Durchgängige Unternehmensprozesse verkürzen die Durchlaufzeiten

Vor der Einführung vom Effizienzduo Vito Office und Avantim Enterprise Platform® nutzte die Kolless GmbH für die Auftragsbearbeitung verschiedene Programme, darunter auch Access und Excel. Die dafür notwendige parallele Verarbeitung der Auftragsdaten verursachte viele Reibungsverluste durch zeitaufwändiges Suchen, Doppelerfassungen oder Übertragungsfehler und stieß bei einer stetig ansteigenden Zahl an Projekten deutlich an ihre Grenzen.

Gesucht wurde eine Software für alle kaufmännischen Prozesse, die auf Basis einer gemeinsamen Datenbank ein reibungsloses Zusammenarbeiten der Mitarbeiter gewährleistet. Der aktuelle Auftragsstatus sollte für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit erkennbar und Basis für die weitere Auftragsbearbeitung sein: die Angebotsphase, Auftragserteilung und Bestellvorgänge bei Lieferanten, selbstverständlich sämtliche notwendige Produktionsschritte sowie schließlich die Auslieferung und Abrechnung.

Auch die bisher sehr aufwändige manuelle Kalkulation der Aufträge sollte digital auf Basis einer Datenbank durchzuführen sein, so dass die Projekte einfach zur Abrechnung gelangen. Für die Rechnungen war eine Weiterverarbeitung in der Fibu-Software Diamant vorgesehen. Außerdem sollte ein Werkzeug für die Zeiterfassung integriert werden, dessen Daten wiederum ohne Bruch der Lohnbuchhaltung zur Verfügung stehen.

Mit der ERP-Lösung Vito Office und der integrierten Zeitmanagementsoftware Avantim setzt die Kolless GmbH seit 2015 erfolgreich auf ein geschlossenes Softwarekonzept, das alle relevanten Unternehmensprozesse abbildet. Standardisierte Projektabläufe, die mit einer gemeinsamen Datenbasis durchgeführt werden, ermöglichen ein fehlerfreies und effizientes Arbeiten. Durch die unkomplizierte Angebotserstellung, eine Auftragskalkulation auf Basis von Bausteinen, das sekundenschnelle Ableiten aller Folgedokumente mit automatischer Daten- und Positionsübernahme bis zur Rechnung, machen reibungslose und transparente Teamarbeit möglich.

Auftrags- und Kundendaten werden über eine komfortable Volltextsuche schnell gefunden, sichere und prompte Status-Auskünfte an Kunden sind möglich, Kollegen können einander problemlos vertreten. Fertigungsleiter und Prokurist Volker Hinter ist sich sicher: „Die Software ist eine enorme Entlastung bei der Abwicklung unserer Aufträge. Durch die Zeitersparnis sind wir in der Lage, die Rechnungen deutlich früher zu stellen, was zu einer verbesserten Liquidität führt.“ Rechnungen werden ohne Datenbruch per Schnittstelle in der Fibu-Software weiterverarbeitet. Und auch die Fertigungsaufträge für die Produktion lassen sich auf Basis der Auftragsdaten aus der Software heraus erzeugen.

Aktuell erfassen die Mitarbeiter ihr Kommen und Gehen per Tablet als digitalen Zeitstempel. Für die Zukunft ist eine auftragsbezogene mobile Zeiterfassunggeplant, wodurch die Zeiten nahtlos und in Echtzeit für die Auftrags- und Lohnabrechnung zur Verfügung stehen. Die in der Software gespeicherten mitarbeiterindividuellen Arbeitszeitmodelle berücksichtigen dabei die Pausenzeiten automatisch.

Höchstmaß an Qualität

Die Kolless GmbH ist ein innovatives mittelständisches Unternehmen, das sich auf die Bereiche Feinblech-Gehäusefertigung, Apparatebau, Edelstahlverarbeitung, Aluminiumverarbeitung und Stahlverarbeitung spezialisiert hat. Zu den Kunden zählen namhafte Großunternehmen der Branchen Maritime, Food, Defence & Space sowie renommierte Forschungsinstitute und Universitäten.

Das Unternehmen mit Sitz in der norddeutschen Hansestadt Bremen wurde 1970 gegründet und 1996 von  Andreas Albert übernommen, der ebenfalls die Geschäftsführung der Albert GmbH inne hat. Mit dem Handelshaus der Sparten Marine, Metals, Industry, Yachting und Automotive konnten langfristige Synergieeffekte für die Kolless GmbH erzielt werden.

Die flachen Strukturen des Unternehmens, hervorragend ausgebildete Metallbauer und Konstrukteure sowie modernste Fertigungsanlagen ermöglichen jederzeit eine flexible Reaktion auf Kundenwünsche. Das Angebotsspektrum reicht dabei von der Musterherstellung bis zur Kleinserienfertigung. Die Kolless GmbH verbindet kundenfreundliche Angebote mit hervorragender Qualität. Das Qualitätsmanagement der Bereiche Feinblechverarbeitung und Apparatebau wurde 2016 nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert.