Nahtlose Integration schafft Flexibilität und Prozesssicherheit

Eine Datenbasis für alles: Mit der integrierten Softwarelösung für Projektplanung und Auftragsbearbeitung der Sander & Doll AG (Avantim & Celsius) spart die Abteilung Brandschutzservice der Kraftanlagen Hamburg GmbH Zeit & Geld. Durch die Vernetzung und Vereinfachung der Prozesse werden Reibungsverluste vermieden und die Planung optimiert.

Hintergrund

Die Kraftanlagen Hamburg GmbH wurde 1980 als Niederlassung gegründet und ist seit 2002 als GmbH eigenständiger Teil der international tätigen Kraftanlagen Gruppe, die mit mehr als 2.000 Mitarbeitern an acht Standorten Europas präsent ist. Die Geschichte der Kraftanlagen-Gruppe lässt sich bis in die 20er-Jahre des vergangenen Jahrhunderts zurückverfolgen. Über die vergangenen Jahrzehnte entwickelte sich die Gruppe vom reinen Kraftwerksbauer zum führenden Dienstleister für Industrie und Energiewirtschaft. Die Unternehmen der Gruppe planen und realisieren Großprojekte für die Energieversorgung und die industrielle Infrastruktur, dies sowohl als Generalunternehmer als auch im Einzelgewerk. Die Kraftanlagen Hamburg GmbH hat sich auf maßgeschneiderte Lösungen für Anlagen des Brandschutzes und der dezentralen Energieversorgung spezialisiert. Das Unternehmen plant, liefert, montiert und wartet Brandmelde- und Löschanlagen für Industrieanlagen, Kraftwerke sowie für öffentliche und kommerzielle Gebäude. Im Bereich Energieversorgung werden Anlagen zur Strom-, Heißwasser-, Dampf- und Kälteversorgung sowie Kremationsanlagen geplant, errichtet und gewartet. Am Standort Hamburg sind aktuell ca. 140 Mitarbeiter beschäftigt. Gegenüber der Konkurrenz punktet die Kraftanlagen Hamburg GmbH mit ihrer großen zeitlichen und personellen Flexibilität, gut ausgebildeten Ingenieuren und Monteuren, sowie der hohen Qualität der Leistungen.

Die Herausforderungen

In der Abteilung Brandschutzservice der Kraftanlagen Hamburg GmbH werden Projekte und Arbeitseinsätze für insgesamt 22 Servicemitarbeiter und 10 Subunternehmer geplant. Bis 2014 führte der Servicebereich dies mit unterschiedlichen Lösungen durch, darunter auch Word und Excel. Hierdurch kam es häufig zu Reibungsverlusten, beispielsweise durch Formelfehler bei Excel oder durch das aufwändige manuelle Übertragen von Daten von einem Dokument in ein anderes. Gesucht wurde daher eine Software, die alle Aufgaben aus der kaufmännischen Abwicklung sowie die Projekt- und Ressourcenplanung in einem System abbilden kann. Das neue System sollte die hohe Flexibilität des Unternehmens bei Kundenanfragen unterstützen und noch weiter verbessern. Alle Planungsmitarbeiter sollten dafür parallel auf eine gemeinsame Datenbasis der Planung Zugriff haben, um in Echtzeit einen vollständigen Überblick über Projektfortschritte und Kapazitäten zu erhalten. Die Daten der Auftragsbearbeitung sollten darüber hinaus der Planung nahtlos zur Verfügung stehen. Durch die Integration aller Arbeitsabläufe in ein durchgängiges, geschlossenes System, sollte ein hohes Maß an Automatisierung und Vereinfachung erzielt werden und gleichzeitig die bestmögliche Transparenz und Flexibilität für alle Beteiligten.

Die Lösung

In der Komplettlösung der Sander & Doll AG, bestehend aus der Planungssoftware Avantim und dem integrierten ERP-System Celsius, fand die Abteilung Brandschutzservice der Kraftanlagen Hamburg GmbH ein leistungsfähiges Leitsystem für alle Arbeitsprozesse. Durch standardisierte Abläufe gewann der Unternehmensbereich an Prozesssicherheit, Zeit und Übersicht. Im kaufmännischen Bereich ermöglicht die Sander & Doll-Lösung eine unkomplizierte Dokumenterstellung, indem die einzelnen Dokumente voneinander abgeleitet und die Auftragsdaten automatisch übernommen werden. Hierdurch entfällt das zeitaufwändige und fehlerbehaftete Kopieren von Daten. Alle Auftragsdaten, wie Kundendaten, Termine und Dokumente sind in Projektakten unter einer eigenen Projektnummer zusammengefasst. Diese Daten stehen dem Planungsbereich nahtlos zur Verfügung, Änderungen im Projekt werden automatisch in die Planung übernommen. Mit Avantim plant die Abteilung die Serviceprojekte. In einer Multiplaner-Umgebung greifen die beteiligten Mitarbeiter mit individuellen Planungskalendern auf dieselbe Datenbasis zu und können damit Planungen parallel vornehmen. Das Planungstool Avantim visualisiert die Projekte sowie die verfügbaren Mitarbeiter als farbige Balken. Die Mitarbeiterzuordnung und das Verschieben oder Verändern von Projekten wird unkompliziert per Drag & Drop durchgeführt. Jede Änderung der Termine und Zuordnungen ist für alle Kollegen in Echtzeit sichtbar. Dies macht die Planungen flexibel und schnell. Durch den guten Überblick über Termine und verfügbare Kapazitäten können Mitarbeiter optimal eingesetzt und ausgelastet werden. Insbesondere bei der Planung und Ausführung komplexer Projekte wird so viel Zeit gespart.