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XRechnung ZUGFeRD Unterschied
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland, die sich in einigen wesentlichen Punkten unterscheiden:
XRechnung:
- Definition und Ziel: XRechnung ist ein reines XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, um den gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen. Es ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Technische Spezifikationen: XRechnung folgt streng den europäischen Normen und ist daher vollständig konform mit der EN 16931. Es ist ein reines Datenformat, das keine visuell lesbare Darstellung enthält, sondern ausschließlich maschinenlesbar ist.
- Verwendung: Hauptsächlich für Rechnungen an den öffentlichen Sektor, da diese seit 2020 verpflichtend elektronisch im Format XRechnung eingereicht werden müssen.
- Struktur und Inhalte: Die Struktur der XRechnung ist stark standardisiert und enthält alle notwendigen Informationen für die elektronische Verarbeitung, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten, Kundendaten, Einzelposten, Mehrwertsteuerinformationen usw.
ZUGFeRD:
- Definition und Ziel: ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides Format, das sowohl eine XML-Datei als auch eine PDF-Datei enthält. Es zielt darauf ab, sowohl Menschen als auch Maschinen die Bearbeitung von Rechnungen zu ermöglichen.
- Technische Spezifikationen: ZUGFeRD basiert ebenfalls auf der EN 16931 und bietet verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended), die unterschiedliche Detailstufen und Komplexitätsgrade der Rechnungsinformationen ermöglichen. Es kombiniert eine visuell lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten.
- Verwendung: Geeignet für die private Wirtschaft und den öffentlichen Sektor, da es flexibel und vielseitig einsetzbar ist. Es ermöglicht eine einfache Umstellung von Papier- zu elektronischen Rechnungen, da die PDF auch ohne spezielle Software lesbar ist.
- Struktur und Inhalte: ZUGFeRD bietet eine PDF/A-3 Datei, die zusätzlich die XML-Daten einbettet. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl maschinell auszulesen als auch für menschliche Augen verständlich darzustellen.
Unterschiede im Überblick:
- Format: XRechnung ist rein XML, während ZUGFeRD ein hybrides Format (PDF/A-3 + XML) ist.
- Zielgruppe: XRechnung ist speziell für den öffentlichen Sektor, ZUGFeRD für die private Wirtschaft und den öffentlichen Sektor.
- Lesbarkeit: XRechnung ist nur maschinenlesbar, ZUGFeRD ist sowohl menschen- als auch maschinenlesbar.
- Verpflichtung: XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend, während ZUGFeRD eine optionale, aber weit verbreitete Lösung ist.
Beide Formate zielen darauf ab, die Effizienz der Rechnungsstellung zu erhöhen und den Übergang zu elektronischen Rechnungen zu erleichtern, jedoch mit unterschiedlichen Ansätzen und Schwerpunkten.
Viele Handwerksbetriebe erhalten ihre Aufträge von öffentlichen Auftraggebern, sodass sie zwingend elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen können müssen. Mit der passenden Softwarelösung ist das kein Problem, da Rechnungen ganz automatisch in diesen Formaten ausgegeben werden können.
