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G

GoBD Handwerk

Die GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" und ist eine Veröffentlichung des deutschen Bundesministeriums der Finanzen. Sie definiert die Anforderungen an die digitale Buchführung und Datenverarbeitung im Hinblick auf steuerrechtliche Vorschriften.

Für Handwerksbetriebe bedeutet dies konkret, dass sie bei der Nutzung digitaler Technologien und Softwarelösungen zur Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse, einschließlich Buchhaltung, Fakturierung, Lagerverwaltung, etc., die GoBD-Anforderungen erfüllen müssen. Softwarelösungen, die GoBD-zertifiziert sind, bieten die Sicherheit, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehören Aspekte wie:

  • Dokumentation: Digitale Geschäftsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar und unverändert wiedergegeben werden können.
  • Unveränderbarkeit: Einmal erstellte Dokumente und Aufzeichnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden. Eventuelle Korrekturen müssen als solche gekennzeichnet und nachvollziehbar sein.
  • Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert sein, dass Dritte (z.B. das Finanzamt) sie innerhalb einer angemessenen Zeit prüfen können.

Die Grundsätze der Unveränderbarkeit nach den GoBD gelten für alle steuerlich relevanten Dokumente und Daten. Das umfasst unter anderem:

  • Buchhaltungsunterlagen: Dazu gehören Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kontenblätter, Belegungslisten, Journalbücher und sonstige Buchungsbelege.
  • Geschäftsdokumente: Dies umfasst alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Bankauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verträge und sonstige Geschäftskorrespondenz, die einen Bezug zu steuerlich relevanten Sachverhalten aufweist.
  • Inventardokumente: Inventarlisten, Anlagenbuchhaltung und ähnliche Aufzeichnungen sind ebenfalls steuerlich relevant und müssen unveränderbar aufbewahrt werden.
  • Elektronische Aufzeichnungen: Das betrifft elektronisch erzeugte und gespeicherte Daten, die steuerlich relevant sind, wie z.B. elektronische Kassen- oder Warenwirtschaftssysteme.

Diese Unterlagen müssen so aufbewahrt und gesichert werden, dass sie nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden können. Eventuelle Änderungen oder Berichtigungen müssen nachvollziehbar sein, d.h., das ursprüngliche Dokument muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und jede Änderung muss als solche gekennzeichnet und mit einem Vermerk versehen werden, der den Grund für die Änderung angibt.

Es ist wichtig zu betonen, dass diese Unveränderbarkeit sowohl für physische als auch für elektronische Dokumente und Aufzeichnungen gilt. Für Unternehmen, die digitale Technologien für ihre Buchhaltung und Geschäftsprozesse nutzen, bedeutet dies, dass sie sicherstellen müssen, dass ihre Systeme und Software-Lösungen diese Anforderungen erfüllen. Am einfachsten ist es, auf ein Programm zu setzen, dass GoBD-zertifiziert ist.

Die Beachtung der GoBD ist für Handwerksbetriebe von großer Bedeutung, da Verstöße zu erheblichen steuerlichen Nachteilen und sogar Strafen führen können. Es ist daher ratsam, bei der Auswahl von Softwarelösungen darauf zu achten, dass diese GoBD-konform sind.

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