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Rechnung erstellen
Um eine Rechnung zu erstellen, sind die folgenden grundlegenden Schritte erforderlich:
Schritt 1: Sammeln aller relevanten Informationen
Bevor die Erstellung einer Rechnung beginnt, muss sichergestellt sein, dass alle relevanten Informationen vorliegen. Dazu gehören unter anderem:
- Die Unternehmensdaten, einschließlich Firmenname, Adresse, Telefonnummer und Steuernummer des Rechnungsstellers
- Die Kundeninformationen, einschließlich Name, Adresse und Kontaktinformationen.
- Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer, um die Rechnung zu identifizieren.
- Eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Die Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Der Preis pro Einheit für jede Position.
- Eventuelle Steuern oder Rabatte, die anfallen.
Schritt 2: Auswahl des Rechnungsformats
Es gibt verschiedene Formate für Rechnungen, von einfachen Tabellen bis hin zu spezieller Rechnungssoftware. Es sollte das Format ausgewählt werden, das am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt und das professionell aussieht. Eine Software zur Rechnungstellung greift auf Vorlagen zurück, die zuvor angelegt wurden. Damit ist ein professionelles Layout der Rechnung garantiert. Zudem können die Informationen aus Schritt 1 mit wenigen Klicks zur Rechnung hinzugefügt werden. Damit können Übertragungsfehler vermieden und der Prozess der Rechnungsstellung beschleunigt werden.
Schritt 3: Erstellung der Rechnung
Zunächst wird das gewählte Rechnungsformat geöffnet und es werden die gesammelten Informationen eingegeben. Dabei muss sichergestellt werden, dass alle Details korrekt und vollständig sind. Besonders wichtig ist, dass die Rechnungsnummer eindeutig ist und dass alle berechneten Beträge, inklusive möglicher Rabatte, korrekt sind. Auch hierbei kann eine Softwarelösung unterstützen: Indem beispielsweise bereits ein Angebot in der Software hinterlegt ist, basierend auf dem ein Kunde einen Auftrag erteilt hat, kann die Rechnung ganz leicht aus dem Angebot abgeleitet werden. Wird einem Kunden ein Rabatt gewährt, ist dieser bereits im Datensatz des Kunden hinterlegt und wird von der Software automatisch herangezogen. Zudem wird die Rechnung automatisch in der digitalen Akte des Kunden hinterlegt, sodass sie griffbereit ist, sollte der Kunde Fragen dazu haben.
Schritt 4: Überprüfen der Rechnung
Die erstellte Rechnung sollte sorgfältig durchgegangen werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorhanden sind. Insbesondere sollte geprüft werden, ob alle Positionen korrekt aufgeführt sind und ob die Berechnungen stimmen. Wird die Rechnung per Software generiert, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern im Vergleich zur händischen Rechnungsstellung äußerst gering: Die Software berechnet die Leistungen automatisch, beispielsweise basierend auf einem vorausgegangenen Angebot. So kann keine Position aus dem Angebot vergessen werden. Dies dient nicht nur der Transparenz für den Kunden, sondern auch der Sicherung der vollständigen Umsätze für den Rechnungssteller.
Schritt 5: Versand der Rechnung
Sobald die Rechnung überprüft wurde und alles korrekt ist, kann sie an den Kunden versendet werden. Dies kann entweder per E-Mail, Post oder persönlich übergeben, je nach den geltenden Präferenzen und Verfahren. Viele Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, die Rechnung direkt aus der Software heraus zu versenden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil Papier und Porto nicht mehr nötig sind.
Schritt 6: Verfolgen der Zahlung
Der Zahlungsstatus der Rechnung sollte im Auge behalten und der Zahlungseingang verfolgt werden. Dies kann ebenfalls mittels Software erfolgen. Wird die Zahlungsfrist überschritten, erfolgt der Versand von Zahlungserinnerungen und/oder Mahnungen.
Ausweisen der Mehrwertsteuer
Ein wichtiger Bestandteil einer Rechnung ist die Mehrwertsteuer (MwSt.). Um sie in einer Rechnung korrekt auszuweisen, sind diese Schritte notwendig:
- Ermittlung des anwendbaren Mehrwertsteuersatzes: Je nach Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen kann der Mehrwertsteuersatz variieren. Im Handwerk liegt der Betrag der Mehrwertsteuer in der Regel bei 19%. Wird eine Software zur Erstellung von Rechnungen eingesetzt, ist der richtige Mehrwertsteuersatz darin bereits hinterlegt und wird automatisch angewendet.
