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Blühende Aussichten mit Versa Office:
Erfolgsgeschichten unserer GaLa-Bauer

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Nachtschichten adé – dank Versa Office

„Ich bin sehr, sehr zufrieden mit Versa Office! Die Arbeitserleichterung ist enorm und die Programmvielfalt ist einfach toll – es ist alles in einer Software vorhanden. Versa bedeutet für mich eine Zeitersparnis von ungefähr 70%!“

HGS Weinand,
Jürgen Weinand

Der Einsatz von Versa Office bedeutet für Jürgen Weinand große Arbeitserleichterung und eine Zeitersparnis im Büro von ungefähr 70 Prozent.

Die Herausforderung: Auch im Büro Profi werden

Jürgen Weinand ist nicht nur Chef, sondern unverzichtbarer Teil seines Teams. Vor der Umstellung auf die GalaBau-Software arbeitete er täglich acht bis zehn Stunden vor Ort bei seinen Kunden und hängte danach noch eine halbe Nachtschicht am Schreibtisch an. Für ein schriftliches Angebot investierte der Geschäftsführer ca. 1 bis 2 Stunden; jedes einzelne musste neu berechnet und geschrieben werden. Unterstützend standen ihm hier lediglich eine Kalkulationshilfe in Excel und eine einfache Angebotsvorlage zur Verfügung. An einer Rechnung saß der Unternehmer sogar 3 bis 4 Stunden, da Belege sortiert und Stundenzettel den Aufträgen zugeordnet werden mussten und jede Rechnung individuell erstellt wurde. Dass der hohe Zeitaufwand für diese kaufmännischen Teilbereiche nicht wirtschaftlich war, verschaffte dem Unternehmer schlaflose Nächte, da er um den Fortbestand seines jungen Betriebs fürchtete.

Parallel nahm die Anzahl der Aufträge und Projekte zu. Terminarbeiten gingen damit einher; die Zuordnung der Kunden und Aufträge wurde komplexer. Allerdings hatte Jürgen Weinand mit seinen manuellen Listen und Planungen Mühe, den Überblick über wiederkehrende Termine zu bewahren und diese regelmäßig abzurechnen. Er wollte unter allen Umständen Fehler vermeiden, da er große Sorge vor der Unzufriedenheit seiner Kunden hatte, welche in der Folge zu Auftragseinbußen führen könnten.

Dem Geschäftsführer wurde klar, dass er dringenden Optimierungsbedarf hatte und in seiner Büroorganisation professioneller und schneller werden musste. Bereits mit Excel vertraut, wollte er eine Windows-basierte Software einsetzen, die ihm eine moderne Auftragsabwicklung garantiert und auf die Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten ist.

Die Lösung: Bürozeiten mit Versa Office um 70% reduzieren

Die Software Versa Office, von Sander & Doll speziell entwickelt für Garten- und Landschaftsbauer, war nach Online-Recherche und Messebesuch die erste Wahl für Jürgen Weinand. Die windowsbasierte Branchenlösung ermöglicht eine dokumentbasierte, abgeleitete Auftragsabwicklung. So wird z. B. die Auftragsbestätigung einfach per Knopfdruck vom Angebot und die Rechnung von der Auftragsbestätigung abgeleitet und muss nicht jedes Mal neu erstellt werden. Darüber hinaus stehen zahlreiche Kalkulationsbausteine für wiederkehrende Arbeiten zur Verfügung, was die Erstellung von Angeboten – und natürlich auch von weiteren Dokumenten – enorm erleichtert.

Versa Office beinhaltet u. a. eine zentrale Projektverwaltung mit einer vollständigen, digitalen Kundenakte, so dass Dokumente und Leistungen mit Kundenkontaktdaten und Aufträgen griffbereit zusammenliegen. „Langes Zuordnen und mühlselige Nachtarbeit gehören damit der Vergangenheit an“, freut sich Jürgen Weigand.

Zur Planung und Verwaltung regelmäßiger Arbeiten, von Rasenmähen über Baumbeschnitt bis Winterdienst, unterstützt die Software mit automatischer Terminierung und Abrechnung von Aufträgen. Manuelle Tabellen und Pläne werden überflüssig, denn durch die Hinterlegung von z. B. Pflegevereinbarungen und -intervallen werden auf Knopfdruck die fälligen Arbeiten angezeigt. Das bedeutet, dass kein Auftrag mehr vergessen werden kann und die Arbeiten hervorragend in den allgemeinen Arbeitsablauf integriert werden können. Die Einhaltung der Terminarbeiten wird also wesentlich vereinfacht und Termintreue sorgt in der Folge für Kundenzufriedenheit

HGS Weinand Haus- und Gartenservice

Adresse:
Peterstr. 75
42499 Hückeswagen
Telefon: 02192 854313
Web: www.hausmeister-weinand.de

  • GaLaBau-Betrieb in Hückweswagen
  • Versa im Einsatz seit: 2014
  • Betriebsgröße: 10 Mitarbeiter

Klein angefangen, groß durchgestartet

Auf den Garten- und Landschaftsbau sowie den Mülltonnenservice hat sich die HGS Weinand in Hückeswagen spezialisiert. Gartengestaltung und Pflegearbeiten, Pflasterarbeiten und Zaunbau, aber auch Winterdienst und (Sperr-)Müllentsorgung stehen auf der Agenda des Betriebs im Oberbergischen Kreis. Jürgen Weigand, eigentlich gelernter Schlosser, besitzt einen Maschinenpark, der ihn und sein Team im Gartenservice und im Winterdienst sinnvoll unterstützt.

