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Vorteile & Möglichkeiten von ZUGFeRD & XRechnung

Digitale Rechnungen sind in den meisten Betrieben nichts Neues. Allerdings gilt für den Versand und dem Empfang von E-Rechnungen ab diesem Jahr ein neues Format: ZUGFeRD 2.0. Wer mit öffentlichen Behörden auch zukünftig zusammenarbeiten möchte, kommt um dieses Format nicht herum. Welche Bedingungen es zu beachten gilt und welche Vorteile sich daraus ergeben, erklärt Sander & Doll

Elektronische Rechnungen: Sie sollen den Datenaustausch optimieren und Finanzgeschäfte verschlanken. Seit 2018 existieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD dazu. Grundlage bildet das E-Rechnungsgesetz des Bundes, das allen öffentlichen Auftraggebern vorschreibt, elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten.

Ab dem 27. November 2020 gilt dies für alle Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern aber bereits bis April 2020 müssen die Bundesländer die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben. Schon heute nutzen einige Bundesländer dieses Verfahren, wie zum Beispiel Hamburg. Bevor es also zu Komplikationen bei der Rechnungsstellung kommt, sollten Unternehmen ihre kaufmännische Branchenlösung daraufhin überprüfen, ob sie ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.

Was sind ZUGFeRD 2.0 und XRechnung überhaupt?

Hinter dem Akronym ZUGFeRD steht der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Entwickelt wurde das Format in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen. Ziel war es die Kosten zur Rechnungslegung sowie den Arbeitsaufwand zu senken. Das Resultat: ZUGFeRD 2.0.
Das Format gilt als hybrides Datenformat, da es ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format verbindet.
Für Anwender bedeutet das einfach gesagt: Beim Erzeugen einer Rechnung als PDF-Datei wird ein inhaltlich identisches, für Computer optimiertes Duplikat der Rechnung (XML) in die PDF-Datei eingebettet. Während der Empfänger also die Rechnung im PDF öffnet und prüft, kann seine Software automatisch alle Rechnungsdaten übernehmen.

Der wesentliche Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung besteht in der sichtbaren Komponente. Beim Erzeugen einer XRechnung wird lediglich eine Datei im XML-Format erzeugt. Diese verfügt im Gegensatz zum ZUGFeRD über keine PDF und somit auch über keinen lesbaren Teil. Beide Formate stehen gleichberechtigt nebeneinander und ermöglichen das automatisierte Einlesen und Verarbeiten der Rechnung.

Sander & Doll hat aufgrund dessen beide Formate in seine Softwarelösungen implementiert. So agieren Anwender flexibel auf die Wünsche ihrer Kunden. Dabei ist nicht nur der Export, sondern auch der Import beider Formate möglich und per Klick erzeugt.
Neben der gesetzlichen Pflicht eröffnen sich aber auch einige Möglichkeiten und Vorteile, die mit der Umstellung einhergehen.

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