Die vorhandene Branchensoftware des Garten- und Landschaftsbaubetriebes wurde den Anforderungen des wachsenden Unternehmens nicht mehr gerecht. Es fehlte an Übersichtlichkeit, Flexibilität und zuverlässigem Service.

„Es war unser Ziel, im Büro Zeit zu sparen, um unseren Kunden draußen weiterhin einen hervorragenden Service zu bieten“, erläutert Inhaber Ulrich Koch. Aufgrund des eingeschränkten Leistungsumfanges der Altsoftware war – insbesondere bei großen Ausschreibungen oder der Beauftragung von Subunternehmern – die reibungslose Durchführung der kaufmännischen Arbeiten nicht mehr gewährleistet. Das breite Portfolio und die vielfältigen Tätigkeiten erforderten zudem eine schnelle, individuelle und genaue Angebotskalkulation. Als Basis dafür sollte die Artikelpflege vereinfacht werden. Ebenso galt es, alle Auftragsdokumente zügig zu erstellen. Für die Teilnahme an großen Projekten und Ausschreibungen war die Verarbeitung von GAEB-Dokumenten genauso ein Muss wie die einfache Erzeugung und Verwaltung von Abschlagsrechnungen.

Ulrich Koch entschied sich für die Software Versa Office, die er 2012 auf der Messe GaLaBau kennenlernte. „Die leicht verständliche, übersichtliche Struktur mit den flexiblen Bedienmöglichkeiten hat uns überzeugt. Mit Versa stoßen wir bei der Bearbeitung unserer Aufträge an keine Grenze mehr.“ Alle kaufmännischen Arbeiten führt das Unternehmen mit Versa durch. Die Nutzung von vorkalkulierten Leistungsbausteinen, kombiniert mit vielfältigen Kalkulationsmöglichkeiten direkt im Angebotsdokument, ermöglicht dem Gartenbau-Betrieb eine auftragsbezogene und besonders zeitsparende Angebotskalkulation. Dies gilt auch für GAEB-Aufträge, die Ulrich Koch per Schnittstelle in Versa kalkuliert. Auch die Verarbeitung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze in einem Angebot sind für die Software kein Problem. Die Versa-Projektverwaltung bietet darüber hinaus einen umfassenden Überblick über Dokumente, Termine und Ansprechpartner. Die Artikelverwaltung unterstützt über Berechnungshilfen, Preisgruppen und Konditionen die Pflege einer unternehmensindividuellen Preisstruktur. Auch bei der Sicherung der Liquidität hilft Versa: Bei jeder Rechnungsstellung legt das Programm automatisch eine Forderung an. Über die Forderungen-Verwaltung und das Erzeugen von OP-Listen behält der Betrieb jederzeit den Überblick über ausstehende Zahlungen.

Planen, Bauen, Pflanzen, Pflegen

Ulrich Koch startete im hessischen Schotten seinen GalaBau-Betrieb 1988 als Einzelkämpfer in den Bereichen Baumfällungen und Mäharbeiten. Mit Ausdauer und Geschick entwickelte er den Betrieb über die folgenden Jahre rasch weiter, investierte in moderne Maschinen und stellte Fachkräfte ein, darunter neben Garten- und Landschaftsbauern auch Maurer, Straßenbauer oder Tiefbauer.

Heute beschäftigt das Unternehmen 24 Mitarbeiter im GaLaBau, außerdem einen Auszubildenden, einen Autoschlosser sowie eine Mitarbeiterin im Büro. Das Unternehmen deckt eine große Bandbreite an Leistungen des Garten- und Landschaftsbaus ab, Kernkompetenz ist die Anlage von kompletten Außenanlagen für private und öffentliche Auftraggeber. Darüber hinaus gestaltet und baut der Betrieb beliebige Grundstückselemente wie Wege, Terrassen, Teiche, Mauern oder Zäune.

Eine besondere Spezialität ist die Anlage von Spielplätzen oder Schulhöfen. Für die Umsetzung größerer Aufträge werden spezialisierte Subunternehmer für Pflaster-, Zaunbau- und Baumpflegearbeiten mit ins Boot geholt. Mit einem kleinen Gartencenter ergänzt der Betrieb seine Leistungen um den Verkauf von Pflanzen und Deko-Artikeln.