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Auftragsbestätigung schreiben
Die Auftragsbestätigung ist ein Dokument, das den Vertragsabschluss zwischen dem Auftragnehmer, z. B. einem Handwerker und dem Kunden (Auftraggeber) formalisiert. Sie stellt eine rechtliche Bestätigung dar, dass der Handwerker den Auftrag erhalten hat und sich verpflichtet, die darin festgelegten Arbeiten auszuführen. Der Auftragsbestätigung ist in der Regel ein Angebot vorausgegangen, basierend auf dem der Kunde den Auftrag erteilt hat.
Eine Auftragsbestätigung sollte klar, präzise und professionell formuliert sein. Sie sollte folgende Punkte enthalten:
- Die genaue Bezeichnung und Beschreibung der zu erbringenden Leistungen.
- Die vereinbarten Kosten für Material und Arbeit, oft auf Basis eines vorher erstellten Angebots.
- Der geplante Zeitrahmen für die Fertigstellung der Arbeiten.
- Gegebenenfalls besondere Vereinbarungen oder Bedingungen, wie zum Beispiel Gewährleistungsfristen, Zahlungsmodalitäten oder Abschlagszahlungen.
- Kontaktdaten von Auftragnehmer und Auftraggeber.
- Datum und Unterschriften beider Parteien.
Hier ist eine beispielhafte Formulierung für eine Auftragsbestätigung:
Sehr geehrte(r) [Name des Auftraggebers],
wir bedanken uns für Ihre Bestellung/Ihren Auftrag vom [Datum der Bestellung/des Auftrags] für [Beschreibung der bestellten Produkte/Dienstleistungen].
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
[Beschreibung des Produkts/Dienstleistung 1]
Menge: [Anzahl]
Preis: [Preis]
[Beschreibung des Produkts/Dienstleistung 2]
Menge: [Anzahl]
Preis: [Preis]
[Weitere Produkte/Dienstleistungen entsprechend auflisten, falls zutreffend.]
- Gesamtpreis
- Lieferdatum
- Zahlungsbedingungen
- Verweis auf AGBs
Dies ist ein Beispiel für eine Auftragsbestätigung aus dem Handwerk:
Um möglichst wenig Aufwand mit dem Erstellen einer Auftragsbestätigung zu haben, können Unternehmen eine kaufmännische Bürosoftware einsetzen. Für Handwerksbetriebe gibt es spezielle Programme, mit denen die Betriebe beispielweise Angebote erstellen können. Kommt es dann zum Auftrag durch den Kunden, kann die Auftragsbestätigung mit wenigen Klicks vom Angebot abgeleitet und direkt an den Kunden verschickt werden.
Ist eine Auftragsbestätigung bindend?
Eine Auftragsbestätigung ist in der Regel rechtlich bindend, wenn sie die notwendigen Elemente eines Vertrags erfüllt. Gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) müssen für einen Vertrag grundsätzlich zwei übereinstimmende Willenserklärungen vorliegen: das Angebot und die Annahme.
Die Auftragsbestätigung wird oft als Annahme des Angebots des Kunden betrachtet, sofern sie keine Abweichungen oder Änderungen enthält. Sie muss klar und eindeutig sein und die wesentlichen Vertragsbedingungen, wie zum Beispiel Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung, Menge, Preis, Lieferzeitpunkt und Zahlungsbedingungen (s.o.), enthalten.
Die Bindungswirkung einer Auftragsbestätigung nach deutschem Recht kann durch verschiedene Umstände beeinflusst werden, darunter:
- Schriftform: Falls im Angebot oder in den Vertragsbedingungen die Schriftform vorgeschrieben ist, muss auch die Auftragsbestätigung schriftlich erfolgen, um rechtlich bindend zu sein.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Wenn die AGB des Anbieters Teil des Vertrags sind und in der Auftragsbestätigung erwähnt werden, sind sie für den Vertrag bindend, es sei denn, sie sind unwirksam oder wurden vom Kunden ausdrücklich abgelehnt.
- Einverständnis der Parteien: Die Auftragsbestätigung muss von beiden Parteien akzeptiert werden, sei es durch eine ausdrückliche Unterschrift, eine mündliche Vereinbarung oder durch konkludentes Verhalten ( B. durch Zahlung oder Annahme der Lieferung).
- Bevollmächtigung: Die Person, die die Auftragsbestätigung im Namen des Unternehmens unterzeichnet, muss dazu befugt sein, rechtlich bindende Vereinbarungen im Namen des Unternehmens einzugehen.
Im Streitfall können Auftragsbestätigungen als Beweismittel dienen, um die Vereinbarungen zwischen den Parteien zu dokumentieren.
