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Avantim Enterprise Platform® – Kolless GmbH

Durchgängige Unternehmensprozesse verkürzen die Durchlaufzeiten


Kolless GmbH


Das Kundenfazit:
„Mit der Avantim Enterprise Platform® inkl. Vito decken wir die kompletten kaufmännischen Arbeitsabläufe und die Zeiterfassung aller Mitarbeiter in einem durchgängigen, digitalen Prozess ab. Alle Mitarbeiter arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis und können jederzeit die von ihnen benötigten Informationen abrufen oder bearbeiten. Wir haben deutlich an Effizienz gewonnen, da die Bearbeitung der Auftragsdokumente viel schneller bewältigt werden kann und Suchzeiten, die früher schätzungsweise 20 -30 Prozent der Arbeitszeit ausmachten, komplett weggefallen sind. Zudem gibt es keine Übertragungsfehler mehr und unsere Zeiterfassung ist immer tagesaktuell. Besonders schätzen wir die schnelle, kompetente und freundliche Hotline von Sander & Doll, die uns bei unseren Fragen immer hilfreich zur Seite steht. Die Software von Sander & Doll einzuführen war genau die richtige Entscheidung für uns. Daher planen wir die Software auch noch auf weitere Bereiche unseres Unternehmens auszuweiten.“

Volker Hinter, Fertigungsleiter und Prokurist,
Kolless GmbH

Kolless GmbH


Durch den Einsatz der ERP-Lösung Vito Office mit der integrierten Zeitmanagementsoftware Avantim konnte die Kolless GmbH in Bremen alle Prozesse der Auftragsabwicklung effizienter gestalten und den erforderlichen Arbeitsaufwand um bis zu 30 Prozent reduzieren.

Hintergrund
Die Kolless GmbH in Bremen ist ein innovatives mittelständisches Unternehmen, das sich auf die Bereiche Feinblech-Gehäusefertigung, Apparatebau, Edelstahlverarbeitung, Aluminiumverarbeitung und Stahlverarbeitung spezialisiert hat. Zu den Kunden zählen namhafte Großunternehmen der Branchen Maritime, Food, Defence & Space sowie renommierte Forschungsinstitute und Universitäten. Das Unternehmen wurde 1970 gegründet und 1996 von Herrn Andreas Albert übernommen. Aus dessen gleichzeitiger Geschäftsführung der Albert GmbH, einem Handelshaus der Sparten Marine, Metals, Industry, Yachting und Automotive, konnten langfristige Synergieeffekte für die Kolless GmbH erzielt werden. Die flachen Strukturen des Unternehmens, hervorragend ausgebildete Metallbauer und Konstrukteure sowie modernste Fertigungsanlagen ermöglichen jederzeit eine flexible Reaktion auf Kundenwünsche. Das Angebotsspektrum reicht dabei von der Musterherstellung bis zur Kleinserienfertigung. Die Kolless GmbH verbindet kundenfreundliche Angebote mit hervorragender Qualität. Das Qualitätsmanagement der Bereiche Feinblechverarbeitung und Apparatebau wurde 2016 nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert.

Die Herausforderungen
Das Unternehmen nutzte für die Auftragsbearbeitung verschiedene Programme, darunter auch Access und Excel. Die dafür notwendige parallele Verarbeitung der Auftragsdaten verursachte viele Reibungsverluste durch zeitaufwändiges Suchen, Doppelerfassungen oder Übertragungsfehler und stieß bei einer stetig ansteigenden Zahl an Projekten deutlich an ihre Grenzen. Gesucht wurde daher eine Software für alle kaufmännischen Prozesse, die auf Basis einer gemeinsamen Datenbank ein reibungsloses Zusammenarbeiten der Mitarbeiter gewährleistet. Der aktuelle Auftragsstatus, von der Angebotsphase, über die Auftragserteilung, Bestellungen bei Lieferanten, notwendige Produktionsschritte, bis zur Auslieferung und Abrechnung, sollte für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit erkennbar und Basis für die weitere Auftragsbearbeitung sein. Auch die bisher sehr aufwändige manuelle Kalkulation der Aufträge sollte digital auf Basis einer Datenbank durchzuführen sein, so dass die Projekte einfach zur Abrechnung gelangen. Für die Rechnungen war eine Weiterverarbeitung in der Fibu-Software Diamant vorgesehen. Außerdem sollte ein Werkzeug für die Zeiterfassung integriert werden, dessen Daten wiederum ohne Bruch der Lohnbuchhaltung zur Verfügung stehen.

Die Lösung
Mit der ERP-Lösung Vito Office und der integrierten Zeitmanagementsoftware Avantim setzt die Kolless GmbH seit 2015 erfolgreich auf ein in sich geschlossenes Softwarekonzept, das alle relevanten Unternehmensprozesse abbildet. Standardisierte Projektabläufe, die mit einer gemeinsamen Datenbasis durchgeführt werden, ermöglichen ein fehlerfreies und effizientes Arbeiten. Durch die unkomplizierte Angebotserstellung, eine Auftragskalkulation auf Basis von Bausteinen, das sekundenschnelle Ableiten aller Folgedokumente mit automatischer Daten- und Positionsübernahme bis zur Rechnung, machen reibungslose und transparente Teamarbeit möglich. Auftrags- und Kundendaten werden über eine komfortable Volltextsuche schnell gefunden, sichere und prompte Status-Auskünfte an Kunden sind möglich, Kollegen können einander problemlos vertreten. Fertigungsleiter und Prokurist Volker Hinter ist sich sicher: „Die Software ist eine enorme Entlastung bei der Abwicklung der Aufträge. Durch die Zeitersparnis sind wir in der Lage, die Rechnungen deutlich früher zu stellen, was zu einer verbesserten Liquidität führt.“ Rechnungen werden ohne Datenbruch per Schnittstelle in der Fibu-Software weiterverarbeitet. Und auch die Fertigungsaufträge für die Produktion lassen sich auf Basis der Auftragsdaten aus der Software heraus erzeugen. Aktuell erfassen die Mitarbeiter ihr Kommen und Gehen per Tablet als digitalen Zeitstempel. Für die Zukunft ist eine auftragsbezogene mobile Erfassung geplant, wodurch die Zeiten nahtlos und in Echtzeit für die Auftrags- und Lohnabrechnung zur Verfügung stehen. Die in der Software gespeicherten Arbeitszeitmodelle berücksichtigen dabei die Pausenzeiten automatisch.

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