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Lieferscheine erstellen
Lieferscheine zu erstellen ist ein wichtiger Vorgang im täglichen Geschäftsbetrieb von Handwerksbetrieben, da Lieferscheine als Nachweis dienen, dass Waren oder Dienstleistungen ordnungsgemäß geliefert wurden.
- Kontaktinformationen und Logo: Der Handwerksbetrieb fügt seine Kontaktdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail hinzu. Bei Bedarf wird auch das Logo des Betriebs eingefügt.
- Kundeninformationen: Die Kontaktinformationen des Kunden, an den die Lieferung erfolgt, werden hinzugefügt. Dazu gehören Name, Adresse und Kontaktdaten.
- Lieferschein-Nummer und Datum: Dem Lieferschein wird eine eindeutige Nummer zugewiesen und das Ausstellungsdatum wird angegeben, um die Lieferung ordnungsgemäß zu dokumentieren.
- Beschreibung der gelieferten Artikel: Es werden alle Artikel oder Materialien aufgelistet, die geliefert werden. Dabei handelt es sich um eine detaillierte Auflistung mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge und ggf. Einheitspreis.
- Menge und Einheit: Es wird angegeben, wie viele Einheiten jedes gelieferte Produkt enthält (z.B. Stück, Meter, Kilogramm).
- Zustand der Lieferung: Der Zustand der gelieferten Produkte wird überprüft und eventuelle Schäden oder Unregelmäßigkeiten werden vermerkt.
- Unterschrift des Lieferanten: Der Handwerker, der die Lieferung durchführt, unterzeichnet den Lieferschein, um zu bestätigen, dass die Lieferung erfolgt ist.
- Empfangsbestätigung des Kunden: Wenn möglich, unterzeichnet der Kunde den Lieferschein ebenfalls, um zu bestätigen, dass die Lieferung ordnungsgemäß erfolgt ist.
- Zusätzliche Informationen: Bei Bedarf werden weitere Informationen hinzugefügt, wie spezielle Anweisungen für den Umgang mit den gelieferten Produkten.
- Lieferschein kopieren: Eine Kopie des Lieferscheins wird für die eigenen Aufzeichnungen erstellt und eine Kopie wird beim Kunden eingereicht.
Diese Schritte können durch die Nutzung eines Programms für Handwerksunternehmen vereinfacht werden. Darin sind bereits Vorlagen für Dokumente wie Angebote oder Lieferscheine hinterlegt, sodass diese nicht mehr manuell angelegt werden müssen. Wurde mit der Software bereits ein Angebot für einen Auftrag erstellt, kann ein Lieferschein mit wenigen Klicks daraus abgeleitet werden. Da die Kontaktdaten des Kunden in einer digitalen Kundenakte gespeichert sind, kann die Software zur Erstellung des Lieferscheins ganz einfach darauf zurückgreifen. Im Angebot ist die Leistung vermerkt, die der Kunde in Auftrag gegeben hat – die dort genannten Materialien und Mengen überträgt die Software automatisch in den Lieferschein. Lieferscheinnummer und Datum kann sie ebenfalls automatisch vergeben. Der vom Kunden unterschriebene Lieferschein kann zu Dokumentationszwecken ebenfalls in der digitalen Akte des Kunden gespeichert werden.
