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Schreiner Software Forma – Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH

Gebündelte Kraft für mehr Effizienz im Büro


Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH


Das Kundenfazit:
„Forma ermöglicht uns ein wesentlich schnelleres und leichteres Arbeiten als früher. Insbesondere durch die komfortable Projektverwaltung sparen wir viel Zeit. Die Abläufe im Programm sind einfach und übersichtlich.“

Julia Hassebrauk,
Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH

Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH


Die Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH setzt bei allen Aufträgen auf höchste handwerkliche Qualität und individuelle Lösungen. Dieses Niveau gilt auch für die Büroarbeit: Mit Forma Office hat das Unternehmen die ultimative Lösung für mehr Übersicht und Zeitersparnis im Büro gefunden.

Hintergrund
Die Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH in Aitrach ging 2016 aus dem Zusammenschluss der Hassebrauk OHG und der Josef Sepp GmbH hervor, beides Schreinereien, die auf eine Jahrzehntelange Familientradition in der Region Südbaden zurückblicken. Die Geschäftsführer Julia Hassebrauk, Ole Hassebrauk und Detlef Sepp bündelten die Kräfte und Kompetenzen ihrer Unternehmen mit dem Ziel, den Kunden umfassende Lösungskonzepte in den Bereichen Fenster & Fassadenbau, Energie & Mobilität sowie Kran & Logistik zu bieten und Projekte jeder Größenordnung professionell umzusetzen. Dem neuen Unternehmen stehen für die eigene Produktion von Fenstern und Fassaden aus Holz und/oder Aluminium insgesamt 4000 Quadratmeter Werkstatt- und Montagefläche zur Verfügung. Eine weitere Spezialität ist der Bau von Solarfassaden. Ein hochmoderner Fuhrpark unterstützt nicht nur die eigenen Montageleistungen, sondern wird auch vermietet. Derzeit beschäftigt die Firma 20 Mitarbeiter, davon arbeiten 10 Spezialisten (Schreiner, Lackierer, Glaser) in der Werkstatt, fünf Kollegen führen die Montage vor Ort durch und fünf erledigen im Büro die Auftragsbearbeitung, Planung, Arbeitsvorbereitung und Buchhaltung.

Die Herausforderungen
Das Unternehmen arbeitet kaum für Privatkunden, ca. 90 % der Aufträge kommen über Ausschreibungen von Architekten und Planern. „Wir schreiben um die 40 umfangreiche Angebote pro Monat“, so Julia Hassebrauk. „Dabei kommt es vor, dass Gebäude mehrere Hundert Fenster benötigen und ein Leistungsverzeichnis entsprechend bis zu 170 Seiten umfasst.“ Hier ist effizientes Arbeiten existenziell wichtig, eine GAEB-Schnittstelle ein Muss. Die Kunden schätzen die sorgfältige und bodenständige Arbeitsweise des Unternehmens: Alle benötigten Elemente werden aus einer Hand selbst angefertigt. Es gibt für alles einen festen Ansprechpartner, auch für die Logistikleistungen oder auf der Baustelle vor Ort. Diese Qualität und Sorgfalt muss sich auch in der Auftragsabwicklung im Büro wiederspiegeln. Besonders wichtig ist hier eine eindeutige Projektzuordnung aller Dokumente. „Es ist schwierig, den Überblick zu behalten, wenn zig Rechnungen oder Abschlagsrechnungen einfach in einer Liste untereinanderstehen, ohne jeden Bezug zu einem Projekt“, spricht Julia Hassebrauk aus Erfahrung. Und auch externe Dateien, wie beispielsweise Lieferantenrechnungen, sollen einem Projekt zugeordnet werden können. Für die verschiedenen Kundengruppen werden zudem unterschiedliche Zahlungsbedingungen genutzt, bei Privatkunden muss auch hin und wieder gemahnt werden.

Die Lösung
Seit 2014 bringt die Branchenlösung Forma Ordnung in die Dokumente und Abläufe der Firma Hassebrauk. Diesen Wettbewerbsvorteil brachte sie mit in die Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH ein. „In den Anfängen der Schreinerei Hassebrauk haben wir mit Word und Excel gearbeitet, doch dann wurden die Projekte größer und die Rechnungen zahlreicher. Uns war klar, dass eine professionelle Lösung aus einem Guss notwendig ist. Nach unseren Recherchen kam nur Forma in Frage.“ Entscheidend für die Auswahl war die integrierte Projektverwaltung mit automatischer Dokumentzuordnung, die Verwendung von Vorlagen und verschiedene Schnittstellen für die Weiterverarbeitung von Daten. „Insbesondere die GAEB-Schnittstelle ist super und bedeutet für uns eine große Zeitersparnis bei der Kalkulation und Weiterverarbeitung von umfangreichen Ausschreibungen, die wir von Planern und Architekten erhalten.“ Forma deckt damit alle kaufmännischen Abläufe des Unternehmens ab, von der Verwaltung der Kundendaten, über die Angebotserstellung und -kalkulation, individuelle Zahlungsbedingungen, die Verwaltung und Überwachung der Zahlungseingänge bis zur Vorbereitung der Buchhaltung. Gerade bei Abschlagsrechnungen hält Forma unbedingte Disziplin durch eine automatische Berücksichtigung in der Schlussrechnung und übersichtliche Tabellen zum Zahlungsstand. Mit der integrierten Projektplanung setzt die Fenster-und Fassadenbau Allgäu GmbH überdies ihre Projekte besonders effizient und ohne Leerlaufzeiten um. In Zukunft ist der Umstieg vom Stundenzettel auf die mobile Erfassung von Arbeitszeiten per Mobilrapport-App geplant, damit entfällt der enorme Aufwand für die manuelle Erfassung der Zeiten.

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