Transparenz erhöhen, Planungskosten senken, Servicequalität steigern

Mit der Avantim Enterprise Platform® konnte die I&L Biosystems GmbH die Planung und Durchführung der technischen Service-Aufträge innerhalb kurzer Zeit optimieren. Das leistungsfähige Zeitmanagement-Tool bildet den gesamten Workflow vom Auftragseingang bis zur Endauswertung ab. Es ermöglicht eine flexible Reaktion auf aktuelle Projektentwicklungen, spart Kosten und vermeidet Fehlplanungen.

Hintergrund

Die I&L Biosystems GmbH ist seit mehr als 25 Jahren als Handels- und Vertriebspartner für Laborgeräte europaweit erfolgreich tätig. Das Unternehmen wurde 1991 von Alexander Beljaars als I&L Instruments GmbH gegründet. Es verzeichnete seitdem ein stetiges Wachstum. Da sich Vertriebsbereiche und Kundenstruktur im Laufe der Jahre verstärkt in Richtung Biotechnologie und Zellbiologie entwickelten, wurde das Unternehmen 2014 in I&L Biosystems GmbH umbenannt. Zu den Kunden zählen namhafte Pharmaunternehmen, Forschungsinstitute, Labore, Universitäten und Hochschulen sowie Unternehmen der Kosmetik- und Lebensmittelindustrie. Durch sehr gute Kontakte zu Geräteentwicklern, beispielsweise in den USA, bietet das Unternehmen seinen Kunden nicht nur neuste Gerätetechnologien für Prüfverfahren, sondern gibt ihnen darüber hinaus innovative Impulse für die technische Laborausstattung. Die besondere Stärke von I&L Biosystems liegt in der kompetenten Beratung durch hochqualifiziertes Personal, das auch komplexen Kundenanforderungen gerecht wird, in der hohen Qualität der Produkte und dem schnellen und lösungsorientierten Service. Das Unternehmen hat Niederlassungen in den Niederlanden, Frankreich und Großbritannien. Sitz der Firmenzentrale mit Service- und Supportabteilung ist Königswinter bei Bonn.

Die Herausforderungen

Mit dem Wachstum des Unternehmens nahm auch die Anzahl der Serviceaufträge und die Komplexität der damit verbundenen Planungen zu. Über eine Excel-Planung konnte die hohe Qualität und schnelle Reaktion von Service und Support nicht mehr gewährleistet werden. Es wurde daher eine Software gesucht, mit der die Mitarbeiter optimal eingesetzt und gleichmäßig ausgelastet werden können, um so personelle Engpässe und teure Mehrarbeit zu vermeiden. Die Software sollte sowohl die Planung größerer Außendienstprojekte als auch die kurzfristigen Monteuraufträge koordinieren und dabei tagesaktuell die Fehlzeiten berücksichtigen. Die jeweiligen Arbeitsaufträge sollten automatisiert erstellt werden können. Komplexe Prozesse wie die Reise- und Tourenplanung für Reparaturen beim Kunden vor Ort werden in mehreren Schritten durchgeführt. Dazu zählen beispielsweise Hotel- und Flugbuchungen, die Erstellung der Serviceaufträge und die Abnahme durch den Kunden. Die einzelnen Projektschritte werden von unterschiedlichen Personen bearbeitet. Jeder Mitarbeiter muss Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen haben und der jeweilige Projektstatus muss in Echtzeit für das Controlling verfügbar sein. Kunden- und Maschinendaten werden in einem vorhandenen CRM-System verarbeitet und müssen daher per Schnittstelle an die Projektplanung angebunden sein. „Wir suchten ein Planungs-Tool, das unseren gesamten Workflow im Servicebereich abbildet und optimiert,“ fasst Stephan Hopfengärtner, CTO des Unternehmens, die Anforderungen an eine Software zusammen.

Die Lösung

Seit 2017 setzt das Unternehmen die Avantim Enterprise Platform® ein. Zentrales Element der Lösung sind die farbig gestalteten Planungskalender. In ihnen werden alle Außendienstprojekte und Monteuraufträge geplant, in die entsprechenden Phasen unterteilt und die benötigten Mitarbeiter zugeordnet. Über Arbeitszeitmodelle und Fehlzeitenverwaltung berücksichtigt das Programm dabei automatisch die aktuelle Verfügbarkeit der Techniker. Dies ermöglicht eine optimale Einsatzplanung und eine gleichmäßige Verteilung von Außen- und Innendiensteinsätzen auf alle Mitarbeiter. Die Projekt- und Planungsdaten werden in Avantim nur einmal erfasst und stehen anschließend allen beteiligten Mitarbeiter in einer Multi-Planer-Umgebung als gemeinsame Datenbasis zur Verfügung. Doppelerfassungen und manuelle Fehlerquellen werden so ausgeschlossen. Über individuelle Kalender, die ausschließlich für den jeweiligen Aufgabenbereich relevante Projektinformationen zeigen, hat jeder Mitarbeiter den bestmöglichen Überblick über seinen Projekt-Part, per Remote Desktop-Zugriff auch von unterwegs aus. Durch eine farbliche Kennzeichnung ist der jeweilige Bearbeitungsstatus einer Phase auf einen Blick erkennbar. Die Serviceaufträge lassen sich mit allen wichtigen Informationen im Rahmen des Projekt-Workflows auf digitaler Basis erstellen. Die erforderlichen Kunden- und Maschinendaten werden per Schnittstelle mit dem vorhandenen CRM-System synchronisiert. Die Leitung hat mit Avantim Enterprise die verfügbaren Ressourcen jederzeit im Blick, kann den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen und in Sekundenschnelle aktuelle Auswertungen erstellen.

Die Fakten

Auswertungen dazu, wie viele Stunden die einzelnen Mitarbeiter anteilmäßig für Außendienst- und für Innendiensteinsätze aufgewendet haben, wurden früher manuell durchgeführt und dauerten bis zu zwei Arbeitstage. Mit Avantim Enterprise benötigt die Bereichsleitung dafür nur noch wenige Sekunden. Dies ermöglicht eine gleichmäßige Verteilung der Einsätze auf alle Mitarbeiter.