Veränderungen in seinem Berufsleben waren es, die Jürgen Weinand bewogen, sich 2002 mit HGS Weinand selbstständig zu machen. Einfach war die Arbeit in den ersten Jahren nicht – musste sich der Jungunternehmer doch nicht nur um Akquise, Kunden und Baustellen, sondern natürlich auch um die dafür notwendige kaufmännische Auftragsabwicklung alleine kümmern. Doch seine Vielseitigkeit und Flexibilität machen sich bezahlt: Heute beschäftigt Jürgen Weigand zehn Mitarbeiter; Privatleute wie Unternehmen schätzen ihn und sein Team für Qualität und Zuverlässigkeit.

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Kundenstimmen

Was andere GaLa-Bauer an uns schätzen:

Thomas Stichnote
Team Gartennote Bonn

„Als Neugründer fühlte ich mich nach der Software-Präsentation in guten Händen. Da ich lieber in der Praxis draußen bin als vorm PC im Büro, hat mich die intuitive Benutzeroberfläche begeistert. Wenn Fragen auftauchen, hilft der Support sofort freundlich und kompetent. Meine Erwartungen wurden vollumfänglich bestätigt. Das Erstellen von Angeboten ist ruckzuck erledigt somit bleibt mehr Zeit auf den Baustellen.“

Imke Stockelmann
Martin Stockelmann GaLa-Bau

„Wir nutzen Versa seit 2010 und sind echt SUPER zufrieden. Ich finde die Damen und Herren von der Hotline SPITZE! Wenn man Probleme hat, wird einem dort schnell geholfen. Erst gerade wieder…“

Yvonne Geiß
Landschaftsgestaltung Geiß

„Versa ist leicht zu verstehen/bedienen und erspart viel Zeit beim Erstellen jeglicher Dokumente. Die Firma ist einfach nur Top und absolut empfehlenswert.“

Benjamin Knödler
BGK Bau-Garten-Kommunal Dienstleistungen

„Ein tolles und einfach zu verstehendes Produkt. Das Tagesseminar zur Einarbeitung war klasse und im Fall der Fälle hilft die Hotline schnell und kompetent. So macht die Büroarbeit wieder Freude.“

Jürgen Weinand
HGS Weinand Garten- & Landschaftsbau

„Ich bin sehr, sehr zufrieden mit Versa Office! Die Arbeitserleichterung ist enorm und die Programmvielfalt ist einfach toll – es ist alles in einer Software vorhanden. Versa bedeutet für mich eine Zeitersparnis von ungefähr 70%!“

Frank Strang
Luca´s Garten- & Landschaftsbau GmbH

„Bevor ich bei der Bedienung der Software lange überlegen muss, kann ich bei der Hotline anrufen und es wird immer zügig geholfen. Es gab noch keinen Anruf ohne Lösung.“

Sven Drath
Haus & Garten Ariane Becker & Sven Drath GbR

„Avantim ist eine tolle Arbeitserleichterung! Ich koordiniere 14 Mitarbeiter alleine, einfach vom Schreibtisch aus. Wir können mit Avantim unsere Auslastung optimieren, Ausfälle sofort ausgleichen und immer flexibel reagieren, um die Kunden schneller als die Konkurrenz zu bedienen. Zusammen mit der Auftragsbearbeitung Versa sparen wir Zeit, Aufwand und Papier und schalten mögliche Fehlerquellen aus.“

Ulrich Koch
Garten- und Landschaftsbau Ulrich Koch

„Wir können uns Verzögerungen in den Büroabläufen nicht leisten. Versa ist bedienerfreundlich, da es sich weitgehend selbst erklärt. Und falls einmal nicht, hilft uns die Sander & Doll-Hotline bei Fragen immer schnell und freundlich weiter. Das reduziert unseren Zeitaufwand für die Büroarbeit erheblich.“

Tobias Eisenschmidt
Eisenschmidt Garten und Landschaftsbau KG

„Versa bildet unsere Unternehmens-Prozesse einheitlich und zusammenhängend ab. Die Nutzung der Software bewirkt, dass wir eine bestimmte Struktur und damit sinnvolle Abläufe einhalten. Dies wiederum gewährleistet eine hohe Qualität unserer Arbeit und sichert unsere hohe Kundenzufriedenheit.“

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