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Schreiner Software Forma – Schreinerei Scheben GmbH

Angebote mit Zeitvorteil


Schreinerei Scheben GmbH


Das Kundenfazit:
„Forma ist leicht zu bedienen. Uns gefällt besonders, dass wir mit wenigen Klicks vom Angebot bis zur Rechnung gelangen. Dadurch sparen wir viel Zeit beim Erstellen der Auftragsdokumente.“

Johannes Scheben,
Schreinerei Scheben GmbH

Schreinerei Scheben GmbH


Durch eine effiziente Prozessgestaltung mit der Software Forma gelingt es der Schreinerei Scheben GmbH bei der Auftragsbearbeitung viel Zeit zu sparen. Diese Zeit wiederum kommt der hochwertigen handwerklichen Ausführung der Aufträge zu Gute.

Hintergrund
Die Schreinerei Scheben GmbH in Speyer bietet seit über 20 Jahren hochwertigen Innenausbau aus und mit Holz an. Angefangen bei individuell gefertigten Möbeln auf Maß, über Türen und Haustüren, Treppenbau, Fensterreparaturen, Altbausanierungen bis hin zum Ladenausbau oder Thekenbau im gewerblichen Bereich, ist das Leistungsspektrum so vielfältig wie die Kundenwünsche. Aufgrund der vielen alten Häuser in Speyer arbeitet die Schreinerei auch häufig im Denkmalschutz. Die Schreinerei wurde 1996 von Schreinermeister Johannes Scheben durch Übernahme einer bestehenden Schreinerei gegründet. 1997 stieg Marc Höhl, ebenfalls Schreinermeister, als zweiter Geschäftsführer mit in die Firma ein, Sebastian Schmotz ist seit kurzem als dritter Geschäftsführer dabei. Außerdem sind noch ein Geselle und zwei Azubis in der Firma tätig. Die Schreinerei setzt auf moderne Maschinen und Hilfsmittel bei der Umsetzung von Objekten. Per CAD-Software werden beispielsweise die Entwürfe für die Kunden vorab fotorealistisch visualisiert. Die Kunden loben die perfekte Beratung und Auftragsabwicklung: Termintreue, Sauberkeit und passgenauer Einbau. Auch ohne Werbung erhält die Schreinerei mehr Anfragen, als sie erledigen kann.

Die Herausforderungen
Johannes Scheben und Marc Höhl schrieben in den Anfangsjahren ihre Angebote und Rechnungen mit Word & Excel. Doch mit einer wachsenden Anzahl an Anfragen und Aufträgen wurde diese Methode unübersichtlich und zeitaufwändig. Inzwischen verarbeitet die Schreinerei zwischen 300 und 400 Rechnungen pro Jahr und schreibt entsprechend eine noch höhere Zahl an Angeboten. Da nicht aus jedem Angebot später auch ein Auftrag hervorgeht, war es ein wichtiges Ziel der Firma, bei der Angebotserstellung Zeit zu sparen und gleichzeitig ein detailliert kalkuliertes und optisch ansprechendes Ergebnis zu erhalten. „Reine Preisvergleichsanfragen erkennen wir schnell und verwenden darauf nicht viel Mühe. Aber bei ernstzunehmenden Anfragen lohnt es sich auch mit entsprechender Sorgfalt zu arbeiten.“ Gesucht wurde daher ein in sich geschlossenes Softwarekonzept, das alle Prozesse der Auftragsbearbeitung in sich vereint und eine Bearbeitung ohne Datenbruch möglich macht. Aus einem Angebot sollten die weiteren Auftragsdokumente bis zur Rechnung unkompliziert zu erzeugen sein und anschließend übersichtlich verwaltet werden können. Auch die Verwaltung der Forderungen sollte im Anschluss an die Rechnungsstellung in diesen Prozess integriert werden.

Die Lösung
2007 lernten die Geschäftsführer die Software Forma auf der Messe Holzhandwerk kennen. „Uns gefiel das Gesamtpaket aus einzelnen Modulen, die auf einer gemeinsamen Datenbasis reibungslos zusammenarbeiten und alle Funktionen abdecken, die wir benötigen“, erinnert sich Johannes Scheben. „Das Programm lässt sich leicht bedienen, es ist einfach und übersichtlich aufgebaut und man findet alles dort, wo man es vermutet.“ Die Angebotserstellung konnte beispielsweise durch das Verwenden von vorkalkulierten Bausteinen und individuell anpassbaren Kopiervorlagen nicht nur vereinfacht und beschleunigt werden, sondern der Gesamteindruck der Angebote ist mit Forma so hochwertig, dass davon 80 bis 90 Prozent tatsächlich in einem Auftrag münden. Auch Kundendaten und Artikel verwaltet die Schreinerei mit Forma, genauso wie die Forderungen, die das Programm automatisch zu jeder Rechnung anlegt und die über Offene-Posten-Listen leicht zu überwachen sind. Darüber hinaus schätzen die Geschäftsführer die vielen Details der Software, wie beispielsweise die Schnittstelle zum Online-Banking, zur Fibu oder die übersichtliche Artikelpreisverwaltung.

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