Rechnungs­programm für Handwerker

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm für Handwerker in Deutschland können je nach Anbieter und den enthaltenen Funktionen variieren. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen auf dem Markt. Die Preise für kostenpflichtige Rechnungsprogramme können unterschiedlich gestaltet sein, zum Beispiel als monatliche oder jährliche Abonnementgebühren oder als einmalige Lizenzkosten.

Die Preisspanne für Rechnungsprogramme für Handwerker kann von wenigen Euro pro Monat bis hin zu höheren Beträgen reichen, abhängig von den individuellen Anforderungen und dem Umfang der Software. Es ist wichtig zu beachten, dass einige Anbieter unterschiedliche Preisstufen anbieten, die verschiedene Funktionen und Leistungsumfänge beinhalten.

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms sollten Sie nicht nur den Preis, sondern auch die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Datensicherheit berücksichtigen. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und prüfen Sie, welches Rechnungsprogramm am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt.

Kosten:
Durch ein Abonnement-Modell können die Kosten für den Erwerb eines Rechnungsprogramms für Handwerker auf monatliche oder jährliche Raten verteilt werden, was die finanzielle Belastung zu Beginn reduziert. Allerdings summieren sich die Kosten über einen längeren Zeitraum. Bei langfristiger Nutzung kann ein Abo also weitaus teurer sein als eine einmalige Anschaffung. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm einmalig kaufen, ist die anfängliche Investition höher, langfristig können Sie jedoch Kosten sparen, insbesondere wenn Sie die Software über einen längeren Zeitraum nutzen.

Besitz und Abhängigkeit:
Im Gegensatz zu einer einmaligen Anschaffung besitzen Sie bei einem Abonnement die Software nicht dauerhaft. Wenn Sie das Abonnement beenden, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihre Daten und müssen gegebenenfalls in eine andere Software migrieren. Mit einer einmaligen Anschaffung sind Sie unabhängiger von einem Anbieter. Sie besitzen die Software dauerhaft und können sie weiterhin nutzen, selbst wenn der Anbieter Änderungen vornimmt oder den Support einstellt.

Datenkontrolle:
Da Sie die Software auf Ihren eigenen Systemen hosten, haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Daten und können sicherstellen, dass sie nach Ihren Datenschutzrichtlinien verwaltet werden.

Updates:
Bei einem Abonnement erhalten Sie in der Regel regelmäßige Updates und Upgrades der Software, um sicherzustellen, dass Sie immer über die neuesten Funktionen und Verbesserungen verfügen. Bei einer einmaligen Anschaffung erhalten Sie möglicherweise nicht automatisch alle zukünftigen Updates und Upgrades der Software. Zusätzliche Kosten können entstehen.

Ein Rechnungsprogramm eignet sich dann für Handwerksbetriebe, wenn es die individuellen Bedürfnisse des Handwerks abdeckt und somit den Aufwand der Rechnungserstellung auf ein Minimum reduziert. Folgende Punkte sind relevant für die Rechnungserstellung im Handwerk:

Bietet ein Rechnungsprogramm für Handwerker diese Funktionen, eignet es sich per se für Handwerksbetriebe. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet jedoch noch weitere Funktionen und reduziert den Aufwand der Rechnungserstellung für den Handwerker so auf ein Minimum:

Ein Rechnungsprogramm für Handwerker, das die vorgenannten Punkte erfüllt, stellt die optimale Unterstützung für den Betrieb dar und ermöglicht es dem Handwerker, sich voll auf seine Arbeiten beim Kunden zu konzentrieren.

Um zu bewerten, welches das beste Rechnungsprogramm für den eigenen Bedarf ist, ist eine Vielzahl von Kriterien relevant. Wenn Sie auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm sind, sollten Sie auf Folgendes achten:

1. Einfache Bedienbarkeit: Das beste Programm nützt Ihnen nichts, wenn es kompliziert zu bedienen ist. Das ideale Rechnungsprogramm ist daher intuitiv bedienbar und erfordert keine langen und aufwändigen Schulungen
2. Das Rechnungsprogramm passt zu Ihrer Branche: Gibt es in Ihrer Branche Besonderheiten wie z.B. im Handwerk? Die Erzeugung von Abschlagsrechnungen ist im Handwerk gängige Praxis. Ein Rechnungsprogramm, das diese Funktion nicht bereitstellt, ist für ein Handwerksunternehmen daher nicht geeignet. Welche besonderen Funktionen erfordert Ihre Branche? Achten Sie darauf, dass das Rechnungsprogramm diese Funktionen beinhaltet.
3. Umfangreiche Funktionen: Wenn ein Rechnungsprogramm es Ihnen ermöglicht, Rechnungen zu schreiben, ist die grundlegende Funktion zwar erfüllt. Bei der Auswahl des Rechnungsprogramms sollten Sie jedoch darauf achten, welche Funktionen das Programm noch hat. Bietet es Ihnen die Möglichkeit, eingehende Zahlungen zu verwalten, Forderungen & Verbindlichkeiten zu überblicken, Rechnungen zu Lieferanten und Verbindlichkeiten zuzuweisen oder externe Geräte wie Registrierkassen oder Scanner anzubinden? All diese Funktionen können Ihnen den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern. Zudem brauchen Sie keine zusätzlichen Softwarelösungen, wenn Ihr Rechnungsprogramm diese Funktionen bereits mitbringt.

Möchte man als Selbständiger eine Rechnung stellen, sind verschiedene Angaben auf der Rechnung verpflichtend. Diese Angaben sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) aufgeführt:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden (Leistungsempfänger)
2. Steuernummer (laut Finanzamt) oder Umsatzsteuer-ID (laut Bundeszentralamt für Steuern) des leistenden Unternehmens
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende, individuelle Rechnungsnummer, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht und zur Identifizierung der Rechnung durch den Rechnungssteller (das leistende Unternehmen) dient
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Lieferzeitpunkt oder Zeitpunkt der sonstigen Leistung, Fristen zur Zahlung oder Teilzahlung
7. Rechnungsbetrag, differenziert nach Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen (sofern relevant) sowie vereinbarte Minderungen/Rabatte, wenn diese noch nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt sind
8. Steuersatz / Steuersätze, ggf. ein Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: Der Leistungsempfänger muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren.
10. Falls es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift handelt, muss „Gutschrift“ auf der Rechnung vermerkt sein

Ein professionelles Rechnungsprogramm erledigt diese Schritte fast von alleine. Die Daten des Unternehmens werden einmalig angelegt und erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. In vielen Fällen, z.B. bei handwerklichen Arbeiten, sind der Rechnung ein Angebot und eine Auftragsbestätigung vorausgegangen. Ein gutes Rechnungsprogramm ermöglicht es, eine Teil- bzw. Schlussrechnung davon ganz einfach abzuleiten. Dadurch, dass das Angebot neben der vollständigen Adresse des Kunden bereits Material und Leistungen mit den passenden Steuersätzen enthalten hat, müssen diese Informationen für die Rechnung nicht mehr mühsam zusammengestellt werden. Zudem kennt ein gutes Rechnungsprogramm gesetzliche Vorgaben und versieht Rechnungen ganz automatisch mit dem Hinweis zur Aufbewahrungspflicht. Fazit: Als Selbständiger kann man unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben zwar Rechnungen manuell erstellen. Der Aufwand reduziert sich aber erheblich, wenn man ein gutes Rechnungsprogramm einsetzt.

Der Einsatz eines Rechnungsprogramms ist laut Gesetzgebung per se nicht verpflichtend. Was jedoch verpflichtend ist, ist die Einhaltung von GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese gelten seit 1.1.2017 und geben vor, wie geschäftliche Dokumente erstellt und Daten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Rechnungen, die basierend auf den GoBD erstellt werden, müssen

sein. Insbesondere für die Unveränderbarkeit der Rechnungen ist der Einsatz einer Software erforderlich. Eine Rechnung, die in Word oder Excel erstellt wurde, ist leicht veränderbar. Die Umwandlung in ein PDF oder das Ausdrucken auf Papier stellt die Unveränderbarkeit auch noch nicht sicher. Stattdessen muss ein GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) oder eine andere GoBD-konforme Software zur Online-Archivierung eingesetzt werden. Fazit: Am Einsatz einer Softwarelösung im Zusammenhang mit der Erstellung von Rechnungen führt kein Weg vorbei. Daher wählt man am besten eine Softwarelösung, die möglichst viele Funktionen rund um die Rechnungsstellung bereits bietet. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, was ein Rechnungsprogramm mindestens können sollte:

Die Rechnungsstellung in Word oder Excel ist nicht GoBD-konform. Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – beinhalten mehrere Anforderungen an Rechnungen. Dazu zählt, dass Rechnungen unveränderbar sein müssen. Da Word-Dokumente und Excel-Tabellen jederzeit veränderbar sind, liegt auf der Hand, dass Rechnungen die in diesen Programmen erstellt wurden, die zentrale Anforderung der Unveränderbarkeit nicht erfüllen können. Dazu ist mindestens ein DMS – Dokumenten-Management-System – nötig, das jedoch auch GoBD-zertifiziert sein muss.

Eine PDF Rechnung ist nicht GoBD konform. Eine Rechnung im PDF-Format gilt als digitaler Beleg. Wird die PDF Rechnung nicht in einem DMS (Dokumenten-Management-System) gespeichert, wird den Ansprüchen der GoBD nicht genüge getan, denn