ZUGFeRD Rechnung erstellen

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Eine ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine standardisierte elektronische Rechnung, die in Deutschland zunehmend genutzt wird. Sie besteht aus einer PDF/A-3-Datei, die sowohl für den Menschen lesbar ist als auch eine eingebettete XML-Datei enthält, die maschinenlesbar ist. Dieser Standard erleichtert den Austausch und die automatische Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen.

Zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung werden folgende Schritte unternommen:

1. Daten sammeln: Die erforderlichen Daten für die Rechnungserstellung werden gesammelt. Dazu gehören Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Positionen und Beträge.
2. PDF/A-3-Datei erstellen: Eine PDF/A-3-Datei wird erstellt, die die menschenlesbare Version der Rechnung enthält. Dies ist in der Regel ein PDF-Dokument, das alle relevanten Informationen aus Schritt 1 enthält.
3. XML-Datei erstellen: Parallel zur Erstellung der PDF/A-3-Datei wird eine separate XML-Datei erstellt, die die gleichen Informationen enthält, jedoch in einem maschinenlesbaren Format. Dies erfordert Kenntnisse der ZUGFeRD-Spezifikation und XML-Programmierung.
4. XML-Datei in PDF/A-3-Datei einbetten: Die erstellte XML-Datei wird dann in die PDF/A-3-Datei eingebettet. Die resultierende Datei ist nun eine ZUGFeRD-konforme Rechnung, die sowohl von Menschen gelesen als auch von Rechnungsverarbeitungssystemen verarbeitet werden kann.
5. Versenden der Rechnung: Die erstellte ZUGFeRD-Rechnung kann nun an den Kunden gesendet werden. Da sie als PDF-Datei vorliegt, kann sie auf herkömmliche Weise per E-Mail versendet werden.

Für diese Schritte gibt es verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, die die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen erleichtern. Sie variieren in ihrer Komplexität und ihrem Funktionsumfang, aber viele ermöglichen es, die Rechnungsdaten direkt aus bestehenden Systemen zu importieren und die notwendige PDF/A-3- und XML-Erstellung sowie das Einbetten automatisch durchzuführen. Handwerksbetriebe, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, müssen eine Software zur Rechnungsstellung einsetzen, mit der Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt werden können. Grund ist, dass staatliche Einrichtungen, Behörden und öffentliche Unternehmen, die Aufträge ausschreiben, nur noch dieses Rechnungsformat akzeptieren. Darüber hinaus ist der Versand digitaler Rechnungen direkt aus einer Software heraus nicht nur schneller, sondern er schont auch Ressourcen und spart Kosten.