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Quantensprung: Von Excel zur SHK-Branchenlösung

„Die heutige Firmengröße wäre mit Excel nicht mehr zu bewältigen. Wir nutzen drei Celsius-Lizenzen und sind damit gut für künftige Aufträge gerüstet. Das Programm ist eine große Arbeitserleichterung, mit der wir viel Zeit sparen für das, was wir gut können: unser Handwerk. Das freut wiederum unsere Kunden, die sich jederzeit auf unseren guten Service verlassen können.“

TTS Versorgungstechnik,
Michael Tollnick

Die Branchensoftware Celsius Office bewahrte die TTS Versorgungstechnik GbR vor dem Verwaltungs-GAU: Datensätze beliebig oft verwenden, Kommunikation über Schnittstellen oder pfiffige automatische Abläufe, bei denen das Programm für den Nutzer denkt. Damit hat sich das Unternehmen aus Peine einen klaren Vorsprung gesichert.

Die Herausforderungen: Verwaltung hunderter Kundendatensätze und Wartungsaufträge

Die Geschäftsführer Michael Tollnick und Thomas Theophil nutzten in den ersten zwei Jahren nach der Unternehmensgründung Excel für die Auftragsbearbeitung, doch mit steigender Kundenzahl drohte der Zeitaufwand für die manuell erstellten und verwalteten Datensätze und Dokumente unüberschaubar zu werden. Das wachsende Unternehmen war und ist auf eine komfortable Pflege und Erweiterung der Kundendatensätze angewiesen und muss dabei jederzeit auf branchenübliche Zusatzinformationen wie z. B. Messwerte oder Heizkesseldaten zugreifen können.

Für ca. 700 Wartungskunden müssen die turnusmäßigen Aufträge von der Terminbestätigung bis zur Abrechnungverwaltet werden. Der Spezialist für Versorgungstechnik schreibt pro Jahr außerdem mehr als 1.000 Rechnungen und eine noch größere Zahl an Angeboten. Abgesehen davon ist er darauf angewiesen, eine Vielzahl verschiedener Artikel zu verwalten und diese über ein unkompliziertes Bestellsystem zu ordern.

Die Lösung: Einfache Organisation und Verwaltung mit Celsius

„Die heutige Firmengröße wäre mit Excel nicht mehr zu bewältigen. Uns war klar, dass Excel nur eine Notlösung ist und wir ein professionelles, datenbankbasiertes Programm benötigen“, berichtet Michael Tollnick. „Bei Celsius hat uns das gute Zusammenspiel der einzelnen Funktionen überzeugt. Beispielsweise nutzen wir intensiv die Webshop-Anbindung über die OCI/IDS-Schnittstelle. Damit können wir uns direkt aus Celsius heraus mit einem Webshop verbinden und unsere Angebote aktualisieren oder Bestellungen durchführen. Bei der Menge an benötigten Artikeln ist dies eine große Erleichterung.“

Begeistert ist er außerdem von der Möglichkeit, viele Arbeitsschritte per Vorlage oder automatisch durchzuführen, so beispielsweise das Ableiten von Dokumenten, die Nutzung von Nummernkreisen und die automatische Vergabe von Dokumentnummern.

„Unsere Datenpflege wird durch die übersichtliche Struktur der Kundendaten enorm erleichtert. Sehr praktisch ist die Vorgangshistorie oder die Möglichkeit, beliebige Notizen einzufügen. Das ist ein riesiger Gewinn gegenüber Excel“, ergänzt Geschäftsführer Thomas Theophil.

 

Für die Wartungen ist eine effiziente Verwaltung besonders wichtig, da es sich in der Regel um kleinere Aufträge handelt. Dafür nutzt das Unternehmen die Celsius-Wartungsverwaltung, mit der Dokumente verwaltet und beliebige Prüf-Zyklen hinterlegt werden.

Auch die Teilnahme an Ausschreibungen und die Zusammenarbeit mit Wohnungsgesellschaften ist für das Unternehmen kein Problem, da Celsius den standardisierten Datenaustausch über die GAEB-Schnittstelle unterstützt.

TTS Versorgungstechnik

Adresse:
Rehkamp 44b
31226 Peine
Telefon: 05171 9888114
Web: tts-versorgungstechnik.de

  • SHK-Fachbetrieb bei Hannover
  • Celsius im Einsatz seit: 2007
  • Betriebsgröße: 10-15 Mitarbeiter

Fachbetrieb für Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik Service GbR

Kompetenter Ansprechpartner auf allen Gebieten der modernen Haustechnik.

