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Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung ist normalerweise eine freundliche Erinnerung an den Kunden, dass eine Zahlung noch aussteht. Sie wird oft verschickt, wenn eine Rechnung fällig ist, aber noch nicht bezahlt wurde. In der Regel wird in einer Zahlungserinnerung kein Druck ausgeübt, sondern es wird höflich darum gebeten, die ausstehende Zahlung zu leisten. Eine Zahlungserinnerung kann oft als erste Kontaktaufnahme nach Ablauf der Zahlungsfrist erfolgen.
Beispiel-Text für eine Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
leider verzeichne ich bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] vom [Datum] auf meinem Konto. Daher erlaube ich mir höflich, Sie an die Begleichung des ausstehenden Betrags in Höhe von [Betrag] zu erinnern.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag bis zum [Datum] auf das genannte Konto.
Für den Fall, dass Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben / diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname Nachname]
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Eine Mahnung ist ein offizielles Schreiben, das an einen Kunden verschickt wird, der eine Rechnung nicht bezahlt hat. Im Gegensatz zur Zahlungserinnerung ist eine Mahnung in der Regel formeller und direkter. Sie weist den Kunden darauf hin, dass die Zahlung überfällig ist und dass Konsequenzen drohen können, wenn die Zahlung nicht bald erfolgt. Oft wird in einer Mahnung auch eine bestimmte Frist gesetzt, innerhalb der die Zahlung erfolgen muss, um weitere Maßnahmen zu vermeiden, wie z.B. Inkassoverfahren oder rechtliche Schritte.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehören zum normalen Geschäftsalltag – so auch zum Handwerk. Mithilfe einer professionellen Handwerkersoftware können Handwerker nicht nur Rechnungen stellen, sondern die offenen Posten im Blick behalten, fristgerechte Zahlungseingänge überblicken und so die Liquidität des Betriebs sicherstellen. Werden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, können mithilfe der Software auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt und an den Kunden versendet werden. Darüber hinaus können die Fristen, ab denen ein Kunde an den Ausgleich einer Rechnung erinnert wird, individuell und je nach Zahlungsmoral eines Kunden festgelegt werden: Ist beispielsweise ein Kunde in der Vergangenheit schon nicht sonderlich zahlungsfreudig gewesen, erhält er bereits nach dem ersten Tag des vereinbarten Zahlungszieles eine Mahnung.
