Überstunden sinnvoll nutzen!

Überall fallen sie an: Überstunden. Doch wie nutzen Betriebe diese sinnvoll für ihre Planung? Der Schlüssel liegt in der digitalen Zeiterfassung.

Chancen bieten sich unter anderem in der saisonbedingten Mehrarbeit. Die Auftragsbücher sind über die Frühjahrs- und Sommerzeit gut gefüllt, alle Kapazitäten voll ausgelastet, erhöhte Arbeitszeiten die logische Konsequenz. Im Baugewerbe ganz normal.

Auf Sommer folgen bekanntlich Herbst und Winter und für viele Betriebe stehen diese synonym für wetterbedingte Projektausfälle oder gänzlich brachliegende Baustellen. Folgen sind oft saisonbedingte Kündigungen oder das Saison-Kurzarbeitergeld¹ – oder wie aktuell Corona-bedingte Kurzarbeit – was wiederum nicht jeden Arbeitsausfall kompensiert.

Um die gut ausgebildeten Fachkräfte gerade in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu verlieren, sollten sich Betriebe die dokumentierte Mehrarbeit im Sommer je Mitarbeiter in der Projekt- und Zeitmanagementsoftware zunutze machen. Diese können auf einem Arbeitszeitkonto gesammelt und zur Überbrückung von Schlechtwetterzeiten eingesetzt werden. In der Software wird der vereinbarte Überbrückungszeitraum erfasst und, wenn vereinbart, automatisch von den Überstunden abgezogen.

Betriebe, die über dieses Modell nachdenken, sollten sich im Vorfeld gut über die rechtlichen Voraussetzungen informieren. Allgemein gilt:

• Umstieg von tariflicher auf betriebliche Arbeitszeitverteilung
• Festlegung der Umsetzung und Ausgestaltung in Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung
• Zahlung eines verstetigten Monatslohns
• Arbeitszeitguthaben und einbehaltener Lohn dürfen 150 Stunden nicht überschreiten

Überstunden in hochfrequentierten Phasen im Jahr sind also üblich, aber, wie viele Überstunden sind zu viel? Ein Indiz für Überlastung der Mitarbeiter sind zum Beispiel Krankmeldungen und Fehlzeiten, wodurch es auf den Baustellen zu Verzögerungen kommen kann. Kurzfristig kann die Auswertung in der Software die Entscheidung für den Einsatz von Subunternehmen beeinflussen, um den Zeitplan einzuhalten und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Langfristig lässt sich dies bereits im Vorfeld verhindern, denn, ob ein Projekt mit den vorhandenen Ressourcen zu einer gewissen Zeit realisierbar ist oder zu viele Mitarbeiter im Urlaub oder anderweitig verplant wurden, wird aus dem Planungskalender ersichtlich. Darüber hinaus dient die Ansicht als Grundlage für weitere Personalentscheidungen.

Jede nicht dokumentierte Stunde bedeutet für Unternehmen verlorener Umsatz. Besonders für Mitarbeiter, die im Kundendienst oder auf Montage sind, bieten sich mobile Zeiterfassungs-Apps an. Diese lösen die historischen Rapportzettel ab und ermöglichen die minutengenaue, einfache Dokumentation von Arbeitszeiten, Tätigkeiten und verwendetem Material. Einmal erfasst, werden die Daten automatisch ohne Medienbruch an die Handwerkersoftware im Büro übermittelt. Aufträge können so noch präziser kalkuliert und abgerechnet werden. Reale Ist-Zeiten lösen hier grobe Schätz-Zeiten ab.

Sind die Arbeitszeiten erst einmal digital erfasst, kann eine optimierte Projekt- und Ressourcenplanung erfolgen, um verfügbare Mitarbeiterkapazitäten bestmöglich auszunutzen. Was am Ende bleibt, ist mehr Zeit für den Kunden, den eigentlichen Job und damit verbunden die Umsatzsteigerung. Und so werden ganz nebenbei die Forderungen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung schon heute erfüllt.

Lesen Sie in der aktuellen Ausgabe des bauhandwerk (4|2020) welche Chancen und Potenziale Sie weiter haben und auf welche Merkmale Sie bei einer geeigneten Zeiterfassungs-Software achten sollten.

¹Die Bedingungen zum Saison-Kurzarbeitergeld regelt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im §§ 101, 102 SGB III, §§ 354-357 SGB III, Winterbeschäftigungs-Verordnung