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Verfahrensdokumentation GoBD
Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, das den Ablauf und die Prozesse eines bestimmten Verfahrens, einer Tätigkeit oder eines Systems detailliert beschreibt. Sie wird in verschiedenen Kontexten verwendet, darunter in Unternehmen, Behörden und Organisationen, um eine klare und strukturierte Anleitung für die Durchführung von Aufgaben oder Prozessen bereitzustellen.
„GoBD“ steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ziel der GoBD ist eine nachvollziehbare und übersichtliche Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Sie gelten für alle Steuerpflichtigen in Deutschland, unabhängig von ihrer Rechtsform oder Größe, und umfassen sowohl Unternehmen als auch Selbstständige und Freiberufler.
Es gibt drei Verfahrensdokumentationen, die mit den GoBD im Zusammenhang stehen:
- Zur Belegablage
- Zum Ersetzenden Scannen (Digitalisierung von papierhaften Belegen)
- Zur Kassenführung
Das Hauptziel der Verfahrensdokumentation besteht darin, sicherzustellen, dass die Buchführung und Belegablage nachvollziehbar und überprüfbar sind. Dadurch wird einem sachkundigen Dritten, insbesondere einem steuerlichen Betriebsprüfer, die Möglichkeit gegeben, die Prozesse, Verfahren und Vorgänge im Zusammenhang mit dem betrieblichen Rechnungswesen in angemessener Zeit zu verstehen und zu prüfen, wodurch die Prüfung schneller abgeschlossen werden kann.
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus diesen Teilen:
- Allgemeine Beschreibung: Allgemeine Angaben zum Unternehmen, steuerrelevante Prozesse und wie diese organisiert sind, Angabe, für welchen Bereich die Verfahrensdokumentation gilt.
- Anwenderdokumentation: Dokumentation der Prozesse & Organisationsanweisungen für Anwender, Anweisungen zur Datenerfassung und Regeln zur Aufbewahrung. Dazu gehören auch Schulungsunterlagen aus Anwender-Schulungen, Benutzerhandbücher und Schnittstellenbeschreibungen.
- Technische Systemdokumentation: Dokumentation, welche Hard- und Software oder Cloudlösung eingesetzt wird, wie der Datenzugriff durch Betriebsprüfer erfolgt, Angaben zu E-Mail- und Dokumentenmanagement, Datensicherheit, Datenschutz und Datensicherung. Wichtig sind insbesondere Angaben, wie Diebstahl, Vernichtung oder Verlust von Daten und wie unberechtigte Eingaben/Veränderungen von Daten verhindert werden. Setzt der Betrieb eine GoBD-zertifizierte Softwarelösung ein, kann diese Information hier hinterlegt werden.
- Betriebsdokumentation: Dokumentation zu IT-Sicherheit und IT-Betrieb inklusive Notfallplänen
- Internes Kontrollsystem (IKS): Dokumentation der organisatorischen Regeln und Kontrollen zur Sicherung der Prozessqualität sowie der Rollen, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche der beteiligten Mitarbeiter.
Jeder Betrieb ist individuell, sodass es keine standardisierten Verfahrensdokumentationen geben kann. Es gibt jedoch Musterverfahrensdokumentationen, die als Grundlage dienen können:
Zur Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage
Zur Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen
Zur Musterverfahrensdokumentation zur Kassenführung
