GoBD-relevant: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Datenverlusten

Sicherheitsschlösser, Alarmanlage, Feuerlöscher – Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust des Eigentums sind inzwischen die Regel. Aber was ist mit Ihren Daten? Nicht nur im Hinblick auf die GoBD sollten Sie ein Datensicherheitskonzept für Ihr Unternehmen umsetzen. Wir erleben immer wieder, dass Kunden aus den unterschiedlichsten Gründen Opfer von Datenverlusten werden, sei es durch einen Virenbefall ihres Computersystems, sei es durch einen technischen Defekt der Hardware, durch Blitzeinschlag, Brand oder Diebstahl.

Ob ein solcher Zwischenfall lediglich eine kurze Beeinträchtigung der Geschäftsabläufe bedeutet oder sich zur existenzbedrohenden Katastrophe auswächst, hängt dann unweigerlich an der Frage: „Gibt es eine aktuelle Datensicherung?“

Eine Programminstallation auf einem neuen Rechner ist schnell gemacht, und mit einer Sicherung vom Vortag oder vom Ende der vergangenen Woche entsteht nahezu kein Schaden. Die Datensicherung wird angebunden, und Sie können weiterarbeiten, als wäre (fast) nichts geschehen.

Ohne Datensicherung aber sind auf einen Schlag alle elektronisch gespeicherten Daten, Belege, Stammdaten, Kunden und Lieferanten, alles, was Sie auf Ihrem Rechner und in der Sander & Doll Branchenlösung gepflegt haben, verloren.

Die GoBD schreiben die Verantwortlichkeit für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und Aufzeichnungen allein dem Steuerpflichtigen zu. Diese erstreckt sich allerdings nicht allein auf die Art und Weise, wie Daten erfasst und Abläufe organisiert werden. Die GoBD umfassen darüber hinaus die Pflicht, das Datenverarbeitungssystem gegen Verlust zu sichern. Ein aufgrund unzureichender Sicherungsmaßnahmen entstandener Datenverlust kann dazu führen, dass die Buchführung nicht ordnungsmäßig ist – eine Steuerschätzung kann in diesem Fall die Folge sein.

Fertigen Sie daher regelmäßig Datensicherungen an. Ihre Sander & Doll Branchenlösung unterstützt Sie hierbei mit einer Programmfunktion zur manuellen Sicherung der Mandantendatenbanken, Ihrer Formulare und Fremddateien. Die gesicherten Daten werden hierbei in einem komprimierten Datenverzeichnis zusammengefasst und abgespeichert.

Führen Sie im eigenen Interesse eine solche Sicherung wenigstens einmal in der Woche durch, und bewahren Sie die Sicherungsdateien an einem von Ihrem Bürorechner oder Netzwerk unabhängigen Speicherort auf – beispielsweise auf einem USB-Stick, den Sie mit nach Hause nehmen, oder Sie legen die Daten in einem sicheren Cloud-Speicherplatz ab. So stellen Sie sicher, dass die Daten auch bei Diebstahl oder Zerstörung ihrer PC-Hardware weiterhin intakt sind und wiederhergestellt werden können.

Natürlich gibt es auch Möglichkeiten der automatischen Datensicherung, die die Sicherung all ihrer gespeicherten Daten (auch außerhalb der Sander & Doll Software) ermöglichen und welche Sie mit Ihrem EDV-Dienstleister oder Systemadministrator realisieren können.
Hierbei stehen Ihnen unsere Techniker im Rahmen eines Wartungsvertrags gerne bei der Planung beratend zur Seite und unterstützen Sie dabei, ein für Ihren Betrieb passendes Datensicherungskonzept zu finden.

Gleichgültig, wie Sie es damit halten wollen, wichtig ist: Tragen Sie Sorge, dass Ihre Daten nicht verloren gehen. Der Aufwand dafür ist überschaubar. Die Folgen im Falle eines endgültigen Datenverlustes für Sie, Ihren Betrieb und Ihre Mitarbeiter sind es nicht.