erfolgen, um später im Fall der Fälle einen schriftlichen Beweis für die Kontaktaufnahme zu haben. Dieser Schritt ist oftmals schon ausreichend, um den Zahlungsvorgang ins Rollen zu bringen. Gleichzeitig erfahren Sie dabei gegebenenfalls die Gründe für den Zahlungsverzug und können entsprechend reagieren – etwa, wenn der Kunde etwas zu beanstanden hat und deshalb nicht zahlt.
   Unser Tipp: Bleiben Sie höflich und betonen Sie die Wichtigkeit der Zahlung für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung.
   
   
2. Mahnung schicken: Bleibt die Zahlung aus, schicken Sie eine förmliche Mahnung. Diese sollte alle relevanten Details der Rechnung beinhalten, wie die Rechnungsnummer, den Betrag und das Fälligkeitsdatum bzw. die ursprüngliche Zahlungsfrist der Handwerkerrechnung.
   Unser Tipp: In der Mahnung sollten Sie einen neuen Zahlungstermin setzen, z.B. innerhalb der nächsten sieben oder 14 Tage.
   
   

3. Zweite Mahnung und Androhung rechtlicher Schritte: Wenn die Zahlung immer noch nicht erfolgt, ist es ratsam, eine zweite Mahnung zu verschicken. In dieser sollten Sie deutlich auf die gesetzliche Zahlungsfrist einer Handwerkerrechnung hinweisen und betonen, dass bei weiterhin ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte eingeleitet werden könnten.
   
   
4. Letzte Mahnung und Inkasso: Nach einer dritten Mahnung ohne Zahlung können Sie den Kunden an ein Inkassounternehmen übergeben. Dieses wird rechtliche Schritte einleiten, um die Forderung einzutreiben.
   
   
5. Gerichtliche Schritte: Wenn auch das Inkassoverfahren nicht erfolgreich ist, sollten Sie gerichtliche Schritte in Erwägung ziehen. Dies kann eine Klage auf Zahlung der ausstehenden Rechnung sein.

Besser, als sich mit offenen Rechnungen und ausbleibenden Zahlungen herumzuschlagen ist es, diese Situation von vornherein zu vermeiden. Leider gibt es keine allgemeingültige Formel, um einen Zahlungsverzug zu verhindern. Aber es gibt bestimmte Maßnahmen, mit denen Sie vorbeugen können, dass Ihre Handwerkerrechnung nicht bezahlt wird:

• Bonitätsprüfung des Kunden: Bevor Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, ist es ratsam, eine Bonitätsprüfung durchzuführen. So können Sie im Vorfeld abschätzen, ob der Kunde in der Lage ist, Rechnungen zu begleichen. Besonders bei größeren Aufträgen oder Neukunden ist dies sinnvoll.

• Schriftliche Abnahme der Arbeiten: Lassen Sie sich von Ihrem Kunden die ausgeführten Arbeiten schriftlich abnehmen. Das schützt nicht nur vor Reklamationen, sondern dient auch als Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde und der Kunde zufrieden ist.

• Schnelle Rechnungstellung: Stellen Sie die Rechnung möglichst schnell nach Abschluss der Arbeiten aus. Je schneller die Rechnung bei Ihrem Kunden ankommt, desto schneller können Sie mit der Zahlung rechnen. Ein zügiger Prozess fördert die Zahlungsmoral.

• Teilzahlungen bei größeren Aufträgen: Bei umfangreicheren Arbeiten sollten Sie Teilzahlungen vereinbaren. Dadurch erhalten Sie während des Projekts bereits Zahlungen und reduzieren das Risiko, dass der gesamte Betrag am Ende nicht bezahlt wird.

• Klare Zahlungsbedingungen: Legen Sie zu Beginn der Arbeiten klare Zahlungsbedingungen fest und kommunizieren Sie diese deutlich. Vereinbaren Sie einen festen Zahlungstermin und ggf. ein Skonto oder Rabatte bei schneller Zahlung. So schaffen Sie Anreize für den Kunden, die Rechnung fristgerecht zu bezahlen.

Im Umgang mit Zahlungsverzögerungen ist es wichtig, je nach Situation und Kunde unterschiedlich zu reagieren. Während in manchen Fällen schnelles Handeln und Druck notwendig sind, kann es in anderen Fällen sinnvoller sein, dem Kunden mehr Spielraum zu lassen, insbesondere wenn es sich um einen langfristigen und zuverlässigen Geschäftspartner handelt.

