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Dachdecker Software Casa – Thomas Schwelle GmbH

Software für Effizienzjäger


Thomas Schwelle GmbH


Das Kundenfazit:
„Ich möchte die einfache Bedienbarkeit von Casa über die grafische Oberfläche nicht mehr missen. Wir sparen viel Zeit mit dem Programm, da wir alle Abläufe damit abbilden können. Außerdem hilft die Sander & Doll-Hotline bei Fragen hervorragend weiter. Die Software läuft störungsfrei. Falls aber trotzdem mal ein Fehler auftritt, wird dieser direkt von der Sander & Doll-Hotline per Fernwartung behoben.“

Thomas Schwelle,
Thomas Schwelle GmbH

Thomas Schwelle GmbH


Eine immer komplexer werdende Auftragsbearbeitung stets im Griff zu haben, im Büro an Qualität zu gewinnen und gleichzeitig Zeit zu sparen – ein Meisterstück, das der Thomas Schwelle GmbH im bayerischen Türkheim mit der Software Casa Office perfekt gelingt.

Hintergrund
Thomas Schwelle gründete 2007 die Dachdeckerei und Bauspenglerei Thomas Schwelle GmbH. Sie ging aus der traditionsreichen Ulrich Schwelle GmbH hervor, die vom Vater Ulrich Schwelle 1964 in Türkheim gegründet wurde. Das Unternehmen des Seniors deckte ursprünglich mit den Bereichen Sanitär- und Heizung sowie Bauspenglerei zwei Gewerke ab. Beide Gewerke wurden in eigenständige Firmen umgewandelt und von jeweils von einem der Söhne Thomas und Ulrich übernommen. Die Thomas Schwelle GmbH bietet mit acht Facharbeitern und einem Auszubildenden ein breites Leistungsspektrum rund um Dach und Fassade an. Von Fassadenverkleidungen aus Metall, Dacheindeckungen, Flachdächern, Gauben oder Dachbegrünung bis hin zur Solarthermie – alles wird auf höchstem Qualitätsniveau vom eigenen Fachpersonal ausgeführt, ohne den Einsatz von Subunternehmern. Die Kunden des Unternehmens, zu gleichen Teilen Privatkunden und Bauträger, schätzen die verlässliche Qualitätsarbeit des Handwerksbetriebes. Thomas Schwelle legte seine Meisterprüfung im Klempnerhandwerk im Jahr 2004 ab. Für die Meisterprüfung im Dachdeckerhandwerk erhielt er im Jahr 2007 als Landesbester den Meisterpreis der Bayerischen Staatsregierung.

Die Herausforderungen
Nach eigenen Datenbankentwicklungen auf Basis von Access im elterlichen Handwerksbetrieb, wusste Thomas Schwelle, dass er langfristig nur mit einer leistungsfähigen Branchensoftware konkurrenzfähig agieren kann. Der Handwerksmeister ist sich sicher: „Die Büroarbeit ist einfach zu komplex geworden, ein professionelles Ablage- und Managementsystem ist heute unverzichtbar.“ Das Unternehmen benötigt aber nicht nur eine komfortable Verwaltung sämtlicher Auftragsdokumente und Projekte, sondern die Angebote müssen zeitnah und detailliert kalkuliert werden, zugehörige Aufmaße angefertigt, Kundendaten und Artikelverzeichnisse aktualisiert, Rechnungen geschrieben und selbstverständlich auch die offenen Posten im Blick behalten werden. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sollen erfasst werden. Darüber hinaus schreibt das Unternehmen bei großen Projekte regelmäßig bis zu sieben Abschlagsrechnungen. Als zusätzlichen Service bietet der Betrieb seinen Kunden eine turnusmäßige Wartung der Dächer an, darunter fallen beispielsweise die Kontrolle der Abflüsse oder das Entfernen von Fremdbewuchs. Diese kleinen Aufträge bringen kaum Gewinn, bedeuten aber einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Die Lösung
„Mit Casa erledigen wir die gesamte Büroarbeit schneller“, berichtet Thomas Schwelle, der Casa seit dem Start seiner Firma einsetzt. „Allein die Angebotserstellung über vorkalkulierte Bausteine, individuelle Textvorlagen und die automatische Aktualisierung der Angebotsmengen durch die Verknüpfung mit dem Aufmaßdokument, ersparen uns enorm viel Zeit.“ Auch vielen weitere Funktionen sind kleine Zeitsparer, die in der Summe viel bewegen: Der Artikelimport über Datanorm, die Schnittstelle zum CAD-Programm, die projektweise Sortierung und Zuordnung von Abschlagsrechnungen, für die jeweils automatisch entsprechende Forderungen angelegt werden, oder auch die komfortable Kundenverwaltung. Mit der Casa Wartungsverwaltung können sogar die unrentablen Serviceaufträge effektiv verwaltet werden. Die wöchentlichen Termine dafür lässt sich Thomas Schwelle automatisch durch Casa vorschlagen. Diese Rapportaufträge werden, zusammen mit allen weiteren Arbeitsanweisungen, automatisch auf die Mobilrapport-App der Mitarbeiter übertragen. Diese erfassen damit Arbeit, Material und benötigte Zeit und lassen sich die Durchführung vor Ort direkt auf dem Display quittieren. Papierlos und praktisch für die Kunden, reibungslos weiterzuverarbeiten für die Abrechnung. Über das Planungstool Avantim kann der Geschäftsführer anschließend außerdem die erfassten Zeiten mühelos digital auswerten, dabei Überstunden einsehen und Mitarbeiterfehlzeiten verwalten.

Die Fakten
Mit Casa spart das Handwerksunternehmen viel Zeit bei der Auftragsbearbeitung: Dauerte früher der kaufmännische Prozess vom Angebot bis zur Abrechnung eines Auftrages noch ca. einen Arbeitstag, so ist heute meist alles innerhalb von einer Stunde getan. „Für die reine Angebotserstellung benötigen wir heute in der Regel nicht länger als eine Viertel- bis eine Halbestunde“, schätzt Thomas Schwelle. Da größere Angebot direkt über die GAEB Schnittstelle eingelesen werden können, muss nur noch kalkuliert werden – alle Positionen und Texte sind schon vorhanden.

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