Rechnungen erfassen

Rechnungen erfassen

Rechnungen erfassen bezieht sich auf den Prozess, in dem eingehende Rechnungen oder Rechnungsdaten in ein Buchführungssystem oder eine Software zur Rechnungsverwaltung eingetragen und dokumentiert werden.

Hier sind die Schritte, die typischerweise bei der Erfassung von Rechnungen durchgeführt werden:

• Rechnungen sammeln: Alle eingehenden Rechnungen müssen gesammelt und organisiert werden, um sicherzustellen, dass keine vergessen werden.
• Rechnungsinformationen prüfen: Jede Rechnung wird auf ihre Richtigkeit überprüft. Das bedeutet, dass die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit dem vereinbarten Vertrag oder der Bestellung übereinstimmen.
• Rechnungsdaten eingeben: Die relevanten Informationen von der Rechnung, wie der Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Lieferant, werden in das Buchführungssystem oder die Rechnungssoftware eingegeben.
• Zuordnung zu Kostenkategorien: Die erfassten Rechnungen werden den entsprechenden Kostenkategorien oder Konten zugewiesen, um eine korrekte Buchführung zu gewährleisten. Dies ermöglicht es, die Ausgaben nach Kategorien zu analysieren.
• Zahlungsbedingungen überprüfen: Die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, wie Fälligkeitsdatum und Zahlungsfrist, werden überprüft, um sicherzustellen, dass die Zahlung rechtzeitig erfolgt.
• Genehmigung und Freigabe: In einigen Unternehmen müssen Rechnungen vor der Zahlung von einem Vorgesetzten oder Verantwortlichen genehmigt werden. Dieser Schritt kann manuell oder automatisiert erfolgen.
• Zahlung vorbereiten: Aufgrund der erfassten Rechnungsdaten wird die Zahlung vorbereitet. Das kann bedeuten, dass ein Scheck ausgestellt, eine Überweisung getätigt oder eine elektronische Zahlung veranlasst wird.
• Zahlung dokumentieren: Nachdem die Zahlung erfolgt ist, wird dies in der Buchführung oder der Rechnungssoftware dokumentiert, um den Status der Rechnung zu aktualisieren.
• Archivierung: Die ursprüngliche Rechnung sowie alle relevanten Dokumente werden ordnungsgemäß archiviert, um eine spätere Überprüfung oder Revision zu ermöglichen.

Es gibt Softwarelösungen für Handwerksunternehmen, die gesonderte Funktionen zur Überwachung von Forderungen, aber auch von Verbindlichkeiten bieten. Die Hauptfunktionen einer solchen Software können Folgendes umfassen:

• Rechnungserfassung: Die Software scannt und erfasst automatisch die Informationen auf den eingegangenen Rechnungen. Sie kann physische Rechnungen durch Scannen oder digitale Rechnungen durch Importieren von PDFs oder anderen Dateiformaten verarbeiten.
• Datenextraktion und -validierung: Mithilfe von Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) kann die Software relevante Daten von den Rechnungen extrahieren, wie z.B. Lieferantendetails, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Steuerinformationen usw.. Diese Daten werden dann validiert und mit den vorhandenen Daten in der Datenbank des Unternehmens abgeglichen.
• Workflow-Management: Nach der Erfassung und Validierung der Rechnungsdaten leitet die Software die Rechnung zur Genehmigung und Zahlung weiter. Sie kann auch individuell konfigurierbare Workflow-Regeln haben, um den Prozess der Rechnungsgenehmigung und -zahlung zu automatisieren.
• Buchhaltungsintegration: Die Software kann sich in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten. Dies ermöglicht eine genaue und effiziente Buchführung und Finanzberichterstattung.
• Archivierung und Suche: Die Software archiviert digitalisierte Rechnungen und ermöglicht eine einfache Suche und Abrufung von Rechnungsdaten. Dies ist insbesondere für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und für Audits von großer Bedeutung.

Weitere Infos zu Rechnungsprogrammen für Handwerksbetriebe finden Sie hier.