Die folgende Tabelle gibt eine Orientierung, wann Sie Druck ausüben sollten und wann es besser ist, mit Verständnis und Geduld vorzugehen.

Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, wie die beschriebenen Schritte in der Praxis umgesetzt werden können, sehen wir uns zwei Beispiele aus verschiedenen Gewerken an. Diese veranschaulichen, wie die Zahlungsprozesse und möglichen Konflikte im Handwerksalltag ablaufen können und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten zu vermeiden.

Beispiel 1 – Malerbetrieb

Ein Malerbetrieb führt Arbeiten in einem Privathaushalt durch. Nach der Fertigstellung der Arbeiten und der anschließenden Abnahme bemerkt der Kunde einige Tage später bei anderen Lichtverhältnissen Unregelmäßigkeiten im Farbverlauf und verweigert die Zahlung.

In diesem Fall ist es wichtig, dass der Malerbetrieb den schriftlichen Auftrag und die Abnahme der Arbeiten durch den Kunden vorlegen kann, um zu zeigen, dass die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde. Da eine solche Abnahme ohne eine rechtzeitige Mängelanzeige existiert, kann der Betrieb die Zahlung mittels Mahnung bzw. gerichtlichen Schritten einfordern.

Beispiel 2 – Elektrobetrieb

Ein Elektriker führt Arbeiten in einem Bürogebäude durch und installiert eine neue Beleuchtungsanlage. Der Kunde zahlt nicht, weil er mit der Installation nicht zufrieden ist. Bereits zum Zeitpunkt der Abnahme wurden verschiedene Mängel angezeigt und eine Nachbesserung in Aussicht erstellt, die dann jedoch nicht erfolgte.

Da sowohl nachweisliche Mängel vorliegen und es sich bei dem Auftraggeber des Weiteren um ein großes Unternehmen mit dem Potenzial auf lukrative Folgeaufträge handelt, gibt der Elektriker nach und führt entsprechende Nachbesserungsmaßnahmen durch, anstelle auf die fristgemäße Begleichung der Rechnung zu beharren. Anschließend zahlt der Kunde die Rechnungssumme ohne Abzüge.

Sich stapelnde Papier-Rechnungen, Berge von Aktenordnern und undurchsichtige Auftragslisten machen es Handwerkern nicht leicht, den Überblick zu behalten. Das muss im Zeitalter der Digitalisierung im Handwerk nicht mehr sein. Wir empfehlen daher: Nutzen Sie die passende Handwerker-Software mit integrierter Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Projektmanagement-Funktion, um die Übersicht zu wahren und Zahlungsverzögerungen vorzubeugen.

Dank Rechnungsprogramm für Handwerker können Sie Rechnungen ganz einfach automatisiert erstellen, inklusive Zahlungsaufforderungen und Terminerinnerungen. So rutscht Ihnen keine ausstehende Zahlung mehr durch. Auch den entsprechenden Handwerker Stundenlohn hinterlegen Sie in der Software, sodass Sie ihn zur Rechnungsstellung automatisch heranziehen können.

Da die Projektkoordination im Handwerk weit mehr als die Rechnungsstellung umfasst, bietet eine entsprechende Software auch weitere sinnvolle Funktionen, wie etwa die Unterstützung bei der Bearbeitung von GAEB-Dateien bei der Teilnahme an Ausschreibungen.

Um Ihre Finanzbuchhaltung inklusive aller Rechnungseingangs- und -ausgangsdaten sowie aller Belege ordnungsgemäß durchzuführen, helfen Ihnen außerdem die passenden Schnittstellen fürs Handwerk, etwa in Form einer DATEV-Schnittstelle zwischen der Software und der DATEV-Buchhaltung.

Sie sind neu in der Branche oder haben das erste Mal mit komplexen Themen wie Rechnungsstellung oder Zahlungsausfällen zu kämpfen? Dann empfiehlt sich nicht nur unser Meister-Wiki, sondern auch unser umfassender Ratgeber Handwerkersoftware, um sich zu verschiedenen Themen und Tools einen zeitaktuellen Überblick zu verschaffen.