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Anschreiben Wartungsvertrag Heizung
Bei Anschreiben für Wartungsverträge ist es wichtig, dass der Kunde die Wichtigkeit und Notwendigkeit der Wartung erkennt und nicht den Eindruck hat, dass der Handwerksbetrieb ihm etwas verkaufen möchte. Das Anschreiben sollte daher wie folgt aufgebaut sein:
- Betreff: Der Betreff sollte den Kern des Anliegens enthalten, in jedem Fall die Begriffe „Heizung“ und „Wartungsvertrag“. Faktenbasierten Aussagen wird mehr Vertrauen geschenkt als der unverbindlichen Werbesprache – daher sind Formulierungen wie „Damit Sie lange Freude an Ihrer Heizung haben“ eher ungeeignet.
- Einstieg: Hier sind positive Formulierungen, die den Kundennutzen in den Vordergrund stellen, zu empfehlen. Beispiel: „Heizungen, die regelmäßig gewartet werden, arbeiten sparsamer und schonen die Umwelt.“ Negative Formulierungen wie „Wenn Sie Ihre Heizungsanlage nicht regelmäßig warten, wird es teuer“ sind für den Leser nicht nur schwerer zu verstehen, sondern verleihen dem Anschreiben einen negativen Touch.
- Überleitung: Die Überleitung dient dazu, auf den Kern des Anliegens hinzuarbeiten. Denkbar wären Formulierungen wie „Daher möchten wir Ihnen heute ein Angebot für die regelmäßige Wartung Ihrer Heizung unterbreiten.“ Möglich ist auch eine Fragestellung wie „Wird Ihre Heizung regelmäßig gewartet?“ oder „Wann wurde Ihre Heizung zuletzt gewartet?“
- Hauptteil: An dieser Stelle wird ein konkreter Termin vorgeschlagen oder aber der Kunde dazu aufgefordert, selbst Kontakt zum Handwerksbetrieb aufzunehmen. Beides hat Vor- und Nachteile: Werden konkrete Termine vorgeschlagen, kann der Betrieb sie so legen, wie sie für ihn optimal passen – muss aber einkalkulieren, dass es aufgrund von der Verfügbarkeit der Kunden zu einigen Terminänderungen kommen kann. Soll der Kunde hingegen Kontakt aufnehmen, liegt der Ball zunächst bei ihm – viele Kunden werden erst gar nicht auf das Anschreiben reagieren. Zusätzlich zum Terminvorschlag, bzw. der Aufforderung zur Kontaktaufnahme, sollten auch Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners genannt werden.
- Ausstieg: Hier bietet es sich an, Antworten auf häufig gestellte Fragen wie Dauer der Wartung oder zu welchen Bereichen der Handwerker Zutritt braucht, zu beantworten.
Insgesamt könnte ein Anschreiben für einen Wartungsvertrag für eine Heizungsanlage so aussehen:
Wartungsvertrag für Ihre Heizung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Kunden],
Heizungen, die regelmäßig gewartet werden, arbeiten sparsamer und schonen die Umwelt. Außerdem lassen sich Ausfallzeiten reduzieren, da Verschleißteile rechtzeitig ausgetauscht werden. Mit einem Wartungsvertrag stellen Sie den zuverlässigen Betrieb Ihrer Heizungsanlage sicher.
Wann wurde Ihre Heizungsanlage zuletzt gewartet?
Gerne führen wir die Wartungsarbeiten an Ihrer Heizung aus und kommen dazu am
[Wochentag, den TT.MM.JJJJ um HH:MM Uhr] zu Ihnen.
Ihr Ansprechpartner ist Herr/Frau [Vorname Nachname]: [Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse]. Er/Sie steht Ihnen gerne zur Verfügung.
Die Wartung Ihrer Heizung wird ca. [X] Stunde(n) in Anspruch nehmen. Dazu benötigen wir Zutritt zu [Räumlichkeiten nennen].
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
