5354GaLaBau-Software Versa – HGS Weinandhttps://sander-doll.com/referenzen/galabau-software-versa-hgs-weinand
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Nachtschichten adé – dank Versa Office

HGS Weinand  Das Kundenfazit: „Ich bin sehr, sehr zufrieden mit Versa-Office! Die Arbeitserleichterung ist enorm und die Programmvielfalt ist einfach toll – es ist alles in einer Software vorhanden!“ Jürgen Weinand HGS WeinandHGS Weinand
Der Einsatz von Versa Office bedeutet für Jürgen Weinand große Arbeitserleichterung und eine Zeitersparnis im Büro von ungefähr 70%.Hintergrund – klein angefangen, dann durchgestartet Auf den Garten- und Landschaftsbau sowie den Mülltonnenservice hat sich Jürgen Weinand mit seinem Hausmeister- und Gartenservice HGS Weinand in Hückeswagen spezialisiert. Der gelernte Schlosser beschäftigt 10 Mitarbeiter und besitzt einen Maschinenpark, der ihn und sein Team im Gartenservice und im Winterdienst sinnvoll unterstützt. Doch das war nicht immer so. Veränderungen in seinem Berufsleben waren es, die Jürgen Weinand bewogen, sich 2002 mit HGS Weinand selbstständig zu machen. Einfach war die Arbeit in den ersten Jahren nicht – musste sich der Jungunternehmer doch nicht nur um Akquise, Kunden und Baustellen, sondern natürlich auch um die dafür notwendige kaufmännische Auftragsabwicklung alleine kümmern. Doch seine Vielseitigkeit und Flexibilität machen sich bezahlt: Privatleute und auch Unternehmen schätzen Jürgen Weinand und sein Team für Qualität und Zuverlässigkeit.Herausforderung – auch im Büro Profi werden Jürgen Weinand ist nicht nur Chef eines Teams, er ist ein Teil von ihm. 8 bis 10 Stunden arbeitete er täglich vor Ort bei seinen Kunden und hat danach noch eine halbe Nachtschicht am Schreibtisch angehängt. Ein schriftliches Angebot dauerte ca. 1 bis 2 Stunden; jedes einzelne musste neu berechnet und geschrieben werden. Zur Unterstützung standen ihm lediglich eine Kalkulationshilfe in Excel und eine Angebotsvorlage zur Verfügung. An einer Rechnung saß der Unternehmer sogar 3 bis 4 Stunden, da Belege sortiert und Stundenzettel den Aufträgen zugeordnet werden mussten und jede Rechnung individuell erstellt wurde. Dass der hohe Zeitaufwand für diese kaufmännischen Teilbereiche nicht wirtschaftlich war, verschaffte dem Unternehmer schlaflose Nächte, da er um den Fortbestand seines jungen Betriebs fürchtete.Andererseits nahm die Anzahl der Aufträge und Projekte zu. Terminarbeiten gingen damit einher; die Zuordnung der Kunden und Aufträge wurde komplexer. Allerdings hatte Jürgen Weinand mit seinen manuellen Listen und Planungen Mühe, den Überblick über wiederkehrende Termine zu bewahren und diese regelmäßig abzurechnen. Er wollte unter allen Umständen Fehler vermeiden, da er große Sorge vor der Unzufriedenheit seiner Kunden hatte, welche in der Folge zu Auftragseinbußen führen könnten. Dem Geschäftsführer wurde klar, dass er dringenden Optimierungsbedarf hatte und in seiner Büroorganisation professioneller und schneller werden musste. Bereits mit Excel vertraut, wollte er eine Windows basierte Software einsetzen, die ihm eine moderne Auftragsabwicklung garantiert und auf die Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten ist.Lösung – Bürozeiten mit Versa Office um 70 % reduzieren Die Garten- und Landschaftsbauer-Software Versa Office der Sander & Doll AG war nach Internetrecherche und Messebesuch die erste Wahl für Jürgen Weinand. Sie läuft unter Windows und ermöglicht eine dokumentbasierte, abgeleitete Auftragsabwicklung. So kann z. B. die Auftragsbestätigung einfach per Knopfdruck vom Angebot und die Rechnung von der Auftragsbestätigung abgeleitet und muss nicht jedes Mal neu erstellt werden. Darüber hinaus stehen zahlreiche Kalkulationsbausteine für wiederkehrende Arbeiten zur Verfügung, was die Erstellung von Angeboten – und natürlich auch von weiteren Dokumenten – enorm erleichtert. Zudem beinhaltet Versa Office u. a. eine zentrale Projektverwaltung mit einer vollständigen, digitalen Kundenakte, so dass Dokumente und Leistungen mit Kundenkontaktdaten und Aufträgen griffbereit zusammenliegen. „Langes Zuordnen und Nachtarbeit gehören damit der Vergangenheit an. Versa Office bedeutet für mich eine Zeitersparnis von ungefähr 70%“, freut sich Jürgen Weinand erleichtert. Zur Planung regelmäßiger Arbeiten unterstützt die Software mit automatischer Terminierung und Abrechnung von Aufträgen. Manuelle Tabellen und Pläne werden überflüssig, denn durch die Hinterlegung von z. B. Pflegevereinbarungen und -intervallen werden auf Knopfdruck die fälligen Arbeiten angezeigt. Das bedeutet, dass kein Auftrag mehr vergessen werden kann und die Arbeiten hervorragend in den allgemeinen Arbeitsablauf integriert werden können. Die Einhaltung der Terminarbeiten wird also wesentlich vereinfacht und Termintreue sorgt in der Folge für Kundenzufriedenheit.
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