Digitalisierung im Betrieb: So gelingen Einführung und Ausbau im Betrieb
Die Digitalisierung im Handwerk gewinnt zunehmend an Bedeutung und immer mehr Betriebe stellen ihre Prozesse auf digitale Systeme um. Dabei stehen viele Betriebe vor der Herausforderung, den richtigen Einstiegspunkt zu finden und die wichtigsten Aspekte zu berücksichtigen. Im Folgenden werden einige wesentliche Punkte ausgeführt, die bei der Einführung einer Softwarelösung beachtet werden sollten:
1. Schritt: Bedarf ermitteln und klare Ziele setzen
Zu Beginn ist es entscheidend, den spezifischen Bedarf des Betriebs zu identifizieren und die Vorteile einer digitalen Softwarelösung zu erkennen. Es empfiehlt sich, klare Anforderungen an die Software zu definieren und zu analysieren, welche betrieblichen Prozesse optimiert werden sollen. Wo steht der Betrieb aktuell und welche Ziele werden verfolgt? Welche Aufgaben soll die Software übernehmen, und welche Funktionen sind für die Arbeitsabläufe im Betrieb besonders relevant?
2. Schritt: Die richtige Software auswählen
Es ist ratsam, sich umfassend über verschiedene Softwaresysteme zu informieren und diese miteinander zu vergleichen, um die beste Lösung für die eigenen betrieblichen Anforderungen zu finden. Soll eine Standardsoftware eingesetzt werden, oder wird eine maßgeschneiderte Lösung bevorzugt? Benötigt der Betrieb eine Einplatz- oder Mehrplatzlizenz? Müssen Drittsysteme integriert werden? Zudem sollte geprüft werden, ob das Digitalisierungsvorhaben durch finanzielle Förderprogramme vom Land oder Bund unterstützt werden kann. Vor Vertragsabschluss ist es sinnvoll, sich über die Einarbeitungsangebote des Softwareanbieters zu informieren, um die Einführung so reibungslos wie möglich zu gestalten.
3. Schritt: Umgebung für die Software schaffen:
Nach der Entscheidung für eine Software muss eine geeignete Umgebung geschaffen werden. Dazu gehören eine hochwertige und professionelle IT-Ausstattung, die technische wie datensicherheitsrelevante Aspekte erfüllt, sowie eine stabile Internetverbindung, um einen reibungslosen Betrieb der Software zu gewährleisten.
4. Schritt: Einarbeitung und Schulung:
Nach der Installation der Software ist die Einarbeitungsphase von zentraler Bedeutung. Es ist ratsam, die Schulungs- und Seminarangebote des Anbieters intensiv zu nutzen, um eine schnelle und effektive Einarbeitung zu ermöglichen. Alle Software-Anwender des Betriebs sollten regelmäßig geschult werden, damit das gesamte Team auf dem gleichen Wissensstand bleibt. Dies hilft, Unterschiede im Nutzungsgrad zu vermeiden und stellt sicher, dass der Betrieb die Vorteile der digitalen Lösung voll ausschöpfen kann.
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