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Aufbewahrungsfristen Lieferscheine
Was sind Lieferscheine?
Ein Lieferschein ist ein Standarddokument bei der Versendung von Waren oder der Lieferung von Materialien auf eine Baustelle und liegt der Lieferung bei. Er liegt der Lieferung bei und beinhaltet folgende Angaben:
- Name und Anschrift vom Absender und Empfänger
- Auftragsnummer
- Versanddatum
- Eine Auflistung der enthaltenen Waren
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine hängen davon ab, ob ein Lieferschein ein Handels- oder Geschäftsbrief ist oder ob er eine Belegfunktion hat.
- Keine Aufbewahrungsfrist: Wenn ein Lieferschein weder in Buchungsbeleg noch ein Geschäftsbrief darstellt, kann dieser ohne Aufbewahrungsfrist entsorgt werden, sobald der Wareneingang auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft wurde und die zugehörige Rechnung vorliegt.
- 6 Jahre: Lieferscheine, die Handels- oder Geschäftsbriefe sind, weil sie einen Schriftwechsel zu einem Geschäft dokumentieren, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
- 10 Jahre: Lieferscheine müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn sie als Teil eines Rechnungs- oder Buchungsbeleg gelten. Sobald auf dem Lieferschein handschriftliche Notizen oder Kontierungsvermerke vorhanden sind, wird er zum Buchungsbeleg und ist steuerlich relevant.
Wo genau sind die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine geregelt?
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine werden durch eine neue Regelung im Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II), das seit dem 1.1.2017 in Deutschland gilt, festgelegt. Im Handelsrecht richten sich die Aufbewahrungspflichten nach § 257 des Handelsgesetzbuch (HGB) und im Steuerrecht gilt die Abgabenordnung (AO).
Für wen gelten die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfristen gelten für jeden, der gemäß § 1 HGB als Kauffrau oder Kaufmann gilt. Dadurch sind sie nach § 257 HGB dazu verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine und weitere geschäftliche Dokumente zu beachten.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist der Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beginnt am Ende des Kalenderjahres. Das heißt, dass für einen im April 2023 erstellten Lieferschein die Aufbewahrungsfrist erst ab dem 01.01.2024 beginnt.
Welche Folgen hat es, wenn man gegen die Aufbewahrungspflichten von Lieferscheinen verstößt?
Wenn Lieferscheine vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht entsorgt, beschädigt oder verheimlicht werden, verletzt man seine Buchhaltungspflicht und verstößt gegen § 257 Strafgesetzbuch (StGB), was zu einer Freiheits- oder Geldstrafe führen kann.
In welcher Form müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Es gibt keine gesetzlichen Bestimmungen dazu, dass die Lieferscheine im Original aufbewahrt werden müssen. Werden sie jedoch in Papierform aufbewahrt und in Aktenordnern gesammelt, nimmt dies nicht nur eine Menge Platz ein, sondern man kann schnell den Überblick in den vielen Ordnern und Papieren verlieren, wenn diese sich anhäufen. Daher ist es erlaubt, die Lieferscheine elektronisch aufzubewahren und in der EDV vorzuhalten. Die Vorlagen dafür sind jedoch streng formuliert, da die Lieferscheine inhaltlich und bildlich übereinstimmen müssen. Viele Unternehmen müssen die Lieferscheine demensprechend händisch einscannen, was ebenfalls viel Zeit kosten kann.
