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Software Eingangsrechnungen erfassen
Eine Software zum Erfassen von Eingangsrechnungen ist ein Programm, das dazu dient, Rechnungen, die von Lieferanten, Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern an ein Unternehmen gesendet werden, digital zu erfassen, zu sortieren und zu verwalten. Diese Art von Software ist ein wesentlicher Bestandteil von automatisierten Rechnungsverarbeitungssystemen und Buchhaltungsprogrammen.
Die Hauptfunktionen einer solchen Software können Folgendes umfassen:
- Rechnungserfassung: Die Software scannt und erfasst automatisch die Informationen auf den eingegangenen Rechnungen. Sie kann physische Rechnungen durch Scannen oder digitale Rechnungen durch Importieren von PDFs oder anderen Dateiformaten verarbeiten.
- Datenextraktion und -validierung: Mithilfe von Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) kann die Software relevante Daten von den Rechnungen extrahieren, wie z.B. Lieferantendetails, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Steuerinformationen usw.. Diese Daten werden dann validiert und mit den vorhandenen Daten in der Datenbank des Unternehmens abgeglichen.
- Workflow-Management: Nach der Erfassung und Validierung der Rechnungsdaten leitet die Software die Rechnung zur Genehmigung und Zahlung weiter. Sie kann auch individuell konfigurierbare Workflow-Regeln haben, um den Prozess der Rechnungsgenehmigung und -zahlung zu automatisieren.
- Buchhaltungsintegration: Die Software kann sich in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten. Dies ermöglicht eine genaue und effiziente Buchführung und Finanzberichterstattung.
- Archivierung und Suche: Die Software archiviert digitalisierte Rechnungen und ermöglicht eine einfache Suche und Abrufung von Rechnungsdaten. Dies ist insbesondere für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und für Audits von großer Bedeutung.
Mit einer Software zum Erfassen von Eingangsrechnungen können Unternehmen ihre Abläufe rund um die Verarbeitung von Rechnungen beschleunigen, Fehler reduzieren, die Effizienz steigern und Kosten einsparen.
