Pro Monat fallen gut 300 Leistungsnachweise im Rahmen der Pflege- und Instandhaltungs-Maßnahmen im Bereich Grundstücks- und Landschaftspflege an. Bisher wurden die einzelnen Tätigkeiten und Stunden manuell von den Mitarbeitern auf ihren Stundenzetteln erfasst, gesammelt und im Zweiwochenturnus im Büro in Excel eingegeben. Neben ihren landschaftspflegerischen Aufgaben mussten die Mitarbeiter viel Zeit für die Erfassung der Leistungen aufbringen und zudem war im Büro eine aufwändige Weiterverarbeitung der Zeiten notwendig.

So war es für die Bereichsleitung äußerst schwierig, zeitnah einen Überblick über die geplanten und tatsächlich benötigten Stunden der Mitarbeiter zu erhalten. Gesucht wurde daher ein durchgängig digitales System zur Zeit- und Leistungserfassung, Projektbearbeitung, Auswertung und Abrechnung. Aus der Zeiterfassung sollte sich außerdem nahtlos ein detailliertes Reporting ableiten lassen. Ziel war es auch, die Projekte und Einsätze der Mitarbeiter über ein zentrales Planungstool zu steuern, welches wiederum mit der Leistungserfassung verknüpft ist.

Seit Januar 2017 nutzt der Landschaftspflegebereich des Pharmaunternehmens die integrierte Softwarelösung von Sander & Doll, bestehend aus dem Planungs- und Controlling-Tool Avantim und der GaLaBau-Software Versa Office.

Ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Software von Sander & Doll war die Möglichkeit, Barcodescanner für die digitale Leistungserfassung einzusetzen. Im täglichen Arbeitsablauf generiert der Teamleiter nun Arbeitsanweisungen für die einzelnen Mitarbeiter entsprechend der geplanten Projekte direkt aus der Software heraus. Die Arbeitsanweisungen enthalten Barcodes für die jeweils auszuführenden Leistungen. Die Mitarbeiter scannen vor Ort Arbeitsbeginn und -ende sowie die vorgesehenen Leistungen mit einem streichholzschachtelgroßen Barcodescanner direkt auf der Arbeitsanweisung.

Dieser neue Prozess reduziert den Verwaltungsaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter deutlich, so dass mehr Zeit für die Garten- und Landschaftspflege zur Verfügung steht. Zwei bis drei Mal pro Woche werden die gebuchten Zeiten ohne Datenbruch nach Avantim übertragen. Dort lassen sich in Sekundenschnelle Auswertungen generieren, beispielsweise die Anzahl der Arbeitsstunden pro Pflegegebiet. Gleichzeitig stehen die Daten für die Abrechnung der Lohnstunden zur Verfügung.

Die Zeiterfassung spielt wiederum nahtlos mit dem Planungsbereich zusammen. Der Avantim-Planungskalender visualisiert die einzelnen Projekte und ermöglicht eine unkomplizierte Mitarbeiterzuordnung per Drag&Drop. Durch die integrierte Fehlzeitenverwaltung sind die tatsächlich verfügbaren Ressourcen jederzeit zu erkennen.

Durch die digitale Erfassung von Leistungen und Arbeitszeiten konnte der Aufwand für die abschließende Leistungsverrechnung von einer Woche auf zwei Stunden reduziert werden. Insgesamt wurden durch die Zeiterfassung und durch die effizientere Planung der Projekte ca. 40.000 Euro pro Jahr eingespart.

Fotos: (c) Boehringer Ingelheim International GmbH

1885 erwirbt Albert Boehringer eine kleine Weinsteinfabrik im rheinhessischen Nieder-Ingelheim und legt damit den Grundstein für das heutige Unternehmen Boehringer Ingelheim. Heute, über 130 Jahre später, zählt das Unternehmen zu den Top-20 der Pharmabranche. Nach wie vor befindet es sich in Familienbesitz. Rund 50.000 Mitarbeiter arbeiten international in den drei Geschäftsbereichen Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und biopharmazeutische Auftragsproduktion. Stammsitz und Zentrale des Unternehmens ist Ingelheim am Rhein. Hier werden Arzneimittel und Wirkstoffe für den gesamten, weltweiten Unternehmensverband produziert. Darüber hinaus gibt es im deutschsprachigen Raum Standorte in Biberach an der Riß, Dortmund, Hannover und Wien. Allein in Deutschland sind ca. 15.000 Mitarbeiter tätig. Internationale Produktionsstätten unterhält das Unternehmen unter anderem in Italien, Spanien, Mexico, Brasilien und den USA. Am Hauptstandort Ingelheim ist auch der Unternehmensbereich Grundstücks- und Landschaftspflege angesiedelt, der sämtliche Pflegemaßnamen für die Grünanlagen des Pharmaunternehmens durchführt. Hier betreuen ca. 35 Mitarbeiter eine Fläche von über 100 Hektar mit einem Bestand von mehr als 1.500 Bäumen.