MAHN­WESEN

Mahnwesen

Was ist das Mahnwesen? 

Das Mahnwesen ist ein mehrstufiger Prozess eines Unternehmens, zur Einforderung offener Zahlungen, der in Gang gesetzt wird, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt haben.  

Typische Stufen im Mahnwesen: 

1. Zahlungserinnerung: Die ist die erste Stufe des Mahnwesen und umfasst meist nur eine freundliche Zahlungserinnerung, die meist sofort nach dem Verstreichen des Fälligkeitsdatums kommt. Sie soll den Kunden an die offene Zahlung erinnern und freundlich bitten, der Zahlung schnellstmöglich nachzukommen. 
2. Erste Mahnung: Wenn die Zahlung auch nach der freundlichen Erinnerung nicht erfolgt ist, kommt die erste Mahnung. Diese wird deutlich strenger formuliert und enthält Informationen über die Konsequenzen der weiteren Verzögerung, beispielsweise Mahngebühren. 
3. Zweite Mahnung: Falls nun auch auf die erste Mahnung keine Zahlung erfolgt, wird eine zweite Mahnung verschickt. Diese ist noch strenger formuliert und deutet möglicherweise auch auf rechtliche Schritte hin. 
4. Dritte Mahnung: Die dritte Mahnung ist die letzte Mahnung, bevor das Unternehmen rechtliche Schritte einleitet. Sie enthält oft eine Frist, bis zu der die Zahlung erfolgt sein muss, da sonst ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. 
5. Inkassoverfahren: Wenn jedoch auch die dritte Mahnung erfolglos bleibt, kann ein Unternehmen ein Inkassobüro hinzuziehen. Das Inkassobüro übernimmt die weitere Einziehung der Forderung und setzt in der Regel weitere Gebühren an. 
6. Rechtliche Schritte: Wenn alle Mahnungen und das Inkassoverfahren keine Zahlung bewirken, kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten. Dies beginnt meist mit einem Mahnverfahren, bei dem ein Mahnbescheid beantragt wird, und kann bis zur Klage und Vollstreckung führen. 

Vorteile des Mahnwesens: 

• Minimierung von Zahlungsausfällen: Durch rechtzeitige Mahnungen und klare Kommunikation kann das Risiko von Zahlungsausfällen reduziert werden und der Zahlungseingang beschleunigt werden. 
• Verbesserte Liquidität: ein Effektives Mahnwesen sorgt für die Sicherstellung von Zahlungseingängen im Unternehmen 
• Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten: Ein gut organisiertes Mahnwesen kann oft verhindern, dass es zu langwierigen und teuren Rechtsstreitigkeiten kommt, indem es frühzeitig auf Zahlungsschwierigkeiten reagiert 

Es gibt Softwarelösungen für Handwerker, die neben Funktionen zur Rechnungsstellung auch Funktionen rund um Mahnwesen und Zahlungsverkehr anbieten: Die Software kann automatisch Offene Posten-Listen erstellen. So ist immer auf einen Blick sichtbar, welche Zahlungen offen sind und welche Beträge wann erwartet werden können. Ebenso ist sichtbar, wenn Zahlungsfristen versäumt wurden.  

Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, können die Zahlungserinnerung und, wenn nötig, weitere Mahnungen mit wenigen Klicks von der Rechnung abgeleitet werden.