Prozesse optimieren und Verwaltungsaufwand minimieren

Mit dem Wachstum stieg plötzlich auch der Arbeitsaufwand in der Verwaltung – insbesondere bei der Erfassung der Arbeitszeiten häuften sich die Überstunden. Der Grund: Die Arbeitszeiten, Pausen sowie das eingesetzte Material wurden von den Handwerkern manuell auf Stundenzetteln notiert und jeden Tag von den kaufmännischen Angestellten in eine vorgefertigte Tabelle übertragen, welche dann als Basis für Projekt- und Lohnabrechnungen diente.

Besonders zeitaufwendig war auch die Verknüpfung der Arbeitszeiten mit den Projektphasen, um korrekte Abschlagsrechnungen erstellen zu können. Die Folge: Zahlreiche Überstunden der Mitarbeiter, Mehrkosten für das Unternehmen und somit ein negativer Einfluss auf den Gewinn.

Der Mehraufwand bei der Zeiterfassung, das erkannte Oliver Görtz schnell, war allerdings nur die Spitze des Eisbergs. Auch die Projekt- und Ressourcenplanung entsprach nicht mehr der Größe des Unternehmens. Mithilfe der bisher eingesetzten Plantafeln und einer Vielzahl von Tabellen waren vorhandene Qualifikationen, Verfügbarkeiten sowie die Auslastung der Ressourcen nur noch schwer zu überblicken. Um trotz des anhaltenden Wachstums weiter zuverlässig termintreu arbeiten zu können, musste die Projektplanung wieder schneller, übersichtlicher und transparenterwerden.

Ein wichtiger Schritt lag auf der Hand:
Statt einer Vielfalt von Büro-Programmen wie einer Bausoftware, Word und Excel wollte Oliver Görtz nur noch eine fachspezifische Software für die gesamte Wertschöpfungskette seines mittelständischen Bauunternehmens einsetzen, welche die Projektplanung, die Zeiterfassung und auch die kaufmännischen Prozesse optimal abbildet und außerdem fehleranfällige, manuelle Datenübertragungen und -abgleiche zwischen den Programmen überflüssig macht.

Mit Avantim Enterprise Platform® – kurz AEP – der Sander & Doll AG fand Oliver Görtz eine Softwarelösung, die seine Anforderungen wie Projektmanagement, Kalkulation, Angebot sowie Zeiterfassung an seine komplexen Geschäftsprozesse gewinnbringend abdeckt.

Durch die übersichtliche Benutzeroberfläche der Projekt- und Ressourcenplanung hat sich die Planungszeit im Vergleich zu früher deutlich reduziert, da alle Projekte und vorhandenen Kapazitäten schnell, einfach und genau geplant und per Drag & Drop umgeplant werden können. So ist z. B. der Baufortschritt in Echtzeit erkennbar und einem eventuell auftretenden Engpass kann vorausschauend entgegengewirkt werden, so dass Projektverzögerungen vermeidbar sind und die Termintreue gesteigert wird.

Die manuelle Zeit- und Materialerfassung auf Stundenzetteln entfällt mit der Softwarelösung Avantim Enterprise Platform® komplett, da die Übermittlung dieser Daten mithilfe der Mobilgerätezentrale und der App Mobilrapport®erfolgt. Arbeits- und Pausenzeiten sowie verbrauchtes Material werden direkt projektbezogen und mobil auf der Baustelle erfasst, automatisch an das System übertragen und dort für den Fertigstellungsgrad des Projektes in ‚real time‘ ausgewertet. Letzteres gilt auch für die Auswertung der Ist- und Plan-Zeiten.

Die Übertragung der Daten und Kennzahlen aus verschiedenen Tabellen und Programmen entfällt, da diese mit AEP automatisiert abgewickelt und ausgewertet werden. Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler werden somit vermieden. Mit der Sander & Doll-Software Avantim Enterprise Platform® (Single Point of Control) setzt Görtz auf eine End-to-End-Lösung für die Steuerung seiner komplexen Prozesslandschaft. Sie löst somit die bisher genutzten Programme Excel und Word, eine Bausoftware sowie die manuelle Plantafel ab.

Oliver Görtz und sein 50-köpfiges Team bauen Ein- und Mehrfamilienhäuser – von der ersten Idee bis zur schlüsselfertigen Übergabe – und das ganz individuell, egal wie ausgefallen die Wünsche der Kunden auch sind.

Die Dipl. Ing. O. Görtz Baubetreuung GmbH übernimmt alle Aufgaben von der Planung bis zur Baubetreuung. Und um die wachsende Nachfrage optimal bedienen zu können, übernimmt die Dipl. Ing. O. Görtz Bauunternehmen GmbH seit dem Jahr 2004 einen Großteil der Bau- und Einrichtungsarbeiten selbst. Der Vorteil für den Kunden: Oliver Görtz ist nicht nur ein Spezialist in allen Arbeiten beim Hausbau, er ist insbesondere auch Profi in Sachen Projektplanung sowie Zeit- und Ressourcenmanagement.

Hoher Qualitätsstandard und termingerechte Ausführung der Bauprojekte sowie ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sind Görtz´ wichtige Markenzeichen.