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Automatische Angebotserstellung
Die automatische Erstellung von Angeboten im Handwerk erfolgt mithilfe spezialisierter Software oder digitaler Tools, die dafür entwickelt wurden, den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Um ein Angebot zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig – diese werden teilweise oder vollständig durch die Softwarelösung automatisiert.
Kundeninformationen erfassen:
- Der Handwerksbetrieb erfasst die relevanten Kundeninformationen, wie Name, Adresse, Kontaktdaten und spezifische Anforderungen. Alternativ greift der Handwerker auf bereits bestehende Kundendatensätze zu, insofern diese bereits in seiner Datenbank hinterlegt sind.
Auswahl von Dienstleistungen oder Produkten:
- Der Handwerker wählt aus einer vordefinierten Liste von Dienstleistungen oder Produkten aus, die der Betrieb anbietet. Es gibt Softwarelösungen, die auf die besonderen Anforderungen verschiedener Gewerke ausgelegt sind und spezifische Kalkulationsbausteine enthalten.
Anpassungsoptionen:
- Je nach den spezifischen Anforderungen des Kunden kann der Handwerker individuelle Anpassungen vornehmen. Zum Beispiel könnte er spezielle Materialien oder zusätzliche Leistungen hinzufügen.
Automatische Preisberechnung:
- Basierend auf den ausgewählten Dienstleistungen, Produkten und individuellen Anpassungen berechnet die Software automatisch die Kosten. Dies beinhaltet Materialkosten, Arbeitsstunden, eventuelle Zusatzleistungen und andere relevante Faktoren.
Vorlagen und Branding:
- Die Software bietet Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen und weitere Folgedokumente. Diese Vorlagen können mit dem Logo des Handwerksbetriebs und den Kontaktdaten personalisiert werden. Dadurch erhält das Angebot eine professionelle und einheitliche Optik.
Integration mit Produkt- und Materialdatenbanken:
- Die Software kann auf eine Datenbank von verfügbaren Produkten und Materialien zugreifen. Hierbei sind aktuelle Preise und Spezifikationen hinterlegt. Darüber hinaus verfügen manche Softwarelösungen auch über Schnittstellen, sodass z.B. tagesaktuelle Preise für NE-Metalle für die Angebotserstellung herangezogen werden können.
Automatische Berechnung von Steuern und Gebühren:
- Die Software berücksichtigt automatisch die relevanten Steuern und Gebühren, die auf die angebotenen Leistungen anfallen.
Versand des Angebotes an den Kunden:
- Sobald das Angebot erstellt ist, kann es per E-Mail direkt an den Kunden versendet werden.
Durch die Automatisierung des Angebotsprozesses spart der Handwerksbetrieb Zeit und reduziert mögliche Fehlerquellen, die bei manuellen Erstellungen auftreten könnten. Falls es Änderungen oder Ergänzungen gibt, können Angebote einfach aktualisiert und überarbeitet werden, bevor sie dem Kunden erneut präsentiert werden. Alle erstellten Angebote werden in der digitalen Kundenakte in der Software gespeichert, sodass diese einfach nachverfolgt werden können. Ruft ein Kunde an und hat Fragen zum Angebot, lassen sich diese schnell und einfach beantworten.
