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Anforderungen an Abschlagsrechnungen
Was sind Abschlagrechnungen?
Eine Abschlagsrechnung kann ausgestellt werden, um einen Teilbetrag für Waren oder Dienstleistungen zu verlangen, die noch nicht vollständig geliefert oder erbracht wurden. Dies ist gerade bei großen Projekten oder Bauvorhaben, bei denen die Gesamtkosten hoch sind und die Leistungen sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, relevant. Es ist durchaus gängig, mehr als eine Abschlagsrechnung zu stellen.
Abschlagsrechnungen bieten sowohl dem Auftraggeber als auch dem Auftragnehmer den Vorteil, dass die Zahlungen in mehreren Beträgen erfolgen. Der Auftraggeber hat auf diese Weise keine einmalige hohe finanzielle Belastung durch die Zahlung, sondern mehrere kleinere Zahlungen, und der Auftragnehmer erhält regelmäßige Zahlungseingänge, die sich positiv auf die Liquidität im Unternehmen auswirken.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Höhe der Abschlagsrechnungen und sie werden individuell zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart. Abschlagsrechnungen können pauschal oder nach Aufwand gestellt werden.
Damit eine Abschlagsrechnung ordnungsgemäß erstellt und akzeptiert wird, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden. Hier sind die wesentlichen Anforderungen an Abschlagsrechnungen:
- Rechnungsangaben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum müssen auf der Rechnung stehen.
- Auftrags- und Projektbezogene Informationen: Dazugehören die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
- Leistungsbeschreibung: Leistungsumfang, Mengenangaben zu den erbrachten Leistungen oder den gelieferten Waren und die Preise der gelieferten Waren oder Leistungen.
- Kalkulation der Abschlagszahlung: Berechnungsgrundlage für die Abschlagszahlung, also beispielsweise der vertraglich vereinbarte Prozentsatz des Gesamtauftragswertes oder ein pauschaler Betrag, der zuvor vereinbart wurde.
- Zahlungsbedingungen: die Zahlungsfrist, bis zu welchem die Abschlagszahlung erfolgt sein muss und die Bankverbindung.
- Steuersatz und Endbetrag in Euro
Mithilfe von modernen Rechnungsprogrammen für Handwerker können Handwerker ihre Abschlagrechnungen pauschal oder nach Aufwand stellen, je nach individueller Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Wird die Schlussrechnung erstellt, kann die Software bereits geleistete Abschlagszahlungen berücksichtigen und den noch offenen Endbetrag automatisch ausweisen.