- Berechnen der Mehrwertsteuer: Der Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer) der einzelnen Positionen auf der Rechnung mit dem Mehrwertsteuersatz multipliziert, um den Betrag der Mehrwertsteuer für jede Position zu berechnen.
- Ausweisen der Mehrwertsteuer: Auf der Rechnung wird für jede Position der Nettobetrag, der Mehrwertsteuerbetrag und der Bruttobetrag (Nettobetrag plus Mehrwertsteuer) hinzugefügt. Dazu sollten klare Bezeichnungen wie "Nettobetrag", "Mehrwertsteuer (MwSt)" und "Bruttobetrag" verwendet werden. Ein Programm zur Erstellung von Rechnungen greift auf fertige Vorlagen zurück, sodass die Positionen und Beträge automatisch übersichtlich dargestellt werden.
- Gesamtbetrag angeben: Am Ende der Rechnung sollten Sie den Gesamtbetrag angeben. Bei Endkunden ist es üblich, den Bruttobetrag anzugeben sowie den darin enthaltenen Anteil der Mehrwertsteuer. Handelt es sich allerdings um eine Rechnung für einen Geschäftskunden, ist die Angabe des Netto-Betrags üblich. Darunter steht der Mehrwertsteuer-Betrag, der sich zusammen mit dem Netto-Betrag auf den Brutto-Betrag aufsummiert.
- Verwendung der richtigen Steuerkennzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle erforderlichen Steuerkennzeichnungen enthält, wie zum Beispiel die Angabe "inkl. MwSt" für Endverbraucher oder "zzgl. MwSt" für Geschäftskunden, wenn der Preis exklusive Mehrwertsteuer angegeben ist.
- Steueridentifikationsnummer hinzufügen: Wichtig ist, die eigene Steueridentifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben, damit der Kunde die MwSt zurückfordern kann, wenn er berechtigt ist. Durch den Einsatz einer Softwarelösung geschieht dies automatisch, sodass darauf nicht mehr gesondert geachtet werden muss.
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung für eine geringfügige Transaktion, die bestimmte Kriterien erfüllt, um von vereinfachten Buchführungspflichten zu profitieren. Im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen gelten für Kleinbetragsrechnungen folgende Merkmale:
- Wert: Der Wert einer Kleinbetragsrechnung liegt unterhalb einer festgelegten Grenze. In Deutschland liegt diese Grenze derzeit bei 250 Euro (brutto), ab dem eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung betrachtet werden kann. Transaktionen unterhalb dieses Betrags können mit einer Kleinbetragsrechnung abgewickelt werden.
- Umfang der erforderlichen Informationen: Eine Kleinbetragsrechnung muss nicht alle Details enthalten, die für herkömmliche Rechnungen erforderlich sind. In Deutschland müssen Kleinbetragsrechnungen lediglich den Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie den Bruttobetrag der Rechnung enthalten.
- Steuerliche Behandlung: Bei Kleinbetragsrechnungen muss der leistende Unternehmer keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Stattdessen wird der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer angegeben. Dies erleichtert die Handhabung von Kleinbetragsrechnungen, da keine umfassende Aufschlüsselung der Umsatzsteuer erforderlich ist.
- Buchhaltung: Kleinbetragsrechnungen können in der Buchhaltung vereinfacht behandelt werden. Der Gesamtbetrag der Kleinbetragsrechnungen kann zusammengefasst und in einer separaten Buchung erfasst werden, ohne dass jeder einzelne Betrag in das Buchhaltungssystem eingetragen werden muss.
In Deutschland ermöglicht die Verwendung von Kleinbetragsrechnungen eine schnellere und einfachere Abwicklung von Transaktionen mit geringfügigem Wert, indem sie weniger bürokratischen Aufwand erfordert. Dennoch spart der Einsatz von Software auch in bei Kleinbetragsrechnungen Zeit, weil formale Kriterien automatisch eingehalten werden und die Berechnung der Positionen keinen manuellen Aufwand erfordert.