Michael Tollnick, staatlich geprüfter Heizungs-, Lüftungs-, Klimatechniker, und der Gas- Wasserinstallateur Thomas Theophil lernten sich während ihrer Lehrzeit kennen. 2006 gründeten sie in Peine bei Hannover die Tollnick & Theophil Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik GbR – kurz „TTS Versorgungstechnik“.

Das Unternehmen startete damals erfolgreich als Modernisierungspartner einer großen Wohnungsgesellschaft und betreut inzwischen eine große Anzahl an großen Unternehmen sowie rund 1.600 Privatkunden. Schwerpunktleistungen sind Heizungsmodernisierungen und Wartungen, aber auch Solarthermie-Anlagen oder Wärmepumpen. Darüber hinaus führt die Firma sämtliche Arbeiten rund um Sanitärinstallationen aus – vom neuen Wasserhahn bis zur Badplanung – und vertreibt und betreut Lüftungs- und Klimaanlagen. Heute hat die Firma insgesamt 12 Mitarbeiter, darunter einen Auszubildenden und eine Bürokraft.

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Kundenstimmen

Was andere Elektrobetriebe an uns schätzen:

Patrick Meier
Meier GmbH Sanitär und Heizungstechnik

„Celsius ist ein sehr gutes und bedienerfreundliches Programm. Es bietet uns eine große Vielfalt an Funktionen, durch die wir viel Zeit sparen. Treten doch einmal Fragen auf, hilft uns die Hotline mit einer Fernwartung sicher weiter, sodass wir baldmöglichst weiterarbeiten können. Celsius ist einfach ein Programm, das wir immer wieder empfehlen können.“

Joachim Wannemacher
Wannemacher Gebäudetechnik

„Das Arbeiten mit Celsius ist sehr komfortabel, da schon bei der Bearbeitung alle Dokumente genauso angezeigt werden, wie sie später im Ausdruck oder PDF aussehen. Durch die übersichtliche Struktur des Programms lassen sich alle Aktionen schnell durchführen und wir verschenken keine Zeit mit unnötigem Suchen. Tauchen doch einmal Fragen auf, so ist die Sander & Doll-Hotline in der Regel direkt erreichbar und hilft zuverlässig weiter.“

Andreas Grandis
Kraftanlagen Hamburg GmbH

„Die Avantim Enterprise Platform® in Verbindung mit dem ERP-System Celsius von Sander & Doll ist für den Bereich Brandschutzservice der Kraftanlagen Hamburg GmbH ein zentrales Hilfsmittel, um unseren Kunden weiterhin die hohe Flexibilität und ausgezeichnete Qualität unserer Arbeit bieten zu können, für die wir bekannt sind und geschätzt werden. Alle Daten werden in einer gemeinsamen Datenbasis gespeichert und die Zusammenarbeit des gesamten Teams innerhalb der digitalen Projektakten ist einfach und sicher. Vom Angebot bis zur Abrechnung haben wir nun ein komplettes, integriertes System, das unsere Prozesse entscheidend unterstützt und für Sicherheit bei der Datenhaltung und -weitergabe sorgt. Die Nutzung der Projektplanung spart uns viel Zeit, gerade wenn ein Projekt komplex ist oder Umplanungsbedarf besteht. Die dadurch gewonnene Transparenz über die Projektverläufe hilft uns sehr, alle Kundenwünsche sicher umzusetzen.“

Carsten Hoffmann und Dirk Steinert
Nischke GmbH

„Auch ein ‚klassisches‘ Heizungsunternehmen wie wir, das den neusten Trends der Branche nicht vorbehaltlos nachgeht, zieht uneingeschränkt Vorteile aus der Nutzung einer modernen und professionellen Branchensoftware wie Celsius. Wir sparen Zeit und Nerven und können unseren Kunden dadurch den besten Service bieten.“

Michael Tollnick
TTS Versorgungstechnik

„Die heutige Firmengröße wäre mit Excel nicht mehr zu bewältigen. Wir nutzen drei Celsius-Lizenzen und sind damit gut für künftige Aufträge gerüstet. Das Programm ist eine große Arbeitserleichterung, mit der wir viel Zeit sparen für das, was wir gut können: unser Handwerk. Das freut wiederum unsere Kunden, die sich jederzeit auf unseren guten Service verlassen können.“

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