Datenschutz – nicht erst seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 ein wichtiges Thema für Betriebe und Unternehmen. Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten und soll deren Schutz innerhalb der EU sicherstellen. Und damit betrifft diese Verordnung auch unmittelbar alle Unternehmen, in denen mit personenbezogenen Kundendaten gearbeitet wird.
Neben der grundsätzlichen Anforderung, gesetzeskonform zu agieren, entsteht nicht selten unerwartet akuter Handlungsbedarf wie z. B. beim Auskunftsrecht oder dem „Recht auf Vergessenwerden“.
Die Erfüllung der Anforderung „Welche Daten haben Sie über mich gespeichert?“ ist dabei nicht nur anspruchsvoll und arbeitsintensiv. Denn nicht alle Daten müssen/dürfen herausgegeben werden. So kann bei Freitextnotizen, die Mitarbeiter von Gesprächen mit Kunden erstellen, der Schutz der darin enthaltenen persönlichen Daten des Mitarbeiters den Anspruch auf Herausgabe an einen Kunden überwiegen.
Das Recht auf Vergessenwerden bedeutet ein Recht auf Datenlöschung. Aber auch hier gibt es Grenzen, z. B. dann, wenn die Vorgaben der DSGVO mit der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen) in Konflikt stehen. Hier darf nicht vor Ablauf bestimmter Aufbewahrungsfristen gelöscht werden, auch wenn die DSGVO dies vorsieht.
Als Software-Entwickler unterstützt Sander & Doll dabei, die DSGVO-Richtlinien im Tagesgeschäft sicher und souverän zu erfüllen. Dabei kann und darf die Software keine Rechtsberatung ersetzen, aber unser Ziel ist es, unseren Kunden zu helfen, Anforderung zeitsparend und rechtssicher nachzukommen.
So sind Sie z. B. mithilfe einer Datenexportfunktion in Ihrer Software in der Lage, dem Recht auf Auskunft schnell und DSGVO-konform nachzukommen. Ergänzend dazu bietet Sander & Doll in der Software besondere Briefvorlagen und rechtlich abgesicherte Kundenanschreiben an, mit denen Sie flexibel und einfach Ihre Kunden über deren gespeicherte oder zu löschende Daten informieren können. Auch für den Konflikt GoBD/DSGVO hält Sander & Doll Lösungen bereit: Die Software ermittelt automatisch etwaige GoBD-Vorgaben (Aufbewahrungsfristen) und merkt DSGVO-Löschungen für den Ablauf der entsprechenden Fristen vor.
Zusätzlich gibt es noch Möglichkeiten für Marketing in eigener Sache: Nutzen Sie die von Sander & Doll zur Verfügung gestellten optionalen Textbaustein mit dem Datenschutzhinweis zur DSGVO-Konformität!
Verlassen Sie sich auf Ihr Programm – mit Ihrer Sander & Doll- Software sind Sie auf der sicheren Seite!
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