Digitaler Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang bezieht sich auf den Prozess, Rechnungen in digitaler Form zu empfangen und zu verarbeiten. Dies kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, einschließlich einer schnelleren Bearbeitung, geringerer Fehlerquote und verbesserter Nachverfolgbarkeit. Hier sind einige wichtige Aspekte des digitalen Rechnungseingangs:

Vorteile des digitalen Rechnungseingangs

1. Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand für die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen.
2. Kostenreduktion: Weniger Papierverbrauch und reduzierte Lagerungskosten durch die Digitalisierung.
3. Fehlerreduktion: Automatische Datenerfassung und -validierung verringern das Risiko von Eingabefehlern.
4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Elektronische Archivierung ermöglicht eine einfache und schnelle Suche nach Rechnungen und deren Status.
5. Compliance: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Normen durch strukturierte digitale Prozesse.

Prozess des digitalen Rechnungseingangs

1. Rechnungserfassung: Eingehende Rechnungen werden digitalisiert, entweder durch direkte elektronische Übermittlung (z.B. E-Mail, EDI) oder durch Scannen von Papierdokumenten.
2. Datenextraktion: Relevante Daten aus den Rechnungen werden mittels OCR (Optical Character Recognition) oder anderen Datenerfassungsmethoden ausgelesen.
3. Datenvalidierung: Die extrahierten Daten werden auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft. Dazu gehören Überprüfungen gegen Bestellinformationen, Lieferantenstammdaten und gesetzliche Anforderungen.
4. Workflow-Management: Automatisierte Workflows leiten die Rechnungen zur Freigabe und Genehmigung an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiter.
5. Buchung und Zahlung: Nach Genehmigung werden die Rechnungen in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) gebucht und zur Zahlung freigegeben.
6. Archivierung: Die Rechnungen werden elektronisch archiviert und stehen für zukünftige Referenzen und Audits zur Verfügung.

Zur Digitalisierung des Rechnungseingangs gibt es unterschiedliche Softwarelösungen. Ein Kriterium für die Auswahl der passenden Software können Schnittstellen sein, über die andere Softwarelösungen, z.B. für Handwerksbetriebe, angebunden werden können.