Jürgen Weinand ist nicht nur Chef, sondern unverzichtbarer Teil seines Teams. Vor der Umstellung auf die GalaBau-Software arbeitete er täglich acht bis zehn Stunden vor Ort bei seinen Kunden und hängte danach noch eine halbe Nachtschicht am Schreibtisch an. Für ein schriftliches Angebot investierte der Geschäftsführer ca. 1 bis 2 Stunden; jedes einzelne musste neu berechnet und geschrieben werden. Unterstützend standen ihm hier lediglich eine Kalkulationshilfe in Excel und eine einfache Angebotsvorlage zur Verfügung. An einer Rechnung saß der Unternehmer sogar 3 bis 4 Stunden, da Belege sortiert und Stundenzettel den Aufträgen zugeordnet werden mussten und jede Rechnung individuell erstellt wurde. Dass der hohe Zeitaufwand für diese kaufmännischen Teilbereiche nicht wirtschaftlich war, verschaffte dem Unternehmer schlaflose Nächte, da er um den Fortbestand seines jungen Betriebs fürchtete.

Parallel nahm die Anzahl der Aufträge und Projekte zu. Terminarbeiten gingen damit einher; die Zuordnung der Kunden und Aufträge wurde komplexer. Allerdings hatte Jürgen Weinand mit seinen manuellen Listen und Planungen Mühe, den Überblick über wiederkehrende Termine zu bewahren und diese regelmäßig abzurechnen. Er wollte unter allen Umständen Fehler vermeiden, da er große Sorge vor der Unzufriedenheit seiner Kunden hatte, welche in der Folge zu Auftragseinbußen führen könnten.

Dem Geschäftsführer wurde klar, dass er dringenden Optimierungsbedarf hatte und in seiner Büroorganisation professioneller und schneller werden musste. Bereits mit Excel vertraut, wollte er eine Windows-basierte Software einsetzen, die ihm eine moderne Auftragsabwicklung garantiert und auf die Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten ist.

Die Software Versa Office, von Sander & Doll speziell entwickelt für Garten- und Landschaftsbauer, war nach Online-Recherche und Messebesuch die erste Wahl für Jürgen Weinand. Die windowsbasierte Branchenlösung ermöglicht eine dokumentbasierte, abgeleitete Auftragsabwicklung. So wird z. B. die Auftragsbestätigung einfach per Knopfdruck vom Angebot und die Rechnung von der Auftragsbestätigung abgeleitet und muss nicht jedes Mal neu erstellt werden. Darüber hinaus stehen zahlreiche Kalkulationsbausteine für wiederkehrende Arbeiten zur Verfügung, was die Erstellung von Angeboten – und natürlich auch von weiteren Dokumenten – enorm erleichtert.

Versa Office beinhaltet u. a. eine zentrale Projektverwaltung mit einer vollständigen, digitalen Kundenakte, so dass Dokumente und Leistungen mit Kundenkontaktdaten und Aufträgen griffbereit zusammenliegen. „Langes Zuordnen und mühlselige Nachtarbeit gehören damit der Vergangenheit an“, freut sich Jürgen Weigand.

Zur Planung und Verwaltung regelmäßiger Arbeiten, von Rasenmähen über Baumbeschnitt bis Winterdienst, unterstützt die Software mit automatischer Terminierung und Abrechnung von Aufträgen. "Manuelle Tabellen und Pläne werden überflüssig", sagt Jürgen Weinand. "Denn durch die Hinterlegung von z. B. Pflegevereinbarungen und -intervallen werden mir auf Knopfdruck die fälligen Arbeiten angezeigt. So wird kein Pflegegang mehr vergessen und die Arbeiten lassen sich hervorragend in den allgemeinen Arbeitsablauf integrieren." Die Einhaltung der Terminarbeiten wird wesentlich vereinfacht und die zuverlässige Termintreue sorgt in der Folge für eine hohe Kundenzufriedenheit.

Auf den Garten- und Landschaftsbau sowie den Mülltonnenservice hat sich die HGS Weinand in Hückeswagen spezialisiert. Gartengestaltung und Pflegearbeiten, Pflasterarbeiten und Zaunbau, aber auch Winterdienst und (Sperr-)Müllentsorgung stehen auf der Agenda des Betriebs im Oberbergischen Kreis. Jürgen Weigand, eigentlich gelernter Schlosser, besitzt einen Maschinenpark, der ihn und sein Team im Gartenservice und im Winterdienst sinnvoll unterstützt.

Veränderungen in seinem Berufsleben waren es, die Jürgen Weinand bewogen, sich 2002 mit HGS Weinand selbstständig zu machen. Einfach war die Arbeit in den ersten Jahren nicht – musste sich der Jungunternehmer doch nicht nur um Akquise, Kunden und Baustellen, sondern natürlich auch um die dafür notwendige kaufmännische Auftragsabwicklung alleine kümmern. Doch seine Vielseitigkeit und Flexibilität machen sich bezahlt: Heute beschäftigt Jürgen Weigand zehn Mitarbeiter; Privatleute wie Unternehmen schätzen ihn und sein Team für Qualität und Zuverlässigkeit.