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Dokumentenmanagement Handwerk
Dokumentenmanagement im Handwerk bezieht sich auf das systematische Erfassen, Speichern, Verwalten und Abrufen von Dokumenten in einem Handwerksbetrieb. Ziel ist es, den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu verbessern und gesetzlichen Vorschriften sowie betriebsinternen Regelungen gerecht zu werden.
Die wesentlichen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Handwerk können folgende Aspekte umfassen:
- Erfassung: Dokumente werden digital erfasst, beispielsweise durch das Einscannen von physischen Dokumenten oder die direkte Erzeugung digitaler Dokumente.
- Indexierung: Jedes Dokument erhält Metadaten, die eine einfache Suche und Wiederfindung ermöglichen.
- Speicherung und Archivierung: Dokumente werden digital und sicher gespeichert und gegebenenfalls archiviert. Eine gute DMS-Lösung sorgt dafür, dass Dokumente nicht versehentlich gelöscht oder verändert werden können.
- Suche und Abruf: Nutzer können Dokumente über Suchbegriffe oder die Metadaten schnell finden und abrufen.
- Bearbeitung und Zusammenarbeit: Ein DMS kann Funktionen bieten, die es mehreren Personen ermöglichen, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und Änderungen nachzuverfolgen.
- Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften: Ein DMS stellt sicher, dass Dokumente sicher aufbewahrt werden und dass sowohl datenschutzrechtliche Bestimmungen als auch interne Richtlinien eingehalten werden.
