Perfekte Planung: Projekte, Termine und Ressourcen

Die H. Börger & Co. GmbH liefert ihren Kunden Beschichtungen, Systemkomponenten und Anlagen auf höchstem Qualitätsniveau. Eine termingenaue Planung und Kontrolle der Projekte gelingt dem Unternehmen mit der Zeitmanagement-Lösung Avantim – nahtlos integriert in die Branchensoftware Vito Office.

Hintergrund

Die H. Börger & Co. GmbH in Elmshorn ist ein international tätiges Unternehmen, das sich auf individuelle Lösungen für die Pulverbeschichtung von Oberflächen spezialisiert hat. 2006 übernahm Dipl.-Kaufmann Ulf Kleineidam die Geschäftsführung, sein Bruder Andreas Kleineidam leitet die Konstruktion. In den 50er Jahren stellte das Unternehmen Schwerölbrenner für Kraftwerke her, nach Übernahme durch die Familie Kleineidam wechselte man 1984 in den Bereich der Herstellung von Öfen und Trocknern für den Bereich der Pulverbeschichtung. Heute ist das Unternehmen vorrangig in der Entwicklung innovativer Beschichtungsmethoden und -komponenten aktiv sowie in der Konstruktion und Optimierung von Komplettanlangen. Einen wichtigen Teil des Leistungsspektrums macht die Lohnbeschichtung aus. Aktuell verfügt die GmbH über zwei Anlagen in denen sowohl Kleinstteile als auch Teile von bis zu 1 Tonne und 10 Metern Länge beschichtet werden können. Der Kundenstamm der H. Börger GmbH umfasst ca. 100 Kunden im Anlagenbau sowie ca. 600 Beschichtungskunden. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 26 Mitarbeiter, davon drei Bürokräfte, drei Mitarbeiter in der Konstruktion, sechs in der Montage und 14 im Bereich Pulverbeschichtung.

Die Herausforderungen

Die Aufträge der H. Börger GmbH sind oft speziell und erfordern individuelle Lösungen. Im Anlagenbau erwies sich daher die Planung der Projekte mit Excel als ineffizient, zumal ohne Verwendung einer Datenbank alle Daten parallel gepflegt werden mussten. Darüber hinaus unterstützte die kaufmännische Altsoftware wichtige Funktionen wie Mehrsprachigkeit und projektbezogenes Arbeiten nicht. „Wir benötigen ein System, das nicht nur die gesamte Auftragsbearbeitung einschließlich des Handels und der internationalen Kundenkontakte abdeckt, sondern vor allen Dingen auch eine effiziente Projektverwaltung, -planung und -kontrolle für unseren Montagebereich bietet“, erläutert Geschäftsführer Ulf Kleineidam. „Besonders wichtig ist uns dabei die Möglichkeit, auf der Ebene einzelner Projektphasen zu planen.“ Der hohe Aufwand für die Erfassung und Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten in Produktion und Montage soll ebenfalls durch eine digitale Lösung minimiert werden. Hier ist die Einbettung in ein Gesamtsystem besonders wichtig, das die Zeiten in Echtzeit für das Projektcontrolling verfügbar macht. „Nur auf Basis einer termingerechten Planung können wir einem Auftraggeber gegenüber sichere Aussagen zum Fertigstellungstermin machen. Wir müssen genau überblicken, welchen Status die Projekte haben und zu welcher Zeit wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen“, formuliert der Geschäftsführer die Anforderungen.

Die Lösung

2013 entschied sich die Geschäftsführung für die Anschaffung der Projektplanungssoftware Avantim in Kombination mit der Branchensoftware Vito Office für die Auftragsbearbeitung. Beide Systeme greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Über die Projektverwaltung organisieren Ulf Kleineidam und seine Mitarbeiter alle Auftragsdokumente und Informationen und hinterlegen dort außerdem externe Dokumente zum Projekt. Im Avantim-Planungskalender erfolgt die detaillierte Zuordnung der Mitarbeiter und Planung aller notwendigen Projektphasen mit der jeweiligen Terminvorgabe und den kalkulierten Zeiten im Detail. Die integrierte Fehlzeitenverwaltung garantiert, dass nur tatsächlich verfügbare Mitarbeiter verplant werden. Im Planungskalender ist genau ersichtlich, ob die Kapazitäten reichen oder ob Mitarbeiter für die pünktliche Fertigstellung fehlen. Dies ermöglicht einen optimalen Einsatz von Mitarbeitern und Maschinen und damit eine Verkürzung der Durchlaufzeiten und eine besonders effiziente Projektabwicklung. Digital erfasste Arbeitszeiten werden automatisch nach Avantim übertragen und aktualisieren dort den Projektfortschritt. Die Zeiten werden sowohl projekt- oder tätigkeitsbezogenen als auch auf Basis von Kommt/Geht erfasst. „Für die stationäre Zeiterfassung in der Halle nutzen wir zwei Stempeluhren und vermeiden so das zeitaufwändige Erfassen von Stundenstundenzetteln“, erläutert Ulf Kleineidam. „In Zukunft planen wir darüber hinaus für unser Montageteam den Einsatz von mobilen Barcodescannern.“ Dieses System wird ebenfalls von Avantim unterstützt und ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Zeiterfassung.