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Auftragsverwaltung Software

Eine Software zur Verwaltung von Aufträgen ist eine spezialisierte Software, die entwickelt wurde, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Aufträge effizient zu planen, zu koordinieren und zu verfolgen. Insbesondere im Handwerk und in anderen branchenübergreifenden Dienstleistungsunternehmen spielt diese Art von Software eine entscheidende Rolle, um den gesamten Ablauf von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung zu optimieren.

Eine Software zur Auftragsverwaltung bietet üblicherweise diese Funktionen:

  • Auftragsannahme und -verfolgung: Handwerker können neue Aufträge schnell erfassen und verfolgen. Zum Beispiel kann ein Elektriker eine neue Anfrage für die Installation von Beleuchtungssystemen erhalten und den Status des Auftrags von der Annahme bis zur Fertigstellung verfolgen.
  • Terminplanung und -verwaltung: Die Software ermöglicht es Handwerkern, ihre Termine effizient zu organisieren und sicherzustellen, dass sie keine Aufträge übersehen. Ein SHK-Betrieb kann beispielsweise die Termine für die Reparatur von Wasserleitungen so planen, dass seine Mitarbeiter optimal ausgelastet werden, gleichzeitig aber auch keine Überstunden anfallen.
  • Ressourcen- und Materialverwaltung: Handwerker können den Bestand an Materialien verfolgen und sicherstellen, dass genug da ist, um die Aufträge bearbeiten zu können. Sinkt der Lagerbestand unter eine bestimmte Menge, kann die Software automatisch an die Nachbestellung erinnern, die zudem per Webshop-Anbindung an den Großhandel direkt aus der Software heraus ausgelöst werden kann.
  • Kommunikation und Benachrichtigungen: Sie ermöglicht die Kommunikation zwischen Auftraggebern, Projektmanagern und ausführenden Teams. Benachrichtigungen über wichtige Ereignisse oder Änderungen im Auftragsstatus können über die Software verschickt werden. Ein SHK-Betrieb kann beispielsweise automatisierte Nachrichten senden, um Kunden an bevorstehende Wartungstermine zu erinnern oder den Fortschritt eines Projekts zu aktualisieren.
  • Rechnungsstellung und Buchhaltung: Die Software ermöglicht es Handwerkern, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen von Kunden zu verfolgen. Ein Schreiner kann beispielsweise Rechnungen für maßgefertigte Möbel erstellen und den Zahlungseingang über die Software verfolgen.
  • Qualitätskontrolle und Nachverfolgung: Die Software ermöglicht die Überwachung der Qualität der erbrachten Leistungen und die Nachverfolgung von Änderungen oder Anpassungen während des Projekts.
  • Dokumentation und Berichterstattung: Die Software erlaubt die Speicherung von Dokumenten und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit einem Auftrag. Zudem können Berichte über den Fortschritt und den Status der Aufträge erstellt werden.
  • Historie und Archivierung: Sie speichert alle relevanten Informationen zu einem Auftrag für spätere Referenzzwecke und zur Nachverfolgung von Projekthistorien.
  • Integration mit anderen Systemen: Sie kann nahtlos in andere Unternehmenssoftware integriert werden, wie beispielsweise Buchhaltungs- oder CRM-Systeme.

Es gibt Programme für Handwerksbetriebe, mit denen nicht nur Aufträge verwaltet werden können, sondern die auch zusätzliche Funktionen bieten, die an die Auftragsverwaltung angeschlossen sind:  Beispiele sind Arbeitszeiterfassung, die Kontrolle von Zahlungseingängen oder die Teilnahme an Ausschreibungen. Der Funktionsumfang einer Softwarelösung kann ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl des passenden Programms sein. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber.

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