GUT ZU WISSEN:
E-Rechnung mit Sander & Doll Software
Eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten, in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung – mit Handwerkersoftware von Sander & Doll seit Jahren kein Problem.
- Die Erstellung von E-Rechnungen ist bereits mit dem Sander & Doll Basis-Modul „Auftragsabwicklung & Kundenkorrespondenz“ mühelos möglich.
- Einfach wählen, ob eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder im XRechnung angelegt werden soll – fertig.
- Ist zusätzlich das Sander & Doll Modul „Einkauf“ im Einsatz, lassen sich empfangene E-Rechnungen bequem per Drag & Drop den Verbindlichkeiten hinzufügen. Die Software erstellt daraufhin auf Basis der in der E-Rechnung enthaltenen Daten automatisch eine Verbindlichkeit.
Alles Wissenswerte zu E-Rechnungen finden Sie in unserem Artikel E-Rechnung Handwerk.
Auf dieser Seite:
HANDWERKER RECHNUNGSPROGRAMM:
Einfach für Handwerker, schlüssig für Auftrag- & Gesetzgeber
So viel vorweg: An professioneller Rechnungssoftware führt kein Weg vorbei. Aber was muss ein Rechnungsprogramm mitbringen – speziell für Sie als Handwerker? Worauf kommt es an, wenn Sie zwar schlüssige, unanfechtbare Rechnungen vorlegen möchten, dafür aber möglichst wenig Zeit investieren wollen?
Hier erfahren Sie, welche Funktionen und Merkmale entscheidend sind, wenn es darum geht,
- schnell und mühelos durch die Rechnungsstellung zu kommen
- für sich selbst und Ihre Auftraggeber Transparenz zu schaffen und gleichzeitig
- gesetzliche und formelle Anforderungen zu erfüllen – insbesondere vor dem Hintergrund der neuen E-Rechnungspflicht
MIT RISIKEN ABRECHNEN:
Handfeste Gründe für ein gutes Rechnungsprogramm im Handwerk
Um erfolgreich einen Betrieb zu führen, braucht es mehr als handwerkliches Geschick. Ihre gute Arbeit muss sich auszahlen, Auftraggeber sollen zufrieden und Ihre Buchführung wasserdicht sein. Damit diese Rechnung aufgeht, benötigen Sie die passende Rechnungssoftware.
Mit einem guten Rechnungsprogramm bleiben Sie Handwerker und müssen nicht erst Buchhalter werden. Ohne lange Einarbeitung schrauben Sie Ihren Aufwand runter und glänzen trotzdem vor Ihren Auftraggebern. Zuverlässig und dauerhaft schützen Sie sich vor allgegenwärtigen Risiken und stellen sich mit dieser Form der Digitalisierung im Handwerk in jeder Hinsicht sicher auf.
Darum rechnet sich eine professionelle Rechnungssoftware für Handwerker:
1. Effizienter werden!
Risiko: Geht es um die Abrechnung von Bauleistungen, steckt der Teufel im Detail. Manuelle Rechnungsstellung bedeutet mühevolle Kleinarbeit. Jede einzelne Rechnung bzw. Teilrechnung erfordert enorme Aufmerksamkeit – gerade bei komplexen Aufträgen ist der Aufwand ebenso hoch wie das Risiko, den Überblick zu verlieren und Fehler zu machen.
Lösung: Ein Handwerker Rechnungsprogramm nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Mit digitalen Werkzeugen und praktischen Automatismen arbeiten Sie präziser und werden trotzdem schneller fertig. Vorlagen, Muster, beliebig viele Abschläge, E-Rechnungen erstellen und verarbeiten, Angebote per Knopfdruck in vollwertige Rechnungen umwandeln – so geht’s zügig und fehlerfrei durch die Rechnungsstellung, ohne etwas Wichtiges zu vergessen.
2. Rechtskonform abrechnen
Risiko: Formale wie inhaltliche Fehler in der Rechnungsstellung führen schnell zu Streitigkeiten mit Ihren Auftraggebern. Bei Verstößen gegen geltende GoBD-Vorschriften drohen Bußgelder bzw. Sanktionen durch die Finanzbehörden: schnell passiert es, dass Ihnen der Vorsteuerabzug versagt wird oder satte Rückzahlungen fällig werden.
Lösung: Mit dem richtigen Rechnungsprogramm für Handwerker sichern Sie sich nachhaltig gegen rechtliche und steuerliche Risiken ab. Neben Ihren eigenen Ansprüchen erfüllen Sie sämtliche Anforderungen von Gesetzgeber und Finanzamt – auch zur neuen E-Rechnungspflicht. Und das dauerhaft, weil sich gute Software kontinuierlich an die Gesetzgebung anpasst.
3. Gewinnbringend arbeiten!
Risiko: Sind Forderungen anfechtbar, verzögern sich Zahlungseingänge oder bleiben ganz aus. Das kann zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Wer auf manuelle Rechnungsstellung setzt, läuft außerdem Gefahr, Mehraufwände zu übersehen, die auf dem teils langen Weg zwischen Angebot und Schlussrechnung entstanden sind.
Lösung: Setzen Sie ein Handwerker Rechnungsprogramm ein, setzen Sie dieses Fehlerrisiko von Anfang an außer Gefecht. Die Software denkt und rechnet permanent mit – Sie stellen sicher, Aufträge vollständig abzurechnen und auf keinen Kosten sitzen zu bleiben.
4. Zahlungsfähig bleiben!
Risiko: Wer auf Teilrechnungen verzichtet, weil der Verwaltungsaufwand hoch ist, verzichtet auf regelmäßigen Geldfluss. Wer Rechnungsfristen verstreichen lässt und Forderungen nicht anmahnt, weil der Überblick schwerfällt, riskiert seine eigene Zahlungsfähigkeit.
Lösung: Mit einem Rechnungsprogramm für Handwerker halten Sie Ihr finanzielles Risiko gering und Ihre Liquidität hoch. Einfaches Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen, effiziente Verwaltung von Teilzahlungen: Eine gute Software liefert Ihnen jederzeit den vollständigen Überblick – auch in Form grafischer Auswertungen zu Finanzen und Zahlungsfähigkeit.
5. Passgenau zuschneiden!
Risiko: Setzen Handwerker irgendein Standard-Programm zum Rechnungschreiben ein, kann es passieren, dass Branchenstandards nicht erfüllt werden. Schnell kann es kompliziert werden, z. B. Abschläge nach Fertigstellungsgrad zu erzeugen, Sicherungseinbehalte im Bau(neben)gewerbe zu verwalten oder Baugemeinkosten zu berücksichtigen.
Lösung: Ein Rechnungsprogramm speziell fürs Handwerk trägt Ihren fachlichen Anforderungen Rechnung. Im Idealfall ist die Software nicht nur allgemein aufs Handwerk, sondern genau auf Ihr Gewerk und Ihre Betriebsgröße ausgelegt. Rechnungsdaten aus Aufmaß, Datanorm, GAEB, CAD-Software übernehmen – ein exakter Zuschnitt auf Ihre Branche ermöglicht nahtloses, effizientes Arbeiten und Abrechnen. Ganz gleich, ob Sie als Bauunternehmer, Maler, Bodenleger oder Dachdecker erfolgreich sind.
6. Professionell auftreten!
Risiko: Falsch ausgewiesene Beträge oder Positionen auf der Rechnung führen zu Beschwerden und einem hohen Klärungsaufwand, ein veraltetes Rechnungsformat wird schon bald zum Pflichtverstoß. Das Vertrauen ist geschädigt – und bei wiederholt fehlerhaften Rechnungen auch schnell der gute Ruf Ihrer Firma.
Lösung: Mit einem guten Handwerker Rechnungsprogramm wahren Sie jederzeit formale Standards und führen Ihnen und Ihren Kunden den Wert der eigenen Arbeit jederzeit korrekt und nachvollziehbar vor Augen. Ausführliche Leistungstexte, bebilderte Auftragsdokumente und eine saubere Aufschlüsselung von Abschlägen und Zahlungen sind vertrauensfördernd und hinterlassen einen rundum positiven Eindruck bei Auftraggebern und Partnern.
Lieber direkt probieren statt viel lesen?
Jetzt Vorführtermin vereinbaren und Rechnungsprogramm in Ihrem Betrieb kennenlernen.
RECHNUNGSSOFTWARE HANDWERK:
Checkliste: Wichtige Funktionen eines einfachen Rechnungsprogrammes für Handwerker
Es gibt viele Rechnungsprogramme auf dem Markt, aber nicht jedes ist gleichermaßen gut geeignet für Ihre Firma, Ihr Gewerk, Ihre Anforderungen.
Wollen Sie Ihre Rechnungsstellung und -verwaltung digitalisieren und vereinfachen, gibt es wichtige Funktionen und Merkmale, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten. Diese Funktionen und Merkmale lassen sich den Kategorien „Einfachheit“, „Überblick“ und „Standard“ zuordnen.
Im Folgenden haben wir sie zu einer Checkliste zusammengeführt, die Sie nutzen können, um Angebote auf ihre Tauglichkeit hin zu überprüfen:
Funktionen für mehr Einfachheit
Funktionen für vollen Überblick
Funktionen für hohen Standard
RECHT UND RECHNUNG:
Rechtliche Anforderungen an Ihre Rechnungsstellung
Korrekte Rechnungstellung erfordert mehr, als einzelne Posten zu addieren. Aufbewahrungspflicht, Rechnungsnummern, Datensicherheit, E-Rechnung: Als Handwerker und Betriebsinhaber unterliegt Ihre Rechnungstellung gleich einer ganzen Batterie an rechtlichen Anforderungen, unter anderem:
- Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Dazu zählen etwa die vollständige Anschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, der anzuwendende Steuersatz, Art, Umfang und Zeitpunkt der erbrachten Leistung, der Gesamtbetrag sowie, je nach Auftragsart und -umfang, weitere Angaben.
- Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) enthalten verpflichtende Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung und -archivierung. Rechnungen müssen u. a. in einem nachvollziehbaren und unveränderbaren Format erstellt und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
- In der Handwerksordnung (HwO) gilt die korrekte Rechnungsstellung als Element der gewerblichen Sorgfaltspflicht, die Gewerbeordnung (GewO) betrifft indirekt Aspekte der Rechnungsstellung, z. B. durch Anforderungen an die Gewerbeanmeldung oder die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Dokumentation von Geschäftsvorgängen.
- Konkret wird nun auch die Ausweitung der Pflicht zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Erfüllt Ihr bestehendes Rechnungssystem diese neuen rechtlichen Anforderungen?
Reagieren Sie frühzeitig und lernen Sie rechtskonforme Software kennen!
HANDWERKER RECHNUNGSSOFTWARE:
Flüssig durch den Zahlungsverkehr
Sie sind sicher nicht aus Liebe zum Finanzwesen Handwerker geworden. Forderungsmanagement, OP-Listen, Verwaltung von Zahlungseingängen: Das alles lässt Ihr Herz kaum höherschlagen. Umso wichtiger also, dass Ihnen diese Verwaltungsaufgaben nur so viel Zeit und Energie abverlangen wie unbedingt nötig. Den Rest erledigt das Rechnungsprogramm für Handwerker:
- Strukturierte Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten
- Automatische Führung von Rechnungsnummern und OP-Listen
- Übersichtliche Darstellung offener und bezahlter Rechnungen
- Saubere Verwaltung von Kundendaten, mit individuellen Angaben z. B. zur Zahlungsmoral
- Zahlungseingänge automatisch zuordnen
- Intelligentes Mahnwesen, z. B. mit voreingestellten Mahnstufen, kundenindividuellen Zahlungszielen und automatischen Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Grafische Auswertungen und Statistiken
- Anschluss ans Online-Banking
Versäumte Fristen, vergessene Zahlungen, finanzielle Einbußen, erhöhter Stress – können Sie sich alles sparen, wenn Sie ein professionelles Rechnungsprogramm für Handwerker einsetzen. Das notwendige Übel wird zum einfachen Nebenher: So sind Sie auch ohne besondere kaufmännische Fertigkeiten mit der Sander & Doll Software schneller fertig.
EFFIZIENZ, MIT DER SIE RECHNEN KÖNNEN:
Rechnungsprogramm für Handwerker kaufen von Sander & Doll
Suchen Sie nach einem Rechnungsprogramm, das Sie weniger Kaufmann und mehr Handwerker sein lässt, ist Software von Sander & Doll erste Wahl.
Sie ist rechtskonform UND bequem, reich an Funktionen UND dabei einfach in der Bedienung. Mit ihr erfüllen Sie sämtliche Spielregeln zur korrekten Rechnungsstellung mit Leichtigkeit, umgehen Risiken und Fehlerquellen, sparen Zeit, schonen Nerven und gewinnen endlich mehr Raum für Ihre Kernkompetenzen.
Auch unsere Sander & Doll Referenzen sprechen für unsere Software!
Das macht Sander & Doll Software zu guter Software:
Wissen, woran Sie sind:
- Etablierter Anbieter im deutschsprachigen Raum
- 35 Jahre Expertise im Handwerk
- Software „made in Germany“
- Umfassende Support- & Schulungsangebote
Bekommen, was Sie brauchen:
- Zugeschnitten auf Ihr Gewerk
- Software nach Bedarf zusammenstellen
- Nur bezahlen, was Sie wirklich brauchen
- Nach Belieben flexibel erweitern
Vereinfachen, was das Zeug hält:
- Nicht nur Rechnungsprogramm, sondern vollwertige Handwerkersoftware
- Komplette Auftragsabwicklung erleichtern
- Hohe Funktionsvielfalt
- Intuitiver Aufbau & einfache Bedienbarkeit
FAQ - Rechnungsprogramm für Handwerker
Die Kosten für ein Rechnungsprogramm für Handwerker in Deutschland können je nach Anbieter und den enthaltenen Funktionen variieren. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen auf dem Markt. Die Preise für kostenpflichtige Rechnungsprogramme können unterschiedlich gestaltet sein, zum Beispiel als monatliche oder jährliche Abonnementgebühren oder als einmalige Lizenzkosten.
Die Preisspanne für Rechnungsprogramme für Handwerker kann von wenigen Euro pro Monat bis hin zu höheren Beträgen reichen, abhängig von den individuellen Anforderungen und dem Umfang der Software. Es ist wichtig zu beachten, dass einige Anbieter unterschiedliche Preisstufen anbieten, die verschiedene Funktionen und Leistungsumfänge beinhalten.
Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms sollten Sie nicht nur den Preis, sondern auch die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Datensicherheit berücksichtigen. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und prüfen Sie, welches Rechnungsprogramm am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt.
Kosten:
Durch ein Abonnement-Modell können die Kosten für den Erwerb eines Rechnungsprogramms für Handwerker auf monatliche oder jährliche Raten verteilt werden, was die finanzielle Belastung zu Beginn reduziert. Allerdings summieren sich die Kosten über einen längeren Zeitraum. Bei langfristiger Nutzung kann ein Abo also weitaus teurer sein als eine einmalige Anschaffung. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm einmalig kaufen, ist die anfängliche Investition höher, langfristig können Sie jedoch Kosten sparen, insbesondere wenn Sie die Software über einen längeren Zeitraum nutzen.
Besitz und Abhängigkeit:
Im Gegensatz zu einer einmaligen Anschaffung besitzen Sie bei einem Abonnement die Software nicht dauerhaft. Wenn Sie das Abonnement beenden, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihre Daten und müssen gegebenenfalls in eine andere Software migrieren. Mit einer einmaligen Anschaffung sind Sie unabhängiger von einem Anbieter. Sie besitzen die Software dauerhaft und können sie weiterhin nutzen, selbst wenn der Anbieter Änderungen vornimmt oder den Support einstellt.
Datenkontrolle:
Da Sie die Software auf Ihren eigenen Systemen hosten, haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Daten und können sicherstellen, dass sie nach Ihren Datenschutzrichtlinien verwaltet werden.
Updates:
Bei einem Abonnement erhalten Sie in der Regel regelmäßige Updates und Upgrades der Software, um sicherzustellen, dass Sie immer über die neuesten Funktionen und Verbesserungen verfügen. Bei einer einmaligen Anschaffung erhalten Sie möglicherweise nicht automatisch alle zukünftigen Updates und Upgrades der Software. Zusätzliche Kosten können entstehen.
Ein Rechnungsprogramm eignet sich dann für Handwerksbetriebe, wenn es die individuellen Bedürfnisse des Handwerks abdeckt und somit den Aufwand der Rechnungserstellung auf ein Minimum reduziert. Folgende Funktionen sind relevant für die Rechnungserstellung im Handwerk:
- Erzeugung pauschaler Abschlagsrechnungen oder Erzeugung von Rechnungen nach Leistung
- Verwaltung von Sicherheits-/Sicherungseinbehalten im Bau(neben)gewerbe
- Erfassung und Berücksichtigung von Baugemeinkosten oder einer Bauversicherung
- Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD- /X-Rechnungs-Format
Bietet ein Rechnungsprogramm für Handwerker diese Funktionen, eignet es sich per se für Handwerksbetriebe. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet jedoch noch weitere Funktionen und reduziert den Aufwand der Rechnungserstellung für den Handwerker so auf ein Minimum:
- Rechnungserstellung im eigenen Layout
- Verwaltung eingehender Zahlungen und von Teilrechnungen, automatische Erstellung gesetzeskonformer Schlussrechnungen
- Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten
- Einfache Ableitung sämtlicher Folgedokumente, auch wenn kein initiales Angebot erstellt wurde
- Zuweisung elektronischer Rechnungen zu Verbindlichkeiten und Lieferanten per Drag & Drop
- Erfassung von Barzahlungsvorgängen in einem elektronischen Kassenbuch
- Anbindung externer Geräte wie Scanner oder Registrierkasse
- Ausweisung von Rabatten, flexible Anpassung in Kalkulation, Angebot oder Rechnung
- Automatische Führung von Rechnungsnummern zwecks Vermeidung von Fehlern
- Anbindung z. B. von Großhändlern über Schnittstellen fürs Handwerk
Ein Rechnungsprogramm für Handwerker, das die vorgenannten Punkte erfüllt, stellt die optimale Unterstützung für den Betrieb dar und ermöglicht es dem Handwerker, sich voll auf seine Arbeiten beim Kunden zu konzentrieren. Wollen Sie mehr über geeignete Handwerkersoftwares erfahren, stöbern Sie gern in unserem Ratgeber für Handwerkersoftware.
Um zu bewerten, welches das beste Rechnungsprogramm für den eigenen Bedarf ist, ist eine Vielzahl von Kriterien relevant. Wenn Sie auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm sind, sollten Sie auf Folgendes achten:
- Einfache Bedienbarkeit: Das beste Programm nützt Ihnen nichts, wenn es kompliziert zu bedienen ist. Das ideale Rechnungsprogramm ist daher intuitiv bedienbar und erfordert keine langen und aufwändigen Schulungen
- Das Rechnungsprogramm passt zu Ihrer Branche: Gibt es in Ihrer Branche Besonderheiten wie z.B. im Handwerk? Die Erzeugung von Abschlagsrechnungen ist im Handwerk gängige Praxis. Ein Rechnungsprogramm, das diese Funktion nicht bereitstellt, ist für ein Handwerksunternehmen daher nicht geeignet. Welche besonderen Funktionen erfordert Ihre Branche? Achten Sie darauf, dass das Rechnungsprogramm diese Funktionen beinhaltet.
- Umfangreiche Funktionen: Wenn ein Rechnungsprogramm es Ihnen ermöglicht, Rechnungen zu schreiben, ist die grundlegende Funktion zwar erfüllt. Bei der Auswahl des Rechnungsprogramms sollten Sie jedoch darauf achten, welche Funktionen das Programm noch hat. Bietet es Ihnen die Möglichkeit, eingehende Zahlungen zu verwalten, Forderungen & Verbindlichkeiten zu überblicken, Rechnungen zu Lieferanten und Verbindlichkeiten zuzuweisen oder externe Geräte wie Registrierkassen oder Scanner anzubinden? All diese Funktionen können Ihnen den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern. Zudem brauchen Sie keine zusätzlichen Softwarelösungen, wenn Ihr Rechnungsprogramm diese Funktionen bereits mitbringt.
Sind Sie auf der Suche nach einem neuen Rechnungsprogramm für Handwerker, achten Sie zudem unbedingt darauf, dass die Software rechtliche Anforderungen nicht bloß theoretisch erfüllt, sondern dass Sie konkrete GoBD- und DSGVO-Zertifizierungen mitbringt. Darüber hinaus ist es wichtig, die in der elektronischen Datenerfassung zu Ihrem Tagesgeschäft gehören. Andernfalls wird Ihre rechtliche Sicherheit schnell nur zur Momentaufnahme. Zudem ist es wichtig, dass die Rechnungssoftware zu Ihrer Unternehmensgröße passt, also z. B. ein Rechnungsprogramm für Handwerker als Kleinunternehmer geeignet ist.
Möchte man als Selbständiger eine Rechnung stellen, sind verschiedene Angaben auf der Rechnung verpflichtend. Diese Angaben sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) aufgeführt:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden (Leistungsempfänger)
- Steuernummer (laut Finanzamt) oder Umsatzsteuer-ID (laut Bundeszentralamt für Steuern) des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, individuelle Rechnungsnummer, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht und zur Identifizierung der Rechnung durch den Rechnungssteller (das leistende Unternehmen) dient
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Lieferzeitpunkt oder Zeitpunkt der sonstigen Leistung, Fristen zur Zahlung oder Teilzahlung
- Rechnungsbetrag, differenziert nach Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen (sofern relevant) sowie vereinbarte Minderungen/Rabatte, wenn diese noch nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt sind
- Steuersatz / Steuersätze, ggf. ein Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: Der Leistungsempfänger muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren.
- Falls es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift handelt, muss „Gutschrift“ auf der Rechnung vermerkt sein
Ein professionelles Rechnungsprogramm, z. B. ein Rechnungsprogramm (Mac) für Handwerker, erledigt diese Schritte fast von alleine. Die Daten des Unternehmens werden einmalig angelegt und erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. In vielen Fällen, z. B. bei handwerklichen Arbeiten, sind der Handwerkersoftware-Rechnung ein Angebot und eine Auftragsbestätigung vorausgegangen. Ein gutes Rechnungsprogramm ermöglicht es, eine Teil- bzw. Schlussrechnung davon ganz einfach abzuleiten. Dadurch, dass das Angebot neben der vollständigen Adresse des Kunden bereits Material und Leistungen mit den passenden Steuersätzen enthalten hat, müssen diese Informationen für die Rechnung nicht mehr mühsam zusammengestellt werden. Zudem kennt ein gutes Rechnungsprogramm gesetzliche Vorgaben und versieht Rechnungen ganz automatisch mit dem Hinweis zur Aufbewahrungspflicht.
Fazit: Als Selbständiger kann man unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben zwar Rechnungen manuell erstellen. Der Aufwand reduziert sich aber erheblich, wenn man ein gutes Rechnungsprogramm einsetzt.
Der Einsatz eines Rechnungsprogramms ist laut Gesetzgebung per se nicht verpflichtend. Was jedoch verpflichtend ist, ist die Einhaltung von GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese gelten seit 1.1.2017 und geben vor, wie geschäftliche Dokumente erstellt und Daten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Rechnungen, die basierend auf den GoBD erstellt werden, müssen
- nachvollziehbar und nachprüfbar
- vollständig
- richtig
- zeitgerecht
- geordnet und
- unveränderbar
sein. Insbesondere für die Unveränderbarkeit der Rechnungen ist der Einsatz einer Software erforderlich. Eine Rechnung, die in Word oder Excel erstellt wurde, ist leicht veränderbar. Die Umwandlung in ein PDF oder das Ausdrucken auf Papier stellt die Unveränderbarkeit auch noch nicht sicher. Stattdessen muss ein GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) oder eine andere GoBD-konforme Software zur Online-Archivierung eingesetzt werden.
Fazit: Am Einsatz einer Softwarelösung im Zusammenhang mit der Erstellung von Rechnungen führt kein Weg vorbei. Daher wählt man am besten ein Programm zum Rechnungen-Schreiben für Handwerker, das bereits möglichst viele Funktionen rund um die Rechnungsstellung bietet. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, was ein Rechnungsprogramm mindestens können sollte:
- Erstellung von Rechnungen in Ihrem individuellen Layout
- Zahlungsverwaltung, auch von Teilrechnungen
- Automatische Erstellung gesetzeskonformer Schlussrechnungen
- Überblick über Verbindlichkeiten und Forderungen
- Elektronische Rechnungen per Drag & Drop Lieferanten und Verbindlichkeiten zuweisen
- Bezahlungsvorgänge in einem elektronischen Kassenbuch erfassen
- Rabatte ausweisen und Kalkulation, Angebot & Rechnungen flexibel anpassen
- Rechnungsnummern automatisch führen
Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?
Die Rechnungsstellung in Word oder Excel ist nicht GoBD-konform. Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – beinhalten mehrere Anforderungen an Rechnungen. Dazu zählt, dass Rechnungen unveränderbar sein müssen. Da Word-Dokumente und Excel-Tabellen jederzeit veränderbar sind, liegt auf der Hand, dass Rechnungen die in diesen Programmen erstellt wurden, die zentrale Anforderung der Unveränderbarkeit nicht erfüllen können. Dazu ist mindestens ein DMS – Dokumenten-Management-System – nötig, das jedoch auch GoBD-zertifiziert sein muss.
Viele Handwerker empfinden die Fülle gesetzlicher Anforderungen als kompliziert. Da ist was dran. Fälschlicherweise gehen sie aber davon aus, dass der Einsatz einer neuen Software ihre Arbeit noch weiter erschwert. Sie fürchten komplexe Technik und lange Einarbeitungszeiten – und halten Word und Excel die Treue, ungeachtet der damit verbundenen Risiken. Das ist nicht nur gefährlich, sondern auch unbegründet: Es gibt gute Rechnungsprogramme speziell für Handwerker, bei denen Rechtssicherheit und Einfachheit Hand in Hand gehen. Mit ihnen schalten Sie die Gefahren rechtlicher und steuerlicher Sanktionen aus und verringern gleichzeitig Ihren manuellen Arbeitsaufwand – und das bereits nach kurzer Eingewöhnung.
Eine PDF-Rechnung ist nicht GoBD-konform. Eine Rechnung im PDF-Format gilt als digitaler Beleg. Wird die PDF-Rechnung nicht in einem DMS (Dokumenten-Management-System) gespeichert, wird den Ansprüchen der GoBD nicht genüge getan, denn
- die Dateien können gelöscht werden
- die Dateien können geändert und/oder aufgerufen werden
- es gibt kein Protokoll seitens des Systems über den Aufruf oder Änderungen von/an Dateien
- es gibt keine Schnittstelle zum Finanzamt
- die Zeitstempel des Systems sind manipulierbar
Mit einem professionellen Rechnungsprogramm kann hier Abhilfe geschaffen werden. Dieses stellt nicht nur die Einhaltung der GoBD sicher, sondern bietet auch diverse andere Funktionen, die den Büroalltag und die Rechnungsstellung deutlich vereinfachen.
Was sind E-Rechnungen genau? Was ändert sich rechtlich ab 2025? In unserer Rubrik Meisterwissen oder auch im Meister-Wiki finden Sie alles, was Sie rund um E-Rechnungen wissen müssen:
- Was sind E-Rechnungen eigentlich?
- Welche gesetzlichen Vorgaben gelten ab 2025?
- Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
- Wie erstellt, empfängt und verarbeitet man sie?
- Welche E-Rechnungs-Formate gibt es und wie unterscheiden Sie sich?
Zwischen Auftragsbestätigung und Schlussrechnung liegen häufig viele Monate, hohe Vorleistungen und ungeplante Mehraufwände. Abschlagszahlungen sichern regelmäßige Zahlungseingänge bei laufender Arbeit. Auf diese Weise können Materialkosten, Lohnzahlungen und andere betriebliche Ausgaben leichter gedeckt werden – und finanzielle Engpässe lassen sich vermeiden.
Bei jeder neuen Teilrechnung kommen die vorherigen Rechnungsbeträge zum Abzug. Die Schlussrechnung macht am Ende die Gesamtforderung geltend, dabei werden sämtliche zuvor erfolgten Zahlungen abgezogen. Selbst bei überschaubaren Bauaufträgen kann es schnell schwierig werden, den Überblick zu behalten – und sämtliche Leistungspositionen zum Schluss korrekt abzurechnen. Das gilt besonders, wenn nach Projektstatus bzw. Fertigstellungsgrad abgerechnet wird und Teilmengen einzelner Leistungen entsprechend Aufmaß zum Ansatz kommen.
Darum lohnen sich Teilrechnungen und Rechnungsprogramm:
- Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker schafft Transparenz für Sie und Ihre Auftraggeber. Mit ihm halten Sie Ihr finanzielles Risiko gering und Ihre Liquidität hoch – und kommen Stück für Stück per Klick zu Ihrem Geld.
- Pauschal oder prozentual, nach abgeschlossener Teil-Leistung, nach Fertigstellungsgrad, nach Belieben: Eine Rechnungssoftware ermöglicht Ihnen, mühelos Abschlagsrechnungen zu erzeugen – und Aufmaß und Abrechnung nahtlos aus einem Guss zu verwalten.
- Die Schlussrechnungsautomatik stellt dabei sicher, dass sämtliche Kosten und Zahlungen vollständig berücksichtigt werden. Jeder Abschlag schlüsselt sauber auf, welche Forderungen in welcher Höhe bereits beglichen wurden. So sind Ihre Rechnungsdokumente für alle Parteien prüfbar und nachvollziehbar.
Ja, Sie können die Angebots- und Rechnungssoftware für Handwerker unverbindlich testen, bevor Sie sich endgültig entscheiden: Gerne kommen wir mit einem Berater bei Ihnen vorbei und zeigen Ihnen, wie das Rechnungsprogramm in Ihrem Betrieb funktioniert. Beispielsweise erstellen wir dabei mit Ihnen ein Abschlagsrechnung-Muster fürs Handwerk. Vereinbaren Sie einfach einen Vorführtermin.
Ja, Sie können das Rechnungsprogramm von Sander & Doll auch auf mehreren PCs nutzen. Dazu erwerben Sie zusätzliche Lizenzen und wir unterstützen Sie bei der Einrichtung der Software auf den gewünschten Arbeitsplätzen. Egal, ob Sie Ihr Handwerker Rechnungsprogramm auf Mac oder Windows nutzen wollen, die Software ist flexibel einsetzbar. Informieren Sie sich gern weiter über unsere Software im Bereich Meisterwissen, z. B. auch über die Themen VOB-Gewährleistung oder E-Rechnung im Handwerk